Le visual management : la performance par l'implication des équipes

Art de créer une vision cockpit sur un projet, le visual management transforme en profondeur le partage de l’information au sein d’une équipe. Le tout pour un bénéfice souvent oublié : l’investissement supérieur des participants dans la réussite d’un projet.

"Un bon croquis vaut mieux qu'un long discours" a dit un jour Napoléon. Plus que jamais d’actualité, le principe est au coeur du Visual Management. L’idée ? S’appuyer sur une communication visuelle performante pour améliorer la diffusion de l’information. Hérité de la méthode Lean inventée par Toyota dans les années 1980, l’outil a été remis au goût du jour pour les pratiques dites Agiles. Il est aujourd’hui incontournable.

Concrètement, les solutions de visual management prennent plusieurs formes. Dans leurs versions traditionnelles, elles consistent en l’utilisation de board papers avec des post-its, ou encore de tableaux blancs avec magnets et feutres réinscriptibles. Désormais, elles peuvent aussi être entièrement digitalisées et accessibles sur le web.

De nombreux outils de visual management 2.0 existent, chacun avec ses caractéristiques : Trello, Jira, Taiga, Basecamp... Certaines solutions de gestion de projet couplent même les deux approches, avec un dashboard visuel digitalisé.

 
Quelques clés pour réussir la mise en place d’un outil de Visual Management

Pour mettre en place ce type de solutions, il faut agir avec pragmatisme, par une approche d’amélioration continue partagée avec l’équipe. Car si le suivi opérationnel est relativement simple à instaurer, des ajustements seront indispensables pour le rendre pleinement performant. Ne pas hésiter donc, à la fin d’un sprint par exemple, à organiser un focus pour détailler la manière dont les équipes perçoivent l’utilisation de la solution.

Plus important encore : garder en tête que le visual management est un outil dédié à l’équipe. D’où la nécessité de faire participer celle-ci à sa mise en place par l’organisation d’ateliers en amont, puis de points d’étape.

 
Les bénéfices d’un management participatif

Jusque dans les années 2000, les relations de travail entre le chef de projet et son équipe se caractérisaient par leur verticalité. Chacun réalisait les tâches confiées sans avoir connaissance du travail des autres participants. Dans le cadre des solutions Lean & Agile, le Visual Management change la donne. Grâce à l’outil, l’information est partagée et les équipes participent pleinement au projet. Disposer de toutes les clés de compréhension développe la motivation des collaborateurs : chacun se soucie davantage de son impact sur l’ensemble. À cette fin, il faut s’astreindre à la tenue de réunions de suivi régulières – certaines quotidiennes, d’autres hebdomadaires ou mensuelles – pour favoriser les échanges. Le Visual Management a ainsi pour effet de recentraliser le système de production.

De son côté, le manager dispose d’une équipe davantage impliquée. Plus besoin d’aller à la pêche aux informations : elles lui sont remontées directement. Il est en capacité de faire des feedbacks immédiats. Ces échanges permanents transforment le contexte de travail, avec davantage de transparence et de confiance. Plus qu’un rôle de traditionnel chef de projet, le manager tient dès lors un rôle de coach sur l’équipe, qui doit elle-même prendre le lead sur la gestion opérationnelle du projet.

 Quelles informations partager ?

Le tableau de management visuel standardise l'affichage des projets dans l'environnement de travail. Élément clé de la solution de Visual Management, il prend la forme d’un panneau intégrant tous les éléments essentiels à la production (kanban, indicateurs), mais aussi les risks et issues, le PDCA board ou encore le board gestion des compétences. L’outil offre une visibilité complète sur l’état d'avancement du projet et permet l’identification rapide des difficultés, des besoins d’amélioration et des plans d'action. Il n'est pas rare d’y trouver également des messages ou encouragements de la direction et de l'équipe.

 

Quelles informations est-il pertinent de faire figurer sur cet outil de partage d’informations ?

Six zones sont traditionnellement incontournables :

·       Informations sur le déroulé opérationnel du projet : pour suivre l’état d’avancement des tâches affectées à chacun, avoir une vision des problématiques rencontrées des équipes, de ce qu’il reste à faire... Pour un suivi efficace, il est essentiel que les collaborateurs mettent à jour de manière quotidienne l’avancement de leurs tâches

·       Indicateurs légaux & contractuels : pour assurer un suivi de la qualité délivrée aux clients (jalons, livraisons, enquêtes de satisfaction clients…). Ce suivi peut être réalisé à un rythme mensuel

·       Tableau de suivi : pour compléter la vision opérationnelle, le Visual Management comprend aussi nécessairement un tableau de suivi des actions, des difficultés, des risques…

·       Plan-planning : pour montrer aux équipes l’état d’avancement du projet et les étapes à venir

·       Informations plus générales sur la vie du projet : par exemple, le prochain comité de suivi opérationnel ou le comité stratégique avec le client

·       Plan d’amélioration continue : lister les actions transverses, non opérationnelles, susceptibles d’améliorer la productivité

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