Impôts des entreprises : le fichier des écritures comptables devient obligatoire à partir du 1er janvier 2014
À compter du 1er janvier 2014, les entreprises tenant leur comptabilité générale au moyen de systèmes informatisés (1) devront obligatoirement la remettre au vérificateur de l’administration fiscale sous la forme d’un fichier des écritures comptables (FEC) en cas de contrôle fiscal.
l’Administration FiscaleC’est ce qu’indique le nouvel article A47 A-1 du Livre des Procédures Fiscales : « L’ensemble des données comptables et des écritures retracées dans tous les journaux comptables au titre d’un exercice est remis dans un fichier unique, dénommé fichier des écritures comptables, dans lequel celles-ci sont classées par ordre chronologique de validation ».Le défaut de présentation de ce FEC sera passible d’une amende égale à 0,5 % du chiffre d’affaires déclaré ou rehaussé par exercice soumis à contrôle avec un minimum de 1 500 €. De plus, la présentation d’un fichier incomplet et/ou inexploitable pourra entraîner l’application de la procédure d’évaluation d’office (2), et le doute quant à la fiabilité ou la sincérité de celui-ci pourrait conduire au rejet de la comptabilité.
Cette nouvelle disposition émane de la volonté de l’Administration Fiscale de continuer à intégrer les progrès de l’informatique de gestion dans ses pratiques de contrôle fiscal externe. Ainsi, elle s’est une nouvelle fois appuyée sur les exigences du droit commercial pour les transposer dans le champ d’application fiscal, prolongeant ainsi une pratique plus que trentenaire (3).
En effet, l’article R123-173 du Code de Commerce impose aux commerçants de tenir un livre journal, un grand livre et un livre d’inventaire. Il précise également que des documents sous forme électronique peuvent tenir lieu de livre journal et de livre inventaire, à condition qu’ils soient identifiés, numérotés et datés dès leur élaboration par des moyens offrant toute garantie en matière de preuve. Car, conformément à l’article 410-3 du plan comptable général, « les comptabilités informatisées doivent permettre de reconstituer à partir des pièces justificatives, appuyant les données entrées, les éléments des comptes, états et renseignements, soumis à la vérification, ou, à partir de ces comptes, états et renseignements, de retrouver ces données et les pièces justificatives ».
Avec le FEC, le vérificateur pourra mieux orienter les axes de contrôle et cibler efficacement les demandes de traitement dans le cadre d’un contrôle fiscal informatisé. Ce document sera conservé aussi longtemps que sera exigée la présentation des documents comptables auxquels il se rapporte.
Quant à l’entreprise, afin d’aborder sereinement le contrôle fiscal et s’éviter, en cas de doutes étayés de l’Administration Fiscale, une procédure de rejet de comptabilité, il lui faudra être capable de démontrer que les modalités de constitution du FEC sont compatibles avec les exigences du droit commercial, qu’il a été constitué à une date proche de la clôture de l’exercice auquel il correspond et que son contenu n’a pas été altéré depuis son établissement. Pour cela, le recours à un prestataire de type « Tiers archiveur » pourrait constituer l’une des solutions fiables dans la mesure où il permettrait aux entreprises utilisatrices de s’affranchir de toute suspicion d’avoir pu modifier les documents, en fournissant les éléments de preuve et de traçabilité associés.
L’arrêté du 29 juillet 2013 publié au JO le 1er août 2013 a défini le format informatique des écritures comptables ainsi que les mentions obligatoires qui devront figurer dans ce fichier. Ce FEC devra être constitué des « écritures » de l’entreprise (opérations d’inventaire, reprise des soldes de l’exercice antérieur, etc.) classées par ordre chronologique de validation, qui correspondent à 18 champs au contenu clairement défini et décrits dans les textes, dont 3 correspondant aux dates.
Sur ce point, et biens d’autres, de nombreuses questions sont posées et un exemple peut simplement en illustrer les différences : un commerçant a reçu le 3 octobre une facture d’un fournisseur établie le 28 septembre, mais il souhaite la comptabiliser sur la période de septembre non encore clôturée. Dans le FEC, il indiquera la date du 30 septembre sur le champ n°4, correspondant à la date de comptabilisation de l’écriture comptable. Le champ n°10, correspondant à la date de la pièce justificative, sera rempli avec la date du 28 septembre. Enfin, le champ n°16, correspondant à la date de validation de l’écriture comptable, sera rempli avec la date du 3 octobre. Le FEC devra être élaboré en fichier structuré, de type « txt » ou « xml », et non pas en « pdf », afin de permettre à l’Administration Fiscale de l’intégrer dans son logiciel d’analyse. Enfin, il est fortement recommandé de faire de l’établissement de ce FEC le dernier acte de la procédure de clôture d’exercice d’une entreprise.
En élaborant ce FEC, l’entreprise satisfera donc à ses obligations de présentation de la comptabilité lors des contrôles, sans être obligée de fournir une documentation papier. Des aménagements et précisions sur ce fichier des écritures comptables seront apportés dans un prochain Bulletin Officiel des Finances Publiques.
À noter toutefois : cette nouvelle disposition fiscale n’exempte pas les entreprises de satisfaire aux obligations du code de commerce (4) en matière de conservation des trois livres cités précédemment, registres comptables et pièces justificatives (bon de commande, de livraison ou de réception, facture client et fournisseur...) durant 10 ans.
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1) cf. Article L 47 A I nouveau du Livre des procédures fiscales (article 14 de la 3ème Loi de Finances Rectificative pour 2012).
2) Prévue au second alinéa de l’article L 74 du Livre des Procédures Fiscales.
3) Depuis l’article 97-I de la Loi de Finances 1982 (création du contrôle des comptabilités informatisées).
4) Article L 123-22 du code de commerce.
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Chronique co-rédigée avec Pascal SEGUIN, Avocat Associé, Taj, société d’avocats, membre de Deloitte Touche Tohmatsu Limited.