Le prélèvement à la source, une occasion de dématérialiser vos bulletins de paie ?

Depuis le 1er janvier 2017 et l’entrée en vigueur de la loi Travail (Loi El Khomri), l'employeur n'est plus dans l’obligation de solliciter l'accord préalable du salarié avant de dématérialiser son bulletin de paie.

Avec la mise en place du prélèvement à la source au 1er janvier 2019 engendrant l’apparition d’un bulletin simplifié mentionnant le taux d’imposition, les entreprises et plus précisément les Directions des Ressources Humaines se doivent de continuer leur digitalisation tout en préservant la sécurité et la confidentialité des informations. Et si le prélèvement à la source était l’occasion pour la fonction RH de continuer sa transformation en digitalisant les bulletins de salaire de ses collaborateurs ? 

Début 2019, l’entreprise devient le collecteur de l’impôt sur le revenu, ce qui lui donne ainsi accès à une nouvelle donnée à caractère personnel et confidentiel : le taux d’imposition du collaborateur. Or, en fonction du taux choisi par le salarié, l’entreprise peut avoir une certaine visibilité sur sa situation fiscale. La gestion de la paie couvre différents circuits et de nombreux traitements manuels. Ainsi, avec le bulletin de paie papier, plusieurs personnes peuvent accéder aux informations du contribuable. Soulignons ici le fait que de nombreuses entreprises font appel à des partenaires tierces pour l’impression des bulletins limitant la confidentialité de certaines données.

Dans ce contexte, la mise en place du bulletin de paie électronique par les entreprises simplifie et sécurise la chaîne de traitement entre le back office de la paie et le coffre-numérique du salarié. En effet, devenu la règle depuis le 1er janvier 2017, la dématérialisation a engendré la mise en place d’une solution de sauvegarde et d’accessibilité au bulletin numérique par le salarié : le coffre-fort numérique personnel. Cet argument se voit renforcé par l’entrée en vigueur, le 25 mai dernier, du RGPD qui implique une responsabilité sans appel quant à la sécurisation, l’hébergement et la confidentialité des données personnelles des collaborateurs de l’entreprise utilisées par la Direction des Ressources Humaines. 

Si avant le 1er janvier 2017, l’employeur avait déjà la possibilité de dématérialiser le bulletin de paie de ses salariés, à condition d’avoir l’accord de ces derniers, l’entrée en vigueur de la loi Travail a simplifié cette pratique. En effet, celle-ci a assoupli les règles de mise en place du bulletin de paie dématérialisé en inversant le processus d’adhésion au coffre-fort numérique, l’accord du salarié n’étant plus requis. Il est important de souligner que cette loi a eu un impact mesurable sur le taux d’adhésion des salariés à la dématérialisation. Cette dynamique est confortée par la mise en place du prélèvement à la source qui engendre l’apparition d’un nouveau bulletin de paie sur lequel figurera le montant imposable à payer pour le mois, le taux d’imposition, le montant annuel de l’impôt sur le revenu et le net à payer après imposition.

L’Etat accélère la digitalisation de nombreux services utilisés par les Français. Dans quelques années, il n’y aura plus d’échange au format papier avec les services de l’Etat ; la population française entame alors une véritable démarche de dématérialisation. Dans ce contexte, les entreprises se doivent de jouer le jeu en proposant des services digitalisés et ainsi ne pas être en retard par rapport aux différents services de l’Etat. Il s’agit également pour la France de rattraper son retard face à ses voisins européens dont l’Allemagne qui affiche un taux de dématérialisation de 95% ou encore la Grande-Bretagne et l’Italie qui affichent respectivement des taux de dématérialisation de 73% et 57% alors qu’il est de 15% en France[1].

Avec la mise en place du prélèvement à la source et celle du RGPD, il est primordial que les entreprises et les services RH continuent leur transformation digitale, renforcent la formation de leurs équipes autour de la sécurité et des impacts réglementaires et aident l’ensemble des collaborateurs dans la compréhension des nouveaux enjeux.  Ainsi, pour éviter la manipulation des bulletins de salaire au format papier et par conséquent l’accès à certains éléments confidentiels, la mise en place du prélèvement à la source est une véritable opportunité pour passer à la dématérialisation. Encore faut-il que, chaque entreprise adopte une démarche de communication claire et transparente auprès des collaborateurs ayant besoin d’être rassurés face à tout changement. 

[1] Source : Dossier de presse : la démarche de clarification du bulletin de paie, Secrétaire d’Etat chargé de la Réforme de l’Etat et de la simplification, 20 février 2017.

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