Réussir ses emails professionnels Utiliser les copies à bon escient
Copies (Cc) et copies cachées (Cci) sont d'éternelles sources de gaffes. Doit-on pour autant les bannir ?
Oublier la copie cachée
Pour la copie cachée, la réponse est simple : oui. Valable dans un contexte personnel, elle ne l'est pas lorsqu'on écrit des messages d'ordre professionnel. Cela risque forte de se retourner contre vous car vous ne maîtrisez plus le processus une fois le mail envoyé. Le collaborateur en copie cachée pourrait ne pas être délicat ou tout simplement faire une fausse manipulation et répondre à tous, dévoilant ainsi à votre destinataire initial votre stratagème. De plus, on ne sait jamais à qui va être transféré un email ou qui est autorisé à regarder les boîtes aux lettres de votre destinataire... Pour toutes ses raisons, mieux vaut s'en passer. A une seule exception près : la diffusion d'un même message à une liste de personnes, si elles n'ont pas à connaître les adresses les unes des autres.
La copie simple : à utiliser à bon escient
La copie simple soulève plus de questions. Tout d'abord vous devez lister les personnes à qui vous envoyez votre message : celles qui sont directement concernées. Vous mettrez simplement en copie les personnes qui ont besoin d'être informées l'envoi de votre message, sans être directement impliquées. Ce peut être votre supérieur hiérarchique, afin qu'il sache où vous en êtes, un collègue, qui prendra le relais pendant vos congés, le supérieur du destinataire... Attention toutefois à ne pas copier à tout va. Mettre son hiérarchique en copie pour un projet sensible, c'est certainement utile. Lui faire part de tous vos emails, cela aura pour seul effet d'encombrer sa boîte à lettres. Dans le doute, validez avec lui les informations dont il a besoin. La mention de son nom ne doit pas servir à vous couvrir. Elle peut en revanche, parfois, servir à donner du poids à votre message. Gardez enfin en mémoire que le destinataire répondra certainement à l'ensemble des personnes en copie : mieux vaut être sûr que le jeu en vaut la chandelle.
Lorsqu'il s'agit d'une réponse
Lorsque vous répondez à un email, le Répondre à tous est bien utile.Les personnes en copie ont généralement besoin de connaître votre réponse au même titre que l'expéditeur de l'email. Pour éviter d'être relancé à tort et à travers, pensez à les inclure dans votre message. A l'inverse, si vous savez pertinemment que votre message ne concerne pas certaines de ces personnes, supprimez ces destinataires de la liste.