Quels sont les nouveaux outils de travail pour attirer les digital natives ?

À l'aise avec les nouvelles technologies et souvent à l'affût des innovations, les digital natives sont une cible de choix pour de nombreuses entreprises. Mais ces dernières sont-elles assez attractives pour les intéresser ?

Les décisions des digital natives sont polarisées par un ensemble de valeurs et de priorités incontournables telles que l’instantanéité, l’impatience, le plaisir, l’épanouissement, le partage, la transparence et enfin le sens. Une vision du monde qui intègre à la fois leurs jugements et leurs choix, tant au niveau personnel que professionnel. Ainsi, en entreprise, les digital natives sont capables de rejeter les outils corporate s'ils les jugent trop obsolètes, ou à l’inverse, de choisir d’utiliser des outils plus consumer s'ils se sentent plus à l’aise avec (Whatsapp, par exemple). 

Certaines entreprises le savent : si elles tardent trop à faire évoluer les outils de travail de leurs collaborateurs, leurs recrues issue de la génération Z risquent d’aller chercher eux-mêmes ceux qu’ils estiment plus adaptés à leurs besoins. C’est ce qu’on appelle le shadow IT. 

Des utilisateurs-experts aux attentes élevées

Les digital natives sont nés avec Internet et ont l’habitude des applications qui se chargent vite, même en mobilité. Les interfaces digitales qu’ils utilisent sont très optimisées (design, UX, SaaS) et intuitives. Pas besoin de mode d’emploi : ils s’approprient immédiatement les différents outils collaboratifs mis à leur disposition et n’hésitent pas non plus à en utiliser plusieurs en même temps : qu’ils soient all in one, segmentés par usage (et intégrés entre eux) ou centralisés dans une  digital workplace. 

Aujourd’hui, 40% de la population mondiale possède un boîte e-mail (soit 2,9 milliards au total). Mais les emails sont de moins en moins utilisés au sein de l’entreprise : à la place, les Digital natives privilégient les messageries instantanées (en France : principalement Whatsapp, Messenger et Telegram) sur lesquelles ils partagent quotidiennement tous types de contenus (articles, vidéos, photos… et parfois des éléments professionnels : documents, comptes rendus...). En 2017, on dénombrait déjà 5,8 Mds de comptes de messageries instantanées, et on en prévoit 8,3 Mds en 2021 !

Ce besoin permanent de partager des idées ou des supports leur permet d’obtenir des feedbacks rapides. Ils ont besoin d’outils ouverts sur l’écosystème : pouvoir partager et échanger avec l’ensemble des parties prenantes à tout moment. L’outil doit donc faciliter le partage, l’échange, et les discussions.

Les réseaux sociaux d’entreprise “nouvelle génération” (de type Workplace ou Talkspirit) et certaines applications collaboratives (de type Slack ou Teams) répondent bien à ce besoin. Par rapport à l’e-mail, les messageries instantanées fluidifient les discussions, le partage d’information et accélèrent la prise de décision. De plus, ces conversations moins formelles rapprochent les gens et renforcent la proximité. Chez nos clients, on constate une véritable explosion de cet usage : à la CPAM du Bas-Rhin par exemple, 250 000 chats avaient été échangés entre collaborateurs au cours de l’année 2018 ; un volume qu’ils échangent désormais par trimestre !

Des DSI conscientes et engagées

Des études récentes montrent que la plupart des Directions des systèmes d’information sont déjà largement conscientes de cet enjeu et engagées pour y répondre. Celle publiée fin 2019 par l’éditeur américain LogMeIn révèle que 70% des DSI français vont investir dans les 12 mois sur des solutions de communication et de collaboration unifiées, afin de répondre notamment  à la demande de la nouvelle génération de salariés. Devant l’usage massif des messageries instantanées par les digital natives, la grande majorité des DSI sont décidés à équiper l’ensemble de leurs collaborateurs avec une solution de type WhatsApp.

De la même manière, ils ont pris conscience de l’importance du travail à distance pour les digital natives, qui désirent plus de flexibilité. Et devant cette attente, et aussi probablement compte-tenu des enjeux environnementaux, ils sont résolus à mettre en place des solutions qui favorisent le télétravail.

La montée en puissance du Shadow IT

Pourtant malgré les efforts déployés par les DSI, on observe que le shadow IT les prend souvent de vitesse. Pour pouvoir converser et partager facilement des informations, par exemple, la messagerie grand public WhatsApp est aujourd’hui un réflexe pour les équipes mal outillées. Le problème que cela pose à l’entreprise : des accès moins sécurisés, des données soumises au Cloud Act et des informations potentiellement sensibles qui échappent totalement au système d’information de l’entreprise. Mais ces dernières ont de moins en moins de marge de manœuvre : elles doivent désormais anticiper tous les besoins des équipes, afin de garder la main sur les choix technologiques et assurer la sécurité. 

L’ensemble des experts RH (notamment ceux qui travaillent sur les problématiques d’engagement comme l’Institut Gallup) s’accordent à dire que, si cette situation lance un énorme défi aux entreprises, elle sera néanmoins au bénéfice de l’entreprise tout entière. Ainsi, les salariés de la génération Z comme les plus anciens, ont tous à gagner de cet alignement sur les exigences des digital natives. La raison ? Éviter le ralentissement des processus d’approbation IT et limiter le risque de sécurité des données et des systèmes.