7 conseils pour réduire la facture télécom d'entreprise

Etablir un inventaire télécom, contrôler les tarifs, les usages... Tour d'horizon de sept actions pour réduire les coûts d’une facture télécom sans avoir à relancer un appel d'offres auprès des opérateurs.

1ère étape : Etablir son inventaire télécom

Avant toute chose, l'entreprise doit connaitre précisément l'ensemble des éléments qui composent son parc télécom : matériels, lignes, services, contrats, abonnements, remises, etc.

 

Ces éléments sont souvent disponibles dans l'entreprise. Néanmoins, l'expérience nous a montré que ces informations sont dispersées entre diverses personnes ou différents sites sur des supports et des sources différentes.

 

Dès lors que l'entreprise possède plusieurs sites géographiques et différents fournisseurs de solutions télécoms, la consolidation des informations et l'analyse devient vite chronophage et demande un investissement humain important.

 

Etablir la cartographie de ses actifs télécoms est pourtant un élément fondamental, véritable pierre angulaire de la démarche de Telecom Expenses Management (T.E.M.).

 

 

2ème étape : Rationaliser et optimiser

 

Une étude approfondie de l'inventaire, des usages et de la facturation permet d'avoir une cartographie et un audit complet du parc télécoms.

 

Après cette étape, il est plus simple pour l'entreprise de se lancer dans des actions d'optimisation et de rationalisation du parc avec, par exemple, l'identification des ressources et des coûts inutiles ou encore l'adaptation des abonnements et options aux usages réels...

 

L'exercice consiste entre autres à soumettre aux gestionnaires télécoms internes l'inventaire du ou des fournisseurs afin qu'ils le confrontent à la réalité terrain de leurs besoins et contraintes.

 

Nous estimons que cette étape de rationalisation représente une réduction des coûts de 5 à 25 % en fonction de la configuration des entreprises.

 

 

3ème étape : Contrôler les tarifs

Trop de factures télécoms comportent des erreurs de facturation. Vérifier la bonne application des tarifs contractuels peut permettre de générer des économies importantes.

 

Effectuer ces contrôles manuellement peut devenir un travail titanesque et périlleux, aussi l'utilisation d'un outil de TEM ou la délégation de ce travail à des experts télécoms s'avère très rentable.

 

 

4ème étape : Etudier et contrôler les usages

Suivre, mesurer et analyser les usages des collaborateurs permet de réduire considérablement la facture télécom des entreprises.

 

Utiliser un outil de Telecom Expense Management (TEM) est la solution pour avoir à disposition des tableaux de bords, des reportings et des analyses permettant d'avoir rapidement accès aux informations décisionnelles sur le parc et la facturation télécom.

 

Des alertes proactives peuvent être générées et un certain nombre de services sont proposés pour sensibiliser les utilisateurs à leurs coûts de consommations. En effet, sur les usages mobiles, environ 25 % du trafic voix et près de 50% du trafic data sont réalisés en période soir et week-end.

 

 

5ème étape : Anticiper

Anticiper les évolutions des comportements et des usages de consommation télécoms est fondamental. Il faut considérer par exemple une croissance de l'entreprise à l'international ou la consommation toujours croissante en data mobile.

 

La mise en regard de ces besoins en capacités télécom avec son architecture actuelle permet de déterminer les évolutions futures.

 

Les impératifs en téléphonie liés aux évolutions des entreprises doivent être maitrisés.

Au lieu d'adapter les besoins au parc existant, beaucoup d'entreprises procèdent à des achats de nouvelles lignes non justifiés. Dès lors, il n'est pas rare de se trouver avec des parcs télécom inadaptés

 

 

6ème étape : Négocier et renégocier

Il faut préalablement mettre en avant la renégociation avec son opérateur en place. Dans un but de fidélisation, les opérateurs accordent souvent des remises ou s'alignent sur la concurrence. Il est primordial que l'entreprise ait un contact privilégié avec son opérateur.

 

S'appuyer sur un expert en achat Télécom, permet également de renégocier un contrat télécom onéreux. Si les outils permettent de détecter les utilisations consommatrices et d'éliminer les ressources inutiles, il faut s'appuyer sur une véritable expertise du marché afin de mener une renégociation des offres et des tarifs.

 

Nous estimons que cette étape représente une réduction des coûts de 8 à 30 %* en fonction de la configuration des entreprises.

 

 

7ème étape : Pérenniser

Toutes ces étapes de réduction des coûts sont complémentaires et chronologiques. Elles permettent d'optimiser la facturation et la gestion des télécoms à un instant T.

 

Afin de pérenniser l'assainissement du parc télécom dans l'entreprise, il est judicieux de s'appuyer sur un outil de TEM pour profiter de services et de conseils dédiés.

Ces missions de conseils s''intègrent dans les processus opérationnels des entreprises et deviennent des moyens d'aider les gestionnaires télécoms notamment pour :

-      La création de reportings et d'analyses des coûts de consommation,

-      La gestion des lignes, des matériels et des utilisateurs,

-      La ventilation des coûts et la validation des factures,

-      La commande de nouveaux matériels télécoms,

-      L'outsourcing complet de la gestion opérationnel & financière des télécoms.