Quels changements apporte concrètement la facturation électronique ? Et comment s'y conformer ?
Votée en 2022, la réforme de la facturation électronique bouleverse les processus comptable des entreprises, qui doivent s'y conformer d'ici 2026 ou 2027, selon leur typologie.
Dans le cadre de la réforme de la facturation électronique, d’ici le 1er septembre 2026 - pour les grandes entreprises - ou d’ici le 1er septembre 2027 - pour les TPE/PME - toutes les factures échangées entre professionnels en France devront être produites au format électronique. Et pourtant seulement 3.4% des entreprises françaises interrogées prévoient d’investir dans un outil de facturation électronique d’ici la fin de l’année 2024. Or, à moins de 3 ans de l’adoption générale de cette réforme, d'après le Baromètre France Num 2023, près de 38.7% des entreprises en France ont déjà adopté la facturation électronique pour plus de 50% de leurs factures et 28.2% continuent d'utiliser exclusivement une méthode de facturation traditionnelle.
Cette réforme redéfinit le processus de transmission des factures entre les entreprises, établissant des normes strictes quant au contenu et au format des factures électroniques. Il est essentiel de noter que cette obligation de dématérialisation ne s'applique pas aux transactions avec des particuliers ou des associations non assujetties à la TVA. Cependant, pour toutes les transactions entre entreprises, l’e-invoicing devient la norme, entraînant des changements significatifs dans les processus de facturation et de gestion.
Pourquoi réformer les processus de facturation ?
Cette évolution vise à renforcer la productivité et la compétitivité des entreprises grâce à l’allègement de la charge administrative, à simplifier la gestion et le suivi des factures, tout en favorisant la réduction des délais de paiement et en modernisant la chaîne de facturation.
Alors que les entreprises sont majoritairement confrontées aux cyberattaques, la facturation électronique apporte une sécurité supplémentaire aux échanges grâce à des réseaux privés, et garantit l’intégrité du document grâce à la signature électronique.
D’autre part, pour une entreprise, le coût d’une facture électronique est inférieur à celui d’un timbre poste alors que celui d’une facture papier est supérieur à 10 euros. De plus, cette réforme vise à simplifier, à terme, les obligations déclaratives des entreprises en matière de TVA grâce à un pré-remplissage des déclarations, à améliorer la détection de la fraude, et à favoriser une meilleure connaissance en temps réel de l’activité des entreprises pour permettre un pilotage de la politique économique au plus près de la réalité économique des acteurs.
Dans le cadre de cette révision, toutes les factures envoyées entre professionnels en France devront être électroniques. Concrètement, elles devront respecter une forme électronique normée et comporter certaines mentions obligatoires qui seront dans un format défini : un PDF ne répond pas à ces critères. Les factures ne seront plus envoyées directement du fournisseur au client, mais seront transmises par l’intermédiaire de plateformes, soit le portail public de facturation, soit une plateforme de dématérialisation partenaire privée (PDP).
Comment se conformer à cette réforme ?
● Choisir une plateforme de dématérialisation : la première étape consiste à choisir le ou les acteurs avec qui mettre en place la dématérialisation des flux électroniques pour émettre et recevoir des factures. L’entreprise dispose de trois possibilités, conformément à la réglementation, l’opérateur de dématérialisation (OD), le portail public de facturation (PPF) et diverses plateformes partenaires (PDP). Il est crucial de sélectionner une plateforme fiable et conforme aux normes requises.
● Assurer la mise en conformité des processus : une fois la plateforme choisie, il est essentiel d'adapter les processus internes pour garantir la conformité à la réforme. Cela peut inclure la formation des employés sur l'utilisation de la plateforme, la mise en place de nouveaux protocoles de facturation et l'intégration des systèmes internes avec la plateforme sélectionnée.
● S'adapter aux nouvelles obligations : les entreprises doivent se familiariser avec les nouvelles obligations imposées par la réforme, telles que l'ajout de mentions obligatoires sur les factures électroniques. Cela inclut des éléments tels que le numéro SIREN du client, la catégorie de l'opération, l'option de paiement de la TVA sur les débits, et l'adresse de livraison des biens, si différente de l'adresse de facturation.
● Gérer l’émission et réception des factures : les entreprises doivent être prêtes à émettre des factures électroniques conformes aux normes définies par la réforme. Cela implique de fournir les informations requises dans le format spécifié par la plateforme de dématérialisation choisie.
● Respecter les délais : bien que la réforme n'ait pas fixé de délais stricts pour le dépôt des factures électroniques, il est important de respecter les échéances convenues avec les clients et les fournisseurs. Cela garantit un flux de trésorerie régulier et évite les retards dans le traitement des factures.
Si une PME ou une TPE désire anticiper sur l'échéance de 2027 pour transmettre électroniquement toutes ou une partie de ses factures, il est conseillé à ces entreprises de procéder selon les futurs conditions qui leur seront applicables.
La réforme de la facturation électronique représente une étape importante vers la modernisation des processus administratifs et la simplification des échanges entre entreprises. Au plus tard le 1er septembre 2027, la totalité des entreprises françaises bénéficiera d'une réduction significative des coûts, d'une amélioration de l'efficacité opérationnelle et d'une meilleure conformité aux exigences légales. Toutefois, pour tirer pleinement parti de ces avantages, il est essentiel que ces dernières se préparent adéquatement en choisissant une plateforme de dématérialisation adaptée à leurs besoins, en mettant en place des processus internes efficaces et en se conformant aux nouvelles obligations réglementaires.