Le travail collaboratif, clé de la transformation digitale des entreprises
Dans un contexte de digitalisation globale, la transition numérique n'est plus une option mais une étape incontournable.
Toshiba TFIS accompagne au quotidien de nombreuses TPE/PME dans ce nécessaire tournant digital et tire de cette expérience un enseignement : pour la réussir, les entreprises doivent parvenir à faire adhérer les collaborateurs, premiers concernés par cette transformation, notamment par le biais du travail collaboratif.
La modernisation des processus financiers des entreprises grâce à la dématérialisation des factures offre de nombreux avantages sur les plans opérationnels, environnementaux et sécuritaires. En plus de réduire les coûts, d'accélérer les flux de travail et d'améliorer l'efficacité, cette approche permet de libérer des ressources précieuses et du temps. Cependant, réussir cette transition nécessite une gestion du changement efficace ainsi que l'adhésion de toutes les parties prenantes. Et l’expérience de Toshiba TFIS auprès de ses clients le démontre : pour une dématérialisation réussie, il est indispensable de sensibiliser et d’accompagner les collaborateurs aux avantages de ce processus. Ce sont en effet les premiers moteurs de la transformation et leur adhésion, pour ce sujet comme pour tant d’autres, est absolument nécessaire.
Cet accompagnement doit s’inscrire dans un plan d’engagement global des collaborateurs qui aura pour objectif de les impliquer à différents niveaux dans le développement de l’entreprise. Et le travail collaboratif constitue un outil formidable pour engager tout en améliorant la productivité, avec l'intégration de l'intelligence artificielle, la généralisation du travail à distance mais aussi une culture d'entreprise axée sur l'entraide.
#1 - Utilisation de l'IA dans la collaboration :
L'intégration de l'intelligence artificielle (IA) dans les outils de gestion du quotidien des équipes représente une avancée majeure pour la collaboration professionnelle. Grâce à des algorithmes intelligents, ces outils peuvent automatiser les tâches fastidieuses de tri et d'organisation des documents, mais également améliorer les interactions en fournissant des fonctionnalités de traduction automatique, de résumé de réunions, voire d'analyse des sentiments des participants sur les plateformes de collaboration.
#2 - Flexibilité et mobilité au service de la productivité :
L'évolution vers le travail à distance et les horaires de travail flexibles offre une liberté inédite aux employés s'ajustant ainsi aux besoins individuels, renforçant leur motivation et leur engagement. Le travail n'est plus contraint par un horaire strict, mais par des objectifs clairs et une confiance mutuelle. Cependant, la gestion efficace des équipes hybrides est un défi majeur pour les entreprises qui doivent trouver des solutions, telles que les applications de suivi à distance des projets, pour favoriser l'inclusion et le sentiment d'appartenance, même pour les collaborateurs éloignés.
#3 - Culture d'entreprise et gestion du changement pour une collaboration réussie :
Favoriser une culture collaborative est essentiel au succès. Les entreprises doivent encourager la coopération et la reconnaissance des efforts collectifs pour créer un environnement propice à la collaboration. Pour soutenir une culture collaborative, un leadership fort est indispensable et doit agir comme un facilitateur inspirant et motivant mais aussi savoir anticiper la résistance au changement en mettant en place des stratégies de communication et de formation pour faciliter cette transition. Enfin, la formation et le développement des compétences sont essentiels pour soutenir la collaboration : les employés doivent acquérir les compétences techniques et relationnelles nécessaires pour travailler efficacement en équipe et utiliser les nouveaux outils de manière optimale.
#4 - Responsabilité sociale des entreprises :
L'impact environnemental de la collaboration numérique est une préoccupation majeure pour l’ensemble des parties prenantes, nécessitant l'évaluation et la réduction de l'empreinte carbone liée aux technologies de collaboration, par exemple, en utilisant des serveurs écoénergétiques et en favorisant les réunions en ligne pour réduire les déplacements. Chez Toshiba TFIS, un programme de réduction des émissions carbone impliquant les collaborateurs a été mis en place il y a 2 ans désormais et a permis la réduction de 84% de la consommation énergétique de ses équipements.
#5 – Des indicateurs de performance de l’épanouissement du collaborateur :
Les indicateurs de performance actuels évaluent la collaboration en mettant l'accent sur la contribution d'équipe, la capacité à partager des connaissances, et le soutien mutuel. L'analyse des données est essentielle pour améliorer l'efficacité des équipes en identifiant les processus inefficaces et en favorisant la prise de décision basée sur les données. L'équilibre entre productivité et bien-être des employés est crucial, nécessitant une prévention du surmenage et du burn-out, une culture du temps libre, et une attention à la santé mentale et physique des collaborateurs.
#6 - Sécurisation du patrimoine documentaire :
La sécurité de l'information dans un environnement collaboratif présente de nombreux défis. Les entreprises doivent établir des protocoles solides de protection des données, sensibiliser les collaborateurs aux risques de cyberattaques, et gérer les accès et les autorisations de manière appropriée. Prévenir les fuites de données et les cyberattaques nécessite des investissements dans des solutions de sécurité avancées, des audits réguliers, et une formation pour détecter et signaler les menaces.
En favorisant une collaboration harmonieuse entre les équipes et en exploitant intelligemment les technologies disponibles, les entreprises se donnent ainsi les moyens de réussir leur transition numérique, d’augmenter leur productivité par le biais de l’efficacité et donc de demeurer compétitives sur un marché en mouvement. Si les outils technologiques permettent en effet une mutation rapide et efficace, l’humain constitue la clé de voûte d’une transition réussie et nécessite, dans ce contexte, un engagement de la part de l’entreprise au moins équivalent, si ce n’est même plus important.