Des comptes-rendus d’entretien qui mobilisent

Savoir rédiger des rapports courts, factuels et explicites, qui ouvrent la relation et donnent envie de travailler ensemble. Quelques trucs inspirés par l'esprit du coaching.

Faire un bon compte-rendu est une excellente occasion pour confirmer la qualité d'une alliance de travail, valider les options retenues et engager au passage à l’acte.
Trop souvent, les compte rendus se contentent d’une “reformulation” descriptive de ce que l’interlocuteur a dit, sans vraiment créer de valeur ajoutée : à sa lecture, l’interlocuteur n’apprend rien sur lui, il a seulement l’occasion de se rendre compte qu’il a été bien écouté puisque l’auteur du compte rendu a tout bien restitué, sans se tromper (ce qui n’est somme toute que la moindre des choses !)…

Bonnes pratiques
Un compte rendu mobilisant est une excellente occasion d’intéresser le lecteur et de l’embarquer, en lui donnant envie de travailler avec vous. 

* Mettre en valeur ce qui était le plus important dans l’entretien, en reformulant en priorité les éléments essentiels (les enjeux sous-jacents par exemple : les objectifs de l’objectif).
* Restituer (et compléter) des chaînes de raisonnement, qui n’auraient été qu’esquissées pendant l’entretien, des boucles auto-confirmantes, par exemple.
* Soulever des interrogations pertinentes, ou commencer prudemment à soumettre des hypothèses « impertinentes » (c’est-à-dire hors des sentiers battus).
* Expliciter et développer des pistes de solutions qui n’ont été envisagées que d’une manière implicite

Quatre grands principes, qui vous rappelleront quelque chose, gagneront à être respectés :
1- Plutôt que de décrire l’existant : se projeter tout de suite sur le résultat à venir 
2- Passer plus de temps sur les solutions que sur les problèmes
3- Oser l’impertinence (les questions qui ouvrent le cadre de référence et élargissent la demande initiale)
4- D’abord l’Essentiel, les détails ensuite
Bien sûr, pour que votre compte-rendu intéresse le lecteur, il faut que l’entretien vous ait fourni des éléments intéressants à restituer. 

Suggestions pratiques
* Changez de point de vue : Et si vous conduisiez vos entretiens dans la perspective de pouvoir en faire un compte rendu qui transformera l’essai, plutôt que de rédiger le compte rendu comme une simple restitution du contenu de l’entretien tel qu’il s’est déroulé ?

* Et si vous ameniez dès le premier entretien votre interlocuteur à réfléchir « out of the box ». C’est souvent la meilleure façon de lui faire élaborer de nouvelles idées, qui l’intéresseront encore quand il en relira votre synthèse et dont il sera fier. La focalisation vers la cible que vous cherchez à atteindre n’en sera alors que meilleure.

Voici quelques exemples de questions inspirées des pratiques de coaching, à poser dans un entretien exploratoire:

Pour Quoi (objectif et enjeux)?

•      Quel résultat visez-vous ? (Décrire soigneusement la situation désirée)
•      En quoi est-ce important pour vous ? (pour identifier les valeurs)
•      A quelle préoccupation répond cet objectif ? (pour percevoir les motivations)
•      A quoi verra-t-on concrètement que l’objectif a été atteint ? (pour matérialiser le résultat)
•      Qu’est-ce que cela rapportera à qui ? (pour repérer les clients véritables)
•      En quoi cet objectif est-il attractif pour X et Y ? 
•      Qu’est-ce qui se passera si on ne fait rien ? (pour mesurer les conséquences).
  

Comment ?

•      Quels sont les appuis et les leviers pour atteindre cet objectif ?
•      Quels sont les écueils et les freins ?
•      Quelles options avez-vous déjà envisagées ?
•      Quelles autres options n’avez-vous pas déjà envisagées ?
•      Quels sont d’après vous les passages obligés ?
•      Quelles sont les conditions de réussite ?
•      Quels sont vos impératifs/vos contraintes/vos recommandations ?
•      Et comment voyez-vous votre rôle dans ce dispositif ? quelle sera votre contribution ?
•      Quelle posture vous permettra de créer le plus de valeur ajoutée ?
•      Jusqu’à quel point seriez-vous prêt à tirer profit d’une proposition complètement différente ?

Où, Quand, Combien, etc...(environnement, logistique, planification...) ?
Liste souvent fastidieuse : si certaines de ces questions sont indispensables, parce qu’elles servent à dimensionner et à percevoir le système dans son contexte, pour autant ce ne sont souvent pas celles qui créent le plus de valeur dans l’entretien. Leurs réponses seront éventuellement mentionnées en annexe dans le compte rendu, pour laisser ce dernier tonique et incisif !

Les entretiens, comme leurs compte rendus, gagnent à être orientés vers les solutions et l'action. Plus ils sont pragmatiques, plus la valeur qu'ils créent est perceptible et utilisable.