Comment passer à un télétravail "total" après la COVID-19 ?

Comment mettre en place une organisation de télétravail à 100% ? Voici quelques recommandations une transition efficace.

 Si vous n'occupez pas une "fonction essentielle", vous avez probablement travaillé à domicile cette année. En raison des mesures de confinement mises en place par les gouvernements, la majorité des entreprises du monde entier ont dû fermer leurs bureaux et réinstaller leurs employés chez eux en mars, s'essayant ainsi à la hâte au télétravail. Mais à mesure que les pays commencent à se rouvrir et à se tourner vers une "nouvelle normalité", l'avenir du travail pourrait ne jamais nécessiter un retour total au bureau. Beaucoup ont plutôt adopté le télétravail et prévoient de le faire indéfiniment.

Tandis que les grandes multinationales comme Facebook, Twitter et Shopify dévoilent toutes leurs nouvelles politiques de télétravail permanent, les entreprises du monde entier se demandent si elles ne pourraient pas elles aussi embrasser cette tendance du travail à distance. Passer au télétravail intégral est un objectif réalisable pour de nombreuses entreprises, surtout si les mises en place temporaires de télétravail ont été un succès pendant le confinement. Voici quelques conseils sur le travail à distance pour une transition efficace.

Comment structurer le télétravail ?

Dans une entreprise traditionnelle, les employés sont recrutés notamment en fonction de la proximité physique du lieu où se situe l'entreprise. Les salariés sont tenus de se rendre tous les jours dans les locaux de l'entreprise et d’y travailler pendant les heures d’ouverture prédéfinies. Cela restreint les recruteurs à la pépinière de talents locale et oblige les employés à vivre à courte distance, sans parler des frais quotidiens pour les deux parties.

Le travail à distance est l'alternative au travail de bureau. Mais ce qui est moins connu, c'est qu'il existe différentes façons d'organiser le télétravail. On peut les classer en deux catégories : le télétravail local (ou hybride) et le télétravail total.

• Télétravail local

Dans le cadre d'une stratégie de télétravail local, les employés se situent physiquement à proximité des bureaux de leur entreprise, mais ne se rendent pas dans les locaux tous les jours. Les employés sont libres de venir certains jours et de bénéficier de la souplesse du télétravail à temps partiel ou cinq jours par semaine. C'est l'approche que la majorité des entreprises ont mis en place à la suite de la pandémie de coronavirus.

Le télétravail local a ses avantages. Les collaborateurs peuvent toujours être mobilisés au bureau pour des réunions ou des échanges directs avec les clients tout en bénéficiant d'un peu plus de liberté. Mais il existe aussi certains inconvénients. Les entreprises continuent à devoir payer pour conserver un local physique, et elles ne peuvent pas recruter aussi librement dans le monde entier.

• Télétravail total

Pour les entreprises qui ont réussi à adopter le télétravail local à la suite de la COVID-19, il est intéressant de se lancer dans le télétravail complet. Cette stratégie donne aux employés locaux actuels la liberté de demeurer là où ils sont ou de déménager où ils le souhaitent.

Le télétravail total ne convient pas à toutes les entreprises. Si une entreprise fait affaire avec des clients en face à face, cela n'est peut-être pas la bonne option pour elle. En revanche, il serait possible de permettre à certains services de travailler à distance tout en conservant les département en qui sont en contact avec les clients dans un bureau local.  Chaque entreprise a sa propre solution.

• Avantages du télétravail total

Nul ne songerait à adopter un modèle de télétravail s'il n'y avait pas de bénéfice à en tirer. Vous aurez peut-être constaté certains avantages au home office et apprécié la gestion de votre temps lors de la pandémie, mais il y a encore plus de bon côtés à découvrir en rendant le télétravail intégral et permanent. En voici quelques-uns :

Recrutement dans le monde entier

Il est également possible d'autoriser le télétravail total à certaines fonctions internes tout en maintenant d'autres fonctions en télétravail local. À titre d'exemple, il peut être intéressant de recruter des spécialistes à distance tout en conservant sur place une équipe de service clientèle. Celle-ci pourra toujours être amenée à intervenir en face à face avec les clients, pour autant même si elle ne le fait pas, la satisfaction des clients a tendance à augmenter lorsque les professionnels du service sont à proximité. Si cette stratégie ne réduit pas complètement les coûts de gestion d'un bureau, elle les diminuera certainement.

