Gestion du cycle de vie des contrats, les avantages d'une solution intégrée
La transformation numérique des entreprises a été accélérée de façon inattendue, soulignant son importance cruciale pour la continuité des activités.
Nombreuses sont les entreprises qui ont adopté des solutions technologiques de manière rapide et disruptive, favorisant ainsi une accélération notable de leur transformation numérique. Cette évolution rapide a mis en évidence l'importance cruciale de la digitalisation pour la continuité des activités et l'adaptabilité aux nouveaux environnements. Selon une étude du cabinet McKinsey, la transformation digitale des entreprises s'est accélérée de près de sept ans par rapport aux projections antérieures. Cette accélération témoigne de la capacité d'adaptation des entreprises et souligne l'urgence d'investir dans des solutions technologiques et des infrastructures adaptées pour répondre aux défis d’aujourd’hui.
Parmi ces solutions technologiques, celle de la signature électronique (et tout élément relatif à la gestion des accords) a été largement instaurée dans les entreprises, quelle que soit leur taille ou leur secteur. D’ailleurs, la grande majorité (70 %) des entreprises augmentent leurs investissements dans le numérique et l’adoptent afin d’être compétitives dans un environnement commercial en constante évolution.
Bien que pouvant être installés de manière indépendante, ces logiciels peuvent aussi être intégrés à d’autres plateformes. Du CRM aux ERP, les intégrations offrent aux collaborateurs et aux utilisateurs de nombreux bénéfices et avantages : que ce soit en termes de rapidité, d’efficacité ou de temps gagné.
Les bénéfices d'une solution largement intégrable
Une adoption plus rapide - Malgré les idées reçues, le déploiement d’une solution de signature électronique et/ou de gestion d’accords peut se faire très rapidement. Surtout lorsqu’elle est intégrée à un outil déjà utilisé par tous les collaborateurs d’une entreprise. En effet, grâce aux API (Interface de Programmation d’Application), il devient simple et rapide de mettre en place ce type de solution dans un outil existant et la prise en main par les collaborateurs se voit facilitée. Ainsi, en fonction de la taille de l’entreprise et du projet, il est possible de constater une augmentation de productivité en seulement quelques jours, ou semaines.
Un gain de temps considérable et des processus simplifiés - Un autre avantage qu’offre une solution intégrable est le temps gagné par les différentes parties prenantes. En signant et éditant des contrats au format papier, non seulement le risque de manquer des informations ou des changements étaient plus importants, mais les délais de signatures pouvaient eux aussi être rallongés. Avec une solution de gestion d’accord intégrée, la gestion de l'ensemble des contrats (de la rédaction, en passant par les différentes validations jusqu’à la signature finale) est désormais simplifiée pour les collaborateurs et pour les clients. Par exemple, intégrer une solution numérique de gestion des contrats dans une plateforme de communication d'entreprise comme Slack ou Microsoft Teams, permet aux employés de signer des documents, directement dans la plateforme, sans interruption. Cette option offre donc une expérience « sans couture » plus fluide et un gain de temps considérable pour les signataires.
Des cas d’usages applicables à tous secteurs
L’avantage principal des solutions intégrables n’est pas des moindres. En effet, elles conviennent à tous les services, départements ou industrie. Du secteur juridique, à celui de la vente en passant par les RH, l’intégration de solutions de signature électronique et de gestion de contrat permet à tous de bénéficier des avantages précédemment cités.
Prenons l'exemple emblématique de Facebook, qui a connu une expansion remarquable entre 2012 et 2020. Face à cette croissance exponentielle des inscriptions, la société a été contrainte de procéder à des recrutements massifs, atteignant jusqu'à 50 nouvelles embauches par semaine. Devant cette réalité, l'équipe des ressources humaines a rapidement identifié le besoin d'une solution de gestion des documents numériques pour augmenter l'efficacité, automatiser et faciliter le processus d'intégration des nouveaux collaborateurs, tout en passant à une solution qui leur permettrait d’atteindre un objectif de zéro papier.
En intégrant une solution de gestion du cycle de vie des contrats à son CRM et son ERP, Facebook a pu automatiser l'ensemble du processus d'accueil. Cette démarche a généré des économies de temps significatives, permettant à l'équipe RH d'économiser 20 heures dès la première semaine d'intégration. Ce succès fulgurant aux États-Unis a incité l’entreprise à déployer cette solution innovante dans d'autres régions du monde, notamment la région EMEA.
Dans un tout autre secteur, CMS Francis Lefebvre, cabinet d’avocats international, avec plus de 70 bureaux dans le monde, a également fait le choix d’une solution intégrée de signature électronique pour répondre aux challenges rencontrés par leur filiale française. Au début de la pandémie, et afin de garder le lien avec leurs clients, ils ont dû trouver une solution rapide à mettre en place et à utiliser, qui répondaient aux contraintes juridiques intrinsèques à leur activité. Avec l’intégration de l’e-signature, les avocats et membres du cabinet ont pu, en 45 minutes seulement, être formés pour devenir complètement indépendants par la suite sur l’utilisation de la solution. Un combo gagnant pour ces équipes qui non seulement gagnent du temps, se conforment aux réglementations évolutives (eIDAS notamment) tout en respectant la sécurité et la confidentialité de leurs clients. Fort de ce succès initial, l'adoption de cette solution s'est progressivement étendue à l'ensemble du réseau CMS, offrant une gestion contractuelle harmonieuse et transparente, tout en optimisant les processus de création de contrats, devis et factures sur diverses plateformes.