Baisser son budget déplacements professionnels Réduire les dépenses hôtelières

Les nuitées à l'hôtel représentent le deuxième poste de dépense d'un voyage d'affaires. Leur coût peut être réduit si l'entreprise adopte une approche disciplinée et professionnelle de son programme hôtelier. Cela passe d'abord par une analyse rigoureuse de ses dépenses hôtelières, ce qui est loin d'être systématique.

"Dans le cadre d'une étude mondiale menée par Carlson Wagonlit Travel, nous nous sommes rendu compte que les entreprises méconnaissaient la charge réelle d'une telle dépense", explique Christophe Renard. "Les sociétés pensaient que cette dépense représentait à peine 28 % de leur budget voyages alors qu'elle était en fait de 40 % en moyenne", ajoute-t-il.

Nombres d'entreprise ne connaissent pas précisément l'ampleur de leur budget hôtelier.

Référencer les hôtels

La recherche d'économies passe d'abord par une compréhension des besoins de ses voyageurs afin d'identifier les critères les plus importants à leurs yeux et ceux dont au contraire ils se soucient peu. Privilégient-ils le confort ? La localisation ? Les services ? Muni de ce cahier des charges et de vos estimations de dépenses, vous serez plus à même de réussir vos négociations avec les hôtels. "Il est indispensable d'instaurer une politique de référencement d'hôtels avec lesquels on négocie des accords", explique Christophe Renard. "Il s'agit d'obtenir les meilleurs tarifs possibles en concentrant un maximum de volume d'activité sur un nombre limité d'hôtels", ajoute-t-il. Les grands groupes tirent ainsi avantage à unifier leur négociation au niveau international.