Entreprises : comment répondre aux enjeux de la dématérialisation ?
Les enjeux de la dématérialisation
Si la crise sanitaire a amplifié les besoins en outils numériques, les entreprises avaient déjà amorcé leur transition avant. Pour elles, les intérêts sont multiples :
- Une gestion électronique des documents (GED) plus facile, s'accompagnant d'un sensible gain de temps ;
- Des dépenses réduites, en particulier via la numérisation des documents ;
- Un accès facile à la signature électronique ;
- Des relations clients plus fluides.
Cette liste n'est pas exhaustive. Cependant, toutes les opérations quotidiennes (numérisation des documents, signature, classements et archivages, création de fichiers collaboratifs, transferts à une liste de contacts…) nécessitent de recourir à des logiciels spécialisés et à des services de confiance. À tous ces logiciels et services, il faut ajouter la question de la sécurité des données, indispensable pour toute transaction professionnelle.
Une fois toutes ces solutions en place, il en résulte de grandes difficultés, en particulier pour les TPE et PME en matière d'intégration. Le prix de tous ces logiciels et services alourdit la facture de la transition numérique, freinant les entreprises. C'est pourquoi des solutions logicielles uniformisées, moins coûteuses et plus simples à mettre en place, deviennent attractives.
Transition numérique : un besoin de simplification
La complexité et le coût de la transition se mesurent très bien auprès des TPE et PME. Selon une étude de l'ACSEL, le coût de l'investissement (49 %) et la complexité de mise en œuvre (39 %) sont deux des trois principaux freins énoncés par les entreprises, après le manque de temps.
Pineappli : tous les services numériques depuis un seul écran
Face à ces contraintes, l'enseigne monégasque Pineappli a développé une solution extrêmement polyvalente et intuitive apportant une maîtrise des coûts et des échanges toujours sécurisés.
Entreprises et indépendants y recourent pour conserver, archiver, classer, partager et transférer un document. Ils peuvent également le signer, l'horodater et le cacheter, premières étapes vers des échanges plus sûrs en faisant appel à différentes plateformes de signatures afin de garantir une parfaite conformité légale et règlementaire.
Et surtout, toutes ces opérations pourront être menées depuis un unique logiciel et un unique appareil, que ce soit un ordinateur, une tablette ou un smartphone. Ainsi, les entreprises évitent la multiplication de leurs logiciels et limitent leurs frais.
Hébergée par l'incubateur monégasque MonacoTech, Pineappli se veut très facile à utiliser et intuitive, que ce soit en ligne ou grâce au client à télécharger. Pour les entreprises devant aller plus loin, elle propose toutefois des options d'intégration grâce à son API.
La société a mis l'accent sur la sécurité. Son service repose sur une technologie brevetée en Europe, aux États-Unis et au Canada offrant la plus grande sécurité jamais mise au point à ce jour. Grâce à elle :
- L'intégrité des documents gérés est garantie ;
- L'accès aux documents est assuré à vie ;
- Les opérations sont anonymisées et protégées contre les modifications par un tiers ;
- Seul l'utilisateur désigné a accès à un coffre-fort virtuel grâce à un mot de passe. Même les super-administrateurs ne peuvent y accéder. En cas d'oubli, il faut faire appel à un notaire pour le récupérer.
En outre, Pineappli répond à tous les besoins réglementaires et légaux actuels :
- Le règlement général sur la protection des données (RGPD) ;
- La certification ISO 27001, garantissant la mise en place d'un système de gestion de la sécurité de l'information ;
- L'HDS, rendant Pineappli compatible avec l'hébergement de données de santé ;
- L'eIDAS, certifiant la conformité de l'application avec les exigences du règlement européen.
Les entreprises peinent encore à passer au numérique, malgré les avantages qu'il pourrait représenter pour elles. Une plateforme multiservice comme Pineappli représente une bonne solution pour les personnes manquant de compétences ou craignant une transition complexe et des frais supplémentaires.
Les trois points clés à retenir :
- Les entreprises recherchent des solutions logicielles capables de répondre à leurs besoins tout en conservant une certaine simplicité et en restant dans leur budget.
- En réunissant toutes les actions de gestion de documents dans un seul logiciel, Pineappli répond à une problématique amplifiée par la crise sanitaire.
- L'enseigne affiche un très haut degré de protection de ses documents, répondant notamment aux réglementations européennes en la matière.