Les sessions de groupe, nouvel outil de cohésion vidéo
À mesure que davantage d'entreprises adoptent un mode de travail hybride, les barrières entre collaborateurs peuvent être plus compliquées à effacer et impacter l'efficacité de leur collaboration.
Les séances de brainstorming, les échanges en one-to-one ou encore les ateliers en comité restreint qui se déroulaient tout naturellement entre les collaborateurs au bureau se font aujourd’hui derrière un écran. La communication asynchrone étant souvent peu nuancée, il est facile de négliger certains détails importants. Les sessions de groupe, ou breakout rooms en anglais qui sont des espaces dédiés à des groupes réduits de collaborateurs, peuvent être un dispositif de travail qui permet de rester engagé dans un environnement de travail à distance.
Sur le plan pédagogique, et avec l’adoption de plus en plus courante par plusieurs universités des cours à distance, l'apprentissage en groupes restreints est aujourd'hui indispensable. Dans une salle de classe virtuelle, le professeur est généralement celui qui a le plus la parole pendant le cours. Ainsi, les étudiants peuvent avoir plus de mal à participer ou à exprimer leurs idées dans un tel contexte. En revanche, avec les sessions de groupe, les enseignants peuvent renforcer l'engagement des étudiants, adapter leur pédagogie selon le niveau du groupe et donner aux étudiants plus de libertés pour s’exprimer. Cela permet également aux étudiants de se réunir virtuellement pour les travaux de groupe, permettant d’intensifier l’apprentissage. Le professeur peut ainsi naviguer de session de groupe en session de groupe afin de s’assurer du bon déroulement et répondre à leurs questions.
Un espace de collaboration loin des perturbations du bureau
Une étude menée par Asana en janvier 2021 révèle que les collaborateurs français passent 66% de leur temps sur des tâches non qualifiées telles que l’organisation et la consultation de leurs e-mails. Ils passent 5 heures par semaine à refaire du travail ayant déjà été accompli par leurs collègues et perdent plus de 3 heures par semaine à assister à des réunions qui ne les concernent pas directement. À mesure que les communications asynchrones s'accumulent, la résolution des problèmes peut devenir plus compliquée. Toutes ces distractions peuvent entraver l'engagement et les échanges entre collaborateurs.
Les sessions de groupe permettent de renforcer nettement la collaboration et la productivité des équipes par le biais de leurs nombreuses fonctionnalités. Chaque groupe possède tous les dispositifs nécessaires pour favoriser l’interaction tels que le partage de contenu et le chat. Ces fonctions permettent aux collaborateurs de travailler plus facilement en groupe et de vivre une expérience pleinement interactive. Un collaborateur junior peut, par exemple, y avoir recours pour obtenir un retour d’expérience rapide sur son travail ou encore quelques personnes peuvent s’en servir pour organiser une brève réunion afin d’éviter de multiples messages de chat et emails. Cela étant dit, quatre impératifs sont à prendre en considération afin de garantir un usage efficace des sessions de groupe, à savoir : se focaliser sur un seul et unique sujet, établir des règles de conduite, comme, par exemple, demander aux collaborateurs de se déconnecter des applications de messagerie et de chat, utiliser un minuteur pour structurer la réunion et maintenir les participants attentifs au sujet, et enfin utiliser des outils adéquats pour faciliter le déroulement de la réunion.
Maintenir la cohésion, même à distance
L’implémentation des sessions de groupe devient une nécessité pour de nombreuses entreprises. Celles-ci notent que la mise en place de ces espaces booste la cohésion des équipes, contribuent à la productivité lors des réunions stratégiques, favorise les connexions entre collaborateurs, leur engagement et leur créativité. Ces espaces peuvent participer à augmenter la collaboration au sein de l'équipe, assouplissent et fluidifient les discussions en groupes restreints en créant une ambiance agréable, et éviter la lassitude et l'épuisement qui peuvent surgir lors de la participation à de nombreuses réunions en ligne. Des contenus tels que des blogs, des vidéos, des études de cas et d'autres supports peuvent être transmis avant ou pendant ces sessions afin de stimuler la discussion. Les conversations en petits groupes permettent tout naturellement le partage entre collègues. Les interactions en nombre restreint favorisent l’échange et le partage et peuvent inciter plus facilement les collaborateurs à nouer des liens interpersonnels. On peut, en effet, imaginer qu’il est plus facile de créer du lien dans un salon vidéo regroupant 2 ou 3 collaborateurs plutôt qu’une dizaine.
Enfin, d’un point de vue efficience, ces salles représentent un outil pouvant accroître la cohésion d’équipe. En limitant le nombre de participants, elles contribuent à établir des échanges plus fluides, les collaborateurs se sentant plus à l’aise pour discuter, exposer leurs idées ou débattre des actions ou sujets concernés.
Au niveau éducatif, et avec la mise en place de l'enseignement à distance, les interactions sociales semblent avoir été fortement réduites, à mesure que les enseignants se focalisent davantage sur l’aspect pédagogique. Avec les sessions de groupe, la dimension sociale peut être centrale et contribuer ainsi à la cohésion générale du groupe et rendre l’expérience d’apprentissage meilleure. Il est, en effet, tout à fait possible de briser la glace entre étudiants avec les sessions de groupe et leur permettre d’apprendre tout en s’amusant.
Avec la mise en place des sessions de groupe, les plateformes d'engagement vidéo continuent d’apporter de nouvelles contributions pour soutenir le monde du travail hybride et la collaboration virtuelle afin de rendre l'expérience de tous les collaborateurs plus agréable, quel que soit le lieu duquel ils opèrent. Une meilleure connectivité et une mise en relation dans des groupes réduits permettent de garantir une meilleure productivité et cohésion entre les équipes.