Vouloir lutter contre le "Bring Your Own Application" est vain et contre-productif

Le rôle historique d’une équipe IT au sein d’une entreprise est de proposer une application, de la pousser au niveau des utilisateurs, avec obligation pour eux de s’en servir. Mais il n’est pas rare que les collaborateurs préfèrent recourir aux applications qu’ils maîtrisent dans leur vie privée plutôt qu’à celles que l’entreprise met à leur disposition. C’est d’autant plus simple pour eux de procéder ainsi que la plupart d’entre elles sont désormais hébergées dans le Cloud et qu’une simple connexion Internet suffit pour en profiter. Parfois, il s’agit simplement de pallier à un manque ou d’optimiser son organisation personnelle.

Comme il est totalement illusoire d’imaginer pouvoir interdire ce phénomène, l’entreprise a tout intérêt à l’accompagner, en faisant preuve à la fois d’ouverture et de contrôle. Certes, les équipes IT vont se retrouver confrontées à des applications sur lesquelles elles n’ont pas été formées, mais cet effet sera vite compensé par la maîtrise qu’en auront les utilisateurs.

Par ailleurs, l’interdire se révèle contre-productif. S’ils ont peur de se faire taper sur les doigts, cela n’empêchera pas les collaborateurs de suivre cette tendance. Seulement, ils le feront de façon dissimulée, exposant l’entreprise à des risques en matière de sécurité comme de coûts additionnels. De plus, en bridant les équipes, la frustration les gagnera, ce qui pourrait, par ricochet, leur faire perdre en efficacité. Au contraire, en s’engageant dans une démarche positive d’accompagnement, l’entreprise a tout à gagner.

Alors, comment s’y prendre pour adresser les challenges qui en découlent et en retirer tous les bénéfices ?

Un phénomène à prendre sérieusement en compte

Tout d’abord, l’entreprise doit mener un programme d’accompagnement sur mesure, prenant en considération les attentes des utilisateurs. Il faut ensuite éduquer ces derniers et les impliquer dans la chaîne de responsabilité, au travers de formations et d’une bonne communication interne. Chacun, à son niveau, doit comprendre que si l’entreprise autorise cette flexibilité, elle attend en contrepartie une prise de conscience des risques qu’elle induit.

Effectuer du monitoring sur les applications utilisées sera ensuite le meilleur moyen d’identifier celles qui sont les plus populaires. On pourra, dès lors, engager un partenariat ou des achats groupés avec les éditeurs, afin d’étendre leur usage à tous les salariés.

Cette démarche devra être étoffée avec des guidelines et des répertoires d’applications autorisées ou prohibées, selon le niveau de sécurité ciblé. L’entreprise s’attachera également à définir une politique de support adaptée, en fonction des compétences identifiées en interne, pour soutenir l’adoption de ces outils.

En disposant de plusieurs solutions pour un même service, elle évitera de se retrouver bloquée si l’une de ces applications est hors service. Toutefois, la multiplication de solutions de collaboration plus ou moins concurrentes au sein de l’entreprise pose un autre problème, qui est celui de la déperdition d’informations. Il faudra donc s’assurer que les messages de la direction ou du management circulent parfaitement à tous les niveaux, en identifiant pour cela un canal de communication global à privilégier.

Les nouvelles façons de travailler, comme le télétravail ou le co-working, poussent cette tendance du "Bring Your Own Application". Et, on oublie trop souvent de le rappeler, mais la généralisation du Cloud dans l’entreprise est venue en premier lieu de ces usages privés : une source de progrès évidente, donc !