Les nouveaux défis RH pour le collectif et l'individu dans le "monde d'après"

Devenu une norme dans les entreprises, l'open space avait pour ambition de faire des bureaux un espace convivial. Outre la dimension autour de la qualité de vie au travail des collaborateurs, l'open space avait pour objectif d'optimiser leur productivité.

Pourtant attrayant de prime abord avec ses volumes ouverts, le bon vieil open space semble perdre en attractivité, notamment auprès des collaborateurs pour qui calme et intimité sont l’équation idoine, rimant avec concentration et performance. Par ailleurs, l’adoption massive du télétravail et des nouvelles technologies de téléconférence ont changé les pratiques de travail et les formes de collaboration. De fait, l’open space reste-t-il encore la meilleure manière de promouvoir la collaboration au sein d’une entreprise ? Peut-il rester inchangé ou va-t-il devoir évoluer pour s’adapter à de nouvelles pratiques et contraintes sanitaires ?

Le retour des employés dans les open space va-t-il booster leur collaboration ?

La question mérite d’être posée car l’open space, censé promouvoir la collaboration, pourrait pourtant causer l’effet inverse. Dans un article paru dans Harvard Business Review en 2014 (Balancing “We” and “Me”: The Best Collaborative Spaces Also Support Solitude), les trois auteurs Christine Congdon, Donna Flynn et Melanie Redman expliquent qu’un espace de travail qui veut promouvoir la collaboration doit aussi permettre à ses employés de travailler seuls et dans le calme.

Leurs recherches ont révélé qu’en 1980, après une première vague d’open space, 85 % des employés américains déclaraient avoir besoin d'endroits pour se concentrer sans distractions, et 52 % déclaraient qu'il manquait de tels espaces. Pour contrer cette crise de la concentration, des milliers de cubicles envahissent les bureaux à travers les États-Unis. Dix ans plus tard cependant, la tendance s’inverse : seulement 23 % des employés voulaient alors plus d'intimité tandis que 50 % souhaitaient être en contact avec les autres plus facilement et 40 % voulaient plus d'interactions.

Loin des clichés positifs qu’il véhicule, l’open-space peut représenter un facteur de mal-être pour les collaborateurs. Stress, bruit et agitation permanente, autant de qualificatifs qui font de cet espace initialement pensé pour le collectif un frein au respect nécessaire de l’espace personnel. D’ailleurs, dans un open-space, le cerveau serait interrompu toutes les 11 minutes, et il lui faudrait 23 minutes pour se recentrer sur sa tâche. Par conséquent, il s’agirait donc de créer des espaces pour accommoder ce besoin d’intimité ou de solitude afin de permettre aux collaborateurs de passer d’un mode de travail à l’autre et être plus sereins.

Repenser le design des espaces de bureau 

La “workplace strategy", que l'on peut traduire par "stratégie de l'environnement de travail", est définie comme "l'alignement dynamique des modes de travail d'une organisation avec l'environnement de travail afin de permettre des pics de performance et de réduire les coûts" par le Journal of Corporate Real Estate (Savage, A.―Workplace Strategy: What it is and why you should care‖ Journal of Corporate Real Estate, Vol. 7 No. 3, 2005). Plus concrètement, cette démarche implique “une approche systématique pour améliorer l'efficacité et l'efficience de la façon dont l'espace de travail est utilisé en changeant la façon dont l'espace de travail est agencé".

L’architecture, l’agencement, le design et le mobilier d’un espace de travail ne sont pas des choix anodins. Au-delà de leur fonction esthétique ou fonctionnelle, ces paramètres sont en effet des contraintes auxquelles les employés doivent s’ajuster voire s’adapter à la fois seuls et collectivement. Ajouter une grande table haute dans la cuisine, revoir la répartition des équipes sur un même étage, ou encore réaménager l'accueil en y ajoutant un coin café, telles peuvent être des détails ou des changements de design plus radicaux qui peuvent inciter les employés à adopter certains comportements plutôt que d'autres.

Adapter le design à la culture et au mode de fonctionnement de l’entreprise

Le design des espaces de travail doit cependant être adapté à la culture d’entreprise et aux us et coutumes des équipes car toutes les entreprises, et a fortiori leurs différents départements, ne collaborent pas de la même manière. Il s’agit donc de définir d’abord l’aménagement de l’espace en fonction des témoignages recueillis auprès des équipes avant de se pencher sur le design à proprement parler. L’aménagement de l’espace implique aussi nécessairement de se pencher sur la répartition des équipes. Qui devrait être à côté de qui pour faciliter le travail et la collaboration entre collaborateurs ? Autant de questions à considérer dans le réaménagement d’un espace de travail.

Les modes de travail ont profondément changé. Cette mutation propulsée et accélérée par la transformation digitale dans ce contexte inédit a fait naître de nouveaux challenges au sein des entreprises. Entre considération du collectif propice à l’émulation et conservation de l’intimité et sérénité de l’individu lui-même, les défis RH n’en sont qu’à leurs prémices.