Comment les équipes financières peuvent reprendre le contrôle en adoptant une nouvelle manière de travailler

Le contrôle fait partie du quotidien des équipes comptables. Celles-ci contrôlent en effet les processus financiers, le budget ainsi que les coûts.

Le contrôle fait partie du quotidien des équipes comptables. Elles contrôlent en effet les processus financiers, le budget ainsi que les coûts. Dans la plupart des cas, cette notion implique que  le directeur financier contrôle toutes les activités financières de l’entreprise. Mais confier toutes ces responsabilités à une seule personne peut s’avérer difficile pour elle. Si le bon équilibre n’est pas trouvé, cela peut générer des processus interminables, ralentir la prise de décision et créer un manque de confiance. C’est pourquoi la solution la plus durable consiste à donner aux collaborateurs les bons outils pour gérer les paiements et les remboursements, en mettant en place une bonne gouvernance. 
 

Pour les équipes, il est nécessaire de se doter d'un cadre de contrôle partagé. Ainsi, non seulement les entreprises renforcent leur surveillance financière, mais elles deviennent aussi de plus en plus résilientes, préparées, agiles et sereines face à un avenir imprévisible.

Le changement, c’est maintenant

Pour les chefs d'entreprise, le climat économique difficile a instauré une nouvelle approche de travail dans laquelle les organisations cherchent à être plus agiles. En effet, selon McKinsey & Co, une plus grande agilité peut engendrer 30 % de gain d’efficacité, améliorer la satisfaction clients, l'engagement des employés ainsi que les performances. Ceci est particulièrement vrai pour les petites et moyennes entreprises (PME), pour qui "faire plus avec moins" est devenu un mantra, en raison d’effectifs et de budget limités.
 

Dans un contexte où les équipes s'efforcent d'être aussi agiles que possible, décentraliser certaines activités permet de bénéficier d'autonomie, de créativité et de prise d'initiative pour trouver des idées novatrices et libérer le temps de la direction pour qu'elle se concentre aux plans stratégiques.

Quand on offre plus de responsabilité et que l’on accorde sa confiance aux collaborateurs, ces derniers se sentent valorisés et sont en mesure de montrer leur véritable potentiel. Il est primordial pour les employeurs d’instaurer un climat de confiance. Une étude de ResumeLab révèle d’ailleurs qu'en 2022, 56 % des Français interrogés ont quitté un emploi parce qu’ils avaient le sentiment qu’on ne leur faisait pas confiance. De plus, lorsque les managers ne montrent pas cette confiance envers les collaborateurs, ces derniers ont indiqué à 63 % que cela avait affecté leur santé mentale. Cette notion a donc un impact important sur la productivité de la société et le bien être au travail.  

Contrôle ne doit pas rimer avec processus trop bureaucratiques ; les dirigeants peuvent redéfinir cette notion pour réinventer la gestion des dépenses.

La notion de contrôle doit être expliquée et communiquée 

Contrôle et transparence vont de pair. Les équipes des différents départements doivent être parfaitement au clair sur leurs processus et leurs politiques. Malheureusement, trop d’organisations se contentent d'expliquer les limites ou les formalités administratives liées aux dépenses en cours de validation - un peu comme si l'on expliquait à quelqu'un les règles d'un match de football à l’approche de la mi-temps.
 

Non seulement les équipes financières perdent un temps considérable, mais cela engendre aussi des dépenses excessives et de la frustration de la part des salariés face à des remboursements en suspens. En définissant des attentes et des règles claires, les équipes sont au courant et en confiance lors de leurs achats nécessaires pour leur travail. D’autre part, cela évite qu’elles n’aient à payer ces achats de leur propre proche.

Les organisations doivent définir des politiques de dépenses dès le départ, mais il faut faire attention à ne pas tomber dans le piège d'une approche unique. Le budget de chaque service peut varier considérablement en fonction de ses besoins en matière de dépenses, et seule une politique sur mesure décrivant parfaitement les attentes et les limites permettra à l’ensemble de l’entreprise d’être sur la même longueur d’ondes.

Le contrôle à portée de tous

Toute société innovante ayant bien entamé sa transformation numérique doit tirer des enseignements de ses données. Lorsque les bonnes informations sont intégrées dans les outils et logiciels modernes de gestion des dépenses, elles peuvent fournir une mine de renseignements. Les responsables financiers peuvent exploiter ces derniers pour identifier les tendances afin de définir et d'établir les budgets. De plus, cela ouvrira la voie à l'analyse prédictive qui peut changer la donne lorsqu'il s'agit d'identifier des risques et des opportunités qui pourraient autrement passer inaperçus. 
 

Mais pour que cela fonctionne, il est indispensable de redoubler d‘efforts en amont pour s'assurer que l'infrastructure de données est solide et que les informations sont exactes afin que les équipes se fient aux résultats. Cela permettra non seulement de guider les départements de comptabilité, mais aussi de soulager les directeurs financiers, qui sont désormais les partenaires importants du PDG.

Aborder l’avenir plus sereinement

Se définir comme visionnaire au travail nécessite une évolution permanente. Mais les responsables financiers pionniers doivent reconnaître que le contrôle n’est pas quelque chose de restrictif, au contraire. 

Le contrôle est inhérent au milieu professionnel et est un moyen pour les entreprises d'être prêtes, agiles et sereines. Limiter ce dernier à un petit nombre n'aidera pas les équipes financières - le partage est clé. Associé à une politique de dépenses claire, à des rapports et des processus générés en temps réel qui fonctionnent pour tout le monde, l’équipe bénéficie d’une nouvelle façon de travailler qui permettra de mieux appréhender un avenir incertain.