Enquête interne, quelles sont vos obligations en tant qu'employeur ?
En qualité de chef d'entreprise, vous pouvez être amené à effectuer une enquête interne. Cela relève parfois de l'exercice d'un droit et parfois d'une obligation.
Les chefs d’entreprise peuvent être amenés à effectuer une enquête interne dans différentes situations. Certaines relèvent de l’exercice d’un droit et d’autres d’une obligation pour l’employeur.
Quelles sont les règles applicables en matière d’enquêtes internes ?
Le Code du travail ne fixe pas de règles spécifiques quant à la forme de l’enquête interne. De manière générale, elle a pour but de recueillir, au sein de l’entreprise, des informations pour juger de la réalité ou non d’une situation signalée.
L’enquête interne peut être menée par :
- Vous, en tant que chef d’entreprise, ou un de vos collaborateurs (par exemple un membre du service des ressources humaines),
- Une commission constituée à cet effet,
- Un avocat enquêteur,
- Un prestataire extérieur tel qu’un cabinet d’audit, composé par exemple de professionnels de santé ou de la sécurité.
Il n’existe par ailleurs à ce jour aucune obligation légale d’associer les représentants du personnel à la réalisation de l’enquête, à l’exception du cas de l’alerte formulée justement par un élu du Comité Social et Economique (CSE). Nous vous conseillons néanmoins de les informer ou de les faire participer si le climat social le permet, si les faits concernent un grand nombre de salariés ou si les faits allégués sont particulièrement graves.
Quand et comment déclencher une enquête interne ?
L’enquête interne est menée notamment à la suite d’un signalement. Celui-ci peut être fait par un salarié à son employeur ou son supérieur hiérarchique, par le CSE exerçant son droit d’alerte pour atteinte aux droits des personnes ou pour danger grave ou imminent ; ou enfin, par un lanceur d’alerte dans le cadre de la procédure rendue obligatoire dans les entreprises de plus de 50 salariés par la Loi « Sapin II ».
L’enquête doit être menée sans délai dès le signalement. La loi le précise d’ailleurs expressément concernant celui émis par le CSE. Dans les autres cas, aucune disposition légale ne définit exactement le moment où l’enquête interne doit être déclenchée.
Toutefois, au regard de la jurisprudence, l’enquête destinée à clarifier les faits doit débuter dès le signalement du salarié, notamment pour des faits de harcèlement. Ainsi, l’absence d’enquête ou le fait de tarder à la déclencher à la suite d’une alerte, peut constituer un manquement à votre devoir de prévention des risques professionnels.
Dans tous les cas et quelle que soit votre opinion sur la véracité des faits allégués, nous vous recommandons d’ouvrir une enquête.
Quelles sont les modalités de l’enquête interne ?
Aucune règle ne fixe précisément les contours et le contenu de l’enquête interne. Ses modalités dépendent donc de l’application d’un éventuel dispositif d’alerte interne qui pourrait être prévu à cet effet, mais également de la taille de votre entreprise, du type de données recherchées et de vos moyens. Attention, tous les actes qui la composent doivent être strictement nécessaires à son objectif.
A titre d’exemple, si l’enquête concerne la conformité des machines utilisées par les salariés, il est naturel qu’elle porte principalement sur l’entretien de ces machines. En revanche, si l’enquête est la conséquence d’accusations de harcèlement, elle pourra notamment consister à interroger les salariés qui auraient pu être concernés ou témoins de tels agissements.
Notez qu’il n’est pas obligatoire que l’intégralité de vos salariés soit interrogée pour que l’enquête soit valable. Il conviendra d’interroger les personnes les mieux à même de répondre en fonction de chaque situation (collègues du même service, interlocuteurs réguliers d’un autre service).
Même si cela est parfois préférable, le salarié visé par l’enquête ne doit pas nécessairement être informé, ou entendu.
Il n’existe pas non plus de durée minimale ou maximale d’enquête. Par principe, la durée doit être suffisante pour apporter la lumière sur la situation examinée sans être anormalement longue. Dans les faits, la durée est variable et dépend de la complexité de l’enquête et du nombre de salariés concernés.
Quelles suites donner au résultat d’une enquête interne ?
A l’issue de l’enquête, un rapport est généralement rédigé par les personnes qui l’ont menée. Ce rapport rappelle les faits et les salariés impliqués. Il mentionne également les conclusions finales des enquêteurs, et le cas échéant, les mesures qui pourraient être mises en œuvre pour remédier à la situation.
Afin d’exclure le risque de contestation du rapport, il est préférable que celui-ci soit écrit, daté et signé de la main de son ou ses auteurs.
Les personnes en charge de l’enquête interne doivent assurer la confidentialité du signalement et des éléments apportés par les différents salariés interrogés. Ainsi, dans le cas où l’enquête serait réalisée par des prestataires extérieurs, nous vous recommandons de leur faire signer un accord de confidentialité visant à garantir leur discrétion quant à l’ensemble des informations recueillies.
Si la matérialité des faits est confirmée à l’issue de l’enquête, vous devrez prendre les mesures nécessaires à la cessation du trouble et à la préservation de la santé des salariés. De la même façon, s’il s’avère qu’un de vos salariés a commis une faute, une sanction proportionnée pourra être prise à son encontre. Mais attention, cette sanction ne peut être prononcée plus de 2 mois à compter du jour où vous avez eu connaissance de l’intégralité des faits, c’est-à-dire à la date de clôture de l’enquête.
Si les conclusions de l’enquête sont utilisées pour sanctionner disciplinairement un salarié, le rapport peut lui être communiqué après avoir été anonymisé.