Logiciel de gestion du personnel : les meilleurs KPI pour évaluer la qualité des plannings
Les logiciels de gestion du personnel (WFM) peuvent jouer un rôle déterminant dans les activités des entreprises modernes.
Un planning de haute qualité permet non seulement de renforcer l'efficacité opérationnelle et la satisfaction des collaborateurs, mais aussi d'améliorer le service à la clientèle. Bien entendu, pour obtenir un retour sur investissement (ROI) significatif, il est essentiel de s’appuyer sur un outil technologique capable de planifier de manière optimale.
Cependant, déterminer si un outil de gestion du personnel aide réellement une organisation peut s’avérer difficile car cela nécessite d’identifier les bons indicateurs clés de performance (KPI). La meilleure façon de relever ce défi est d'aligner le choix de ces indicateurs sur les objectifs généraux de l’entreprise et d'exploiter les données disponibles dans des outils de gestion des ressources humaines.
Le choix des KPI appropriés pour évaluer la qualité du planning est propre à chaque société car les objectifs commerciaux et les besoins en matière de main d'œuvre sont différents pour chacune. En effet, les KPI couramment utilisés offrent des informations précieuses et peuvent être utilisés de manière individuelle ou combinée pour donner un score qualitatif de la planification.
L’efficacité du planning
L’un des KPIs fondamentaux dans l'évaluation de la qualité des plannings est celui de l'efficacité. Il mesure l'efficacité avec laquelle un programme répond aux besoins du personnel tout en réduisant les risques de sureffectif ou sous-effectif.
L’efficacité est calculée en fonction des excédents et des déficits vis-à-vis de la charge de travail requise. Par exemple, si un système planifie cinq employés alors que seuls trois sont nécessaires, le shift peut sembler couvert à 100 %. Toutefois, dans ce scénario, deux membres du personnel supplémentaires sont programmés, ce qui entraîne un écart de 40 % par rapport au niveau optimal de ressources humaines. Par conséquent, l'efficacité n'est que de 60 % en raison du sureffectif. Tout écart peut donc influencer l’efficacité d’un planning hebdomadaire, que ce soit en termes de sureffectifs ou de sous-effectifs.
Bien aligner les contrats ou la disponibilité des collaborateurs sur les besoins des entreprises (magasins, restaurants, etc.) améliore considérablement l'efficacité de la planification. Par exemple, certaines entreprises utilisent l’IA afin d’améliorer les prévisions en matière de ressources humaines grâce à des données et des analyses détaillées. En s'appuyant sur des stratégies de recrutement basées sur les données, des outils d’IA permettent de déterminer les rôles de chacun, le nombre de salariés nécessaires et les durées de contrat optimales. Cette approche répond à des problématiques essentielles liées au monde du travail, simplifiant ainsi le processus de planification.
Le respect du planning
Le respect des horaires est un autre KPI essentiel qui évalue le degré d'implication des collaborateurs. Il est calculé en pourcentage à partir des heures programmées et réellement travaillées. Pour obtenir une mesure précise, l'utilisation d'une solution de pointage/gestion des heures est essentielle. Un nombre élevé et constant d’irrégularité dans les fiches de présence, telles que les arrivées et départs anticipés ou les pauses manquées, peut indiquer des problèmes au niveau des données utilisées pour optimiser les horaires. De telles divergences peuvent avoir un impact sur la qualité globale du planning et entraîner une augmentation des coûts.
Couverture horaire
Il est essentiel de prévoir le bon nombre de collaborateurs pour des créneaux horaires spécifiques afin de répondre aux besoins en matière de charge de travail. La couverture horaire garantit qu'un nombre suffisant de salariés est programmé pour répondre à la demande prévue au moment T.
Le coût du planning
Analyser la rentabilité des plannings est essentielle pour une bonne gestion des effectifs. Toutefois, pour calculer le coût d'un planning spécifique, il ne suffit pas de se baser sur un taux de salaire horaire moyen et sur les heures prévues. Des fonctionnalités sont désormais disponibles pour prendre en compte les coûts individuels des salariés, le paiement des heures supplémentaires, les primes de soirée et d'autres facteurs lors du calcul des coûts des horaires. Cela permet d'obtenir une visibilité plus précise de l’envergure financière des décisions en matière de planification.
Conformité du planning
Vérifier la conformité du planning consiste à évaluer dans quelle mesure les horaires respectent le droit du travail et les règles définies par l'entreprise. De même, suivre les règles de l'organisation est essentiel pour maintenir la cohérence opérationnelle et l'équité entre salariés, ainsi que pour accroître leur satisfaction.
La satisfaction des employés
Pour garantir la qualité du planning, il faut s'assurer qu’il convient aux collaborateurs. La meilleure façon d'y parvenir est de recenser les avis et de conduire des sondages sur les règles de l’entreprise plutôt que sur les préférences de chacun (afin d'éviter la subjectivité). Affiner les règles sur la base de d’avis communs peut conduire à un meilleur respect des horaires et à une plus grande satisfaction générale des équipes.
Certifications (formation et compétences)
Pour que les opérations soient efficaces, il est primordial de déterminer si les collaborateurs sont bien affectés aux postes correspondant à leur compétences et capacités spécifiques. Toute discordance à cet égard doit être prise en compte dans le calcul des KPI de la planification.
La sélection des KPI doit toujours s'aligner sur les objectifs propres à l’organisation. L'analyse régulière de ces indicateurs permet aux employeurs d'affiner les processus de planification et d'améliorer la gestion globale des effectifs. En se concentrant sur la qualité des emplois du temps, ils peuvent mieux optimiser les opérations, améliorer le service à la clientèle, accroître la satisfaction des équipes et maximiser le retour sur investissement des solutions WFM.