Document unique d'évaluation des risques professionnels : Excel n'est pas suffisant !
Pourquoi, comment et avec quels outils digitaux gérer le document unique d'évaluation des risques professionnels ?
L’évaluation des risques professionnels est une obligation légale en France depuis 2001. S’il est possible de respecter la réglementation en produisant un fichier PDF à partir de données récoltées sur Excel, la démarche reste insuffisante. L’obligation progressive de dépôt dématérialisé du document unique d'évaluation des risques professionnels (DUERP) peut être vue comme l’opportunité de regrouper qualité, sécurité et environnement dans un même logiciel pour améliorer la QSE de l’entreprise.
DUERP : que dit la loi ?
Le document unique d’évaluation des risques professionnels (DUERP), créé en 2001, sert à évaluer les risques auxquels peuvent être exposés les travailleurs en matière de santé et de sécurité. Il est obligatoire pour toutes les entreprises, dès le premier salarié, mais les règles qui encadrent sa construction diffèrent légèrement en fonction du nombre de collaborateurs dans l’entreprise.
- De 1 à 10 salariés : création du DUERP et d’une liste d’actions de prévention.
- De 11 à 49 salariés : obligation supplémentaire de mettre à jour le DUERP tous les ans. Chaque version du document doit être conservée 40 ans.
- Plus de 50 salariés : obligation de mise en place d’un Programme Annuel de Prévention des Risques Professionnels et d’Amélioration des Conditions de Travail (PAPRIPACT).
Le dépôt du DUERP dématérialisé sur un portail gouvernemental devient progressivement obligatoire. L’ouverture de ce portail devait être effective depuis le 1er juillet 2023 pour les entreprises de plus de 150 salariés pour ensuite concerner le reste des entreprises en juillet 2024. Cependant le projet a du retard et la date de mise en œuvre du portail est pour le moment inconnue.
Différents formats possibles
Il n’y a pas de normalisation sur la réalisation du Document Unique. Toutefois, il existe des bonnes pratiques à adapter en fonction de la taille de l’entreprise, de ses besoins mais aussi de ses ressources.
Je constate que de nombreuses entreprises souhaitent simplement répondre au cadre légal. Elles se tournent vers Excel pour ne pas avoir à déployer de nouveaux outils. Pour économiser du temps et des ressources, elles se contentent de saisir les données des évaluations des risques et de générer un fichier PDF qu’elles mettent à disposition des collaborateurs (et autres instances concernées). Ce faisant, elles répondent tout à fait à la réglementation. Mais les limites d’Excel sont rapidement atteintes lorsqu’on souhaite transformer l’obligation légale en actions concrètes pour la santé et la sécurité des salariés. Ce type de démarche n’ajoute donc aucune valeur pour l’entreprise.
Pourtant, de nombreux logiciels existent pour faciliter l’élaboration du document unique, et en tirer un maximum de valeur. Ameli (l’assurance maladie), par exemple, propose une solution gratuite pour lister les risques métiers et définir des mesures préventives appropriées. Du côté des logiciels payants, on retrouve davantage de fonctionnalités comme la gestion avancée des plans d’action, la liaison avec les accidents de travail ou encore la visualisation qui permettent d'approfondir et de bien structurer le DUERP.
Connaître ses besoins pour effectuer le bon choix
Lorsqu’il faut choisir un logiciel adapté à la création du DUERP, je commence par questionner les besoins de l’entreprise : a-t-elle besoin d’être guidée dans l’évaluation des risques ? A-t-elle déjà ses données sous Excel prêtes à être importées ? A-t-elle une structure multi sites ? Souhaite-t-elle personnaliser l’application selon des règles de fonctionnement interne ? Souhaite-t-elle élargir son spectre fonctionnel en générant les fiches de sécurité des postes de travail ou en gérant les habilitations et les qualifications de ses collaborateurs ?
Regrouper les thématiques Qualité, Sécurité et Environnement (QSE) dans un même logiciel peut être un choix judicieux. Centraliser l’information est bénéfique sur le plan financier car on mutualise l’architecture technique mais aussi les données et les interfaces entrantes ou sortantes. C’est aussi bénéfique pour les utilisateurs qui n’ont qu’un seul point d’entrée et accèdent plus facilement à l’information. Si le produit le permet, la possibilité de relier toutes les données entre elles permet d’obtenir un vrai système de management intégré.
La solution dédiée à la construction du DUERP doit évoluer dans la durée. Ce n’est bien sûr pas d’un seul trait que l’on construit un tel système mais bien brique après brique. L’évolutivité est donc un point à prendre en compte. Il s’agit de pouvoir personnaliser les interfaces, mais aussi d’ajouter de nouvelles fonctionnalités comme la gestion des presqu’accidents, les remontées d’événements ou tout autre formulaire QSE à centraliser et pour lequel l’utilisation d’Excel est chronophage.
Au-delà des fonctionnalités, le choix d’un logiciel QSE témoigne de la volonté d’une entreprise d’aborder de façon structurée les enjeux de sécurité et de santé, d'améliorer en continu ses plans d’action sur la base d’analyses précises et de remontée de terrain.