Comment préparer le passage à la facturation électronique ?
Pièce majeure du projet de loi finances de 2020, le passage à la facturation électronique arrive à grands pas. Pour rappel, cette mesure vise à éradiquer la fraude à la TVA qui avait couté quelques 13,4 milliards de dollars à l'administration fiscale entre 2020 et 2021. A partir du 1er juillet 2024, les entreprises de plus de 5 000 salariés seront les premières à appliquer ce changement, avant les ETI en janvier 2025 et les TPE/PME en 2026.
Une transition qui nécessite une préparation plus ou moins lourde dans la mesure où elle ne se limite pas à la transmission de factures pdf. "Toutes les factures devront passer sur format factur-x comme c'est déjà le cas sur la plateforme Chorus pro", avance Thierry Hardion, vice-président de l'association d'éditeurs de logiciels SDDS. Terminé donc les liens sms, mails ou encore envois postaux, l'heure du html incrusté est sur le point de sonner. Objectif : contrôler la circulation des 2,5 milliards de factures annuelles qui transitent chaque année en France selon les chiffres de l'éditeur de logiciels CEGID. Le périmètre de cette réforme s'applique aux 3,8 millions d'entreprises référencées par l'INSEE. "Dès lors que cette obligation d'émettre existe pour certaines entreprises, cela veut dire que toutes les autres doivent être en position de recevoir une facture électronique", prévient André Brunetière, chief product officer au CEGID. Si la facturation électronique doit être mise en place de manière progressive, son premier volet prévu pour juillet 2024 contraint cependant l'ensemble des entreprises à accepter les factures électroniques. Cela implique nécessairement de s'y préparer.
Préparer la réception
Face à la quantité de documents concernés, la priorité du gouvernement est d'éviter les risques d'accident industriel. La tâche incombe donc aux entreprises de prévoir une alternative aux formats word et excel, au profit d'une plateforme privée immatriculée ou d'une plateforme publique telle que Chorus pro. "Si toutes les entreprises attendent le dernier moment pour se préparer, les éditeurs, vendeurs de logiciels et les formateurs exploseront", prévient Thierry Hardion." Les PME doivent commencer par cartographier leurs flux de transactions et à partir de là, identifier les partenaires les plus adaptés et le plus vite possible", abonde Florian Dalle, responsable de la digitalisation des processus chez BPi France. "Les gros facturiers type Orange ou Total ont commencé leur transition il y a plusieurs années déjà, le défi est du côté des autres entreprises", observe André Brunetière.
Anticiper l'émission
En ce qui concerne l'émission de factures là encore des changements sont à anticiper. De l'architecte au boulanger en passant par l'agence de presse, toute les entreprises susceptibles d'émettre une facture devront fournir des informations qui n'étaient jusqu'ici pas obligatoires. "Pour les factures sortantes, certaines petites entreprises vont faire face à un changement significatif", alerte André Brunetière. Il sera notamment question de faire apparaître la nature de la vente, le lieu où elle s'est déroulée ou encore le numéro de SIREN de l'émetteur et du destinataire. "C'est une information que beaucoup d'entreprises n'ont pas dans leur fichier client, il faut donc les collecter au plus vite", poursuit Thierry Hardion. "Il faut absolument évangéliser les commerçants aux enjeux de cette transition", complète Romain Wolf, directeur commercial de JDC SA, entreprise spécialisée dans les caisses enregistreuses.
Une plateforme adaptée
Du côté des éditeurs l'enjeu va être au niveau de la mise à jour des statuts de leurs plateformes de gestion des achats ou bien de comptabilité, mais également d'apprendre à exploiter le contenu des factures pour passer à une écriture comptable automatisée. Les plateformes en question devront permettre d'extraire un certain nombre de données (TVA, heure et date d'émission, statut de la facture) pour les transmettre à la DGFIP. Elles devront également permettre d'identifier la plateforme du destinataire qui ne sera pas nécessairement la même que celle utilisée par l'émetteur. Toutes les entreprises devront se tourner vers un partenaire référencé dans l'annuaire de l'Etat et qui seront les seuls à émettre des factures agréées. Ces plateformes devront également permettre de lire si la commande a été acceptée ou non, si et quand elle a été payée.