Conformité, communication... la digitalisation comme levier pour relever les défis de la fonction RH
Depuis plusieurs années, la fonction Ressources Humaines s’est structurée autour de processus annuels : revue de la performance, révisions salariales annuelles et NAO… Cependant, loin de la routine, la fonction RH se voit régulièrement challengée par les différentes réformes du droit du travail.
Ces derniers mois, le domaine de la rémunération a par exemple subi, à lui seul, beaucoup de changements : index de mesure des écarts de rémunération entre les femmes et les hommes, prélèvement à la source, loi Pacte et épargne salariale, transparence des rémunérations des dirigeants, prime exceptionnelle de solidarité… Ces réformes, qu’elles soient imposées par le gouvernement ou le résultat de l’action des mouvements sociaux, poussent la fonction RH dans son ensemble à ajuster ses pratiques et à avancer vite.
Faire du digital un allié pour la conformité
La conformité est au cœur de l’action des professionnels des RH et leurs obligations en la matière sont de plus en plus importantes. Un an après l’entrée en vigueur du RGPD, si la plupart des sociétés ont mis en place des procédures pour assurer la bonne gestion des données à caractère personnel (en témoigne l’explosion du nombre de Délégués à la Protection des Données - DPO), il reste encore beaucoup de questions sans réponse. La CNIL adopte pour l’instant une posture d’éducation et d’explication, mais l’on peut s’attendre à l’avenir à une augmentation des contrôles (et par là même des sanctions). Les RH, qui gèrent une masse importante de données personnelles, seront probablement très impactées. Par ailleurs, la transformation de l’inspection du Travail - entamée en 2016 - se poursuit et vise elle aussi à renforcer le nombre de contrôles. Ainsi, selon l’ANDRH, plus de 300 000 interventions des inspecteurs du travail sont prévues en 2019. Des inspections se concentrant sur les problématiques de fraudes, de travail illégal, de santé et sécurité au travail, mais également sur la qualité du dialogue social, en lien avec la mise en place des CSE dans les entreprises.
Face à ces politiques renforcées, assurer la sécurité des données et des documents devient un enjeu prioritaire. Or, pour les entreprises qui gèrent encore le dossier du personnel au format papier, c’est quasiment mission impossible puisqu’il est beaucoup plus complexe de savoir qui a accès à quelle information, combien de copies existent et si ce sont les dernières versions à jour. La digitalisation du dossier du personnel, en dehors de gains évidents en termes de productivité pour les opérations RH, est donc la seule manière de se mettre en conformité avec le RGPD. Gérer des règles de rétention des documents, s’assurer de la suppression de documents personnels à la demande d’un collaborateur, sécuriser l’accès de l’information uniquement aux personnes qui en ont légitimement besoin dans le cadre de leur métier… autant de points impossibles à maîtriser si l’on gère des documents papier mais que l’on peut sécuriser grâce à la digitalisation.
Digitaliser pour mieux communiquer
L’évolution de l’inspection du travail vise également à faciliter l’accès au droit du travail en proposant, d’ici le 1er janvier 2020, un code du travail numérique. Là encore, on voit que le digital est un moyen d’améliorer la communication avec les salariés. Dans la même veine, la mise en place par les DRH d’outils, tels qu’un portail Employé, permet de faciliter les échanges avec les collaborateurs. Point d’entrée unique pour le salarié, ce portail digital simplifie grandement son quotidien. Véritable base de connaissances, il permet d’une part la mise en ligne d’articles génériques que les salariés peuvent consulter pour trouver les réponses à leurs questions. Ce sont par exemple des rappels des règles et principes de base des RH : information sur la prise de congés, FAQ sur le congé maternité, rappel des obligations des salariés et des managers… Un tel portail permet aussi de mettre en avant du contenu spécifique à chaque population. Par exemple, si au sein d’un même groupe, plusieurs filiales ont des conventions collectives ou des règles diverses, les salariés n’auront ainsi accès qu’à l’information qui les concerne afin d’éviter la confusion. Ce portail est également l’occasion pour les professionnels des RH de communiquer de façon proactive en fonction de l’actualité : par exemple, on pourra mettre en avant - à l’époque des entretiens annuels - un article pour rappeler aux salariés et aux managers leur importance et les inciter à les préparer sérieusement et à ne pas les considérer comme un exercice administratif obligatoire, mais au contraire comme l’occasion d’avoir une discussion de qualité. Un portail Employé peut en outre permettre de leur donner accès à des ressources de formation, voire de e-learning. Autant d’éléments qui permettent de fluidifier la communication en interne et d’améliorer l’expérience collaborateur.
La fonction RH doit sans cesse relever de nouveaux défis liés aux différentes évolutions réglementaires comme aux nouvelles attentes des salariés. Face à ce challenge, le digital est un véritable allié pour mener à bien ces transformations.