Réduction des charges

En éliminant les bureaux, on réduit les coûts à la fois pour les employeurs et les salariés. Selon Global Workplace Analytics, toute entreprise de 50 employés qui opte pour le télétravail intégral pourrait connaître des gains financiers de plus de 900 000 dollars par an, alors que les employés économiseraient 5 354 dollars et 23 jours de temps de déplacement par an. Le calculateur d'économies sur le télétravail de l'entreprise vous permet de savoir combien votre entreprise économiserait en travaillant à distance.

 Augmentation de la productivité

On admet volontiers que l'emploi d'une équipe à distance est corrélé à une meilleure productivité. Ce phénomène a été abondamment étudié, la mesure exacte de la hausse de productivité des entreprises à distance étant cependant variable. Ainsi, le Harvard Business Review a constaté que l'Office américain des brevets et des marques a enregistré une augmentation de 4,4% de la productivité des employés qui ont tiré profit des avantages du télétravail, alors qu'une étude comparable de Stanford a révélé une augmentation de 13% de la productivité. Peu importe où votre entreprise se situe dans cette fourchette, même une légère croissance de la productivité est capable de se refléter dans des paramètres tels que la rentabilité et la satisfaction des clients.

Quelques conseils pour mettre en place un télétravail total

Afin d'adopter un mode de télétravail total, il convient de modifier quelque peu l'organisation et le fonctionnement dans un bureau ou même au sein d'une équipe à distance. Voici quelques tips pour s’assurer que personne ne soit laissé de côté.

• Maintenir la connexion

Il est plus facile de communiquer lorsque toutes les personnes se trouvent dans un même bureau. En effet, chacun n'appréhende pas de la même manière la nécessité de rester connecté à distance, ce qui peut constituer un véritable choc culturel. Il est important d’équiper tous les employés des outils de communication numérique et d’encourager les managers à se montrer disponibles autant que possible, en plus de programmer des sessions de feedback régulières.

Chaque fois que de nouveaux employés sont engagés à distance, il convient de repenser le parcours d'intégration pour s’assurer que chaque nouveau embauché reçoit le soutien qu'il convient. Avant toute chose, il est important de prévoir une formation exhaustive sur les outils de travail à distance en amont afin que les collaborateurs aient accès à tous les moyens de communication dont ils disposent. En outre, on peut envisager de diffuser une communication à l'échelle de l'entreprise pour accueillir les nouveaux arrivants et encourager les autres à se présenter virtuellement.

• Définir le rythme de travail

Lorsque les entreprises optent pour le télétravail, elles renoncent souvent à l'horaire de 9h à 17h qui était appliqué au cours des journées traditionnelles au bureau. Quand les employés se déplacent souvent ou sont dans des fuseaux horaires différents, l'organisation du travail peut s'avérer délicate, car des horaires de travail disjoints conduisent souvent à des retards importants dans les communications en va-et-vient.

Pour garantir que chacun soit sur la même longueur d'onde, la solution peut être d’établir quelques heures pendant la semaine durant lesquelles les employés sont tous censés être connectés. Ce sera le moment opportun pour planifier des réunions et des appels vidéo d'équipe, effectuer des annonces dans toute l'entreprise et laisser à chacun la possibilité d'avoir des échanges directs en cas de besoin.

Il peut être utile de planifier le travail à distance de manière différente pour les postes en contact direct avec les clients. Dans le cas d'une équipe clientèle, par exemple, nécessitant un service à des heures précises, un membre de cette équipe devra être joignable à tout moment sur ce temps. Dans le cas des sociétés qui gèrent le service clientèle par message ou par email, le mieux serait simplement de fixer un délai de réponse minimum. Cela laisse aux employés une certaine latitude, à condition qu'ils consultent leurs courriels régulièrement.

• Suivre les données

Pour mesurer véritablement les avantages d'une télégestion complète, il faut surveiller étroitement les données et suivre les changements dans le temps. Mais avant de démarrer la transition vers le télétravail total, il faut décider quels sont les indicateurs clés de performance à utiliser pour mesurer la productivité et la réussite. Voici quelques idées de points de données à surveiller :

o   Utilisation des outils à distance

o   Temps passé en appels vidéo

o   Délai moyen de réalisation des projets

o   Rotation du personnel

o   Satisfaction des clients

o   Volume des ventes

o   Rentabilité

• Déterminer les politiques de travail à distance

Il est courant que la politique d'entreprise traditionnelle ne match pas à l'organisation de télétravail complet. Avant que le télétravail ne devienne permanent, il est important d’étudier tous les documents de réglementation de l’entreprise et de les actualiser afin de définir précisément les exigences à l'égard des travailleurs à distance. Naturellement, il faut informer clairement l'ensemble des salariés de tout changement de ces politiques et leur permettre de faire part de leurs réactions et de poser des questions.