Etienne de Verdelhan (L'Occitane en Provence) "Nous élaborons nos processus dans l'optique de les rendre réplicables d'un pays à l'autre"
Présent dans 60 pays dans le monde, le spécialiste français des produits de soin naturels s'est équipé d'un système d'information international. Un environnement qui s'articule autour de deux progiciels principaux.
L'Occitane en Provence est présent dans 60 pays à travers le monde, à travers un réseau de 900 magasins. Comment s'organise l'informatique du groupe ?
Historiquement, L'Occitane en Provence a une culture de management très décentralisée. Les filiales se sont constituées au fil du temps avec une logique entreprenariale forte. L'informatique s'est construite sur la même logique. Lorsque je suis arrivé il y a 7 ans pour créer la DSI du groupe, chaque pays avait développé son propre système d'information.
L'Occitane en Provence est à la fois distributeur, et fabricant pour la plupart de ses produits. Le marketing est centralisé, ainsi que la production. Nous disposons d'une usine à Manosque, à laquelle viennent s'ajouter quelques sous-traitants. Dans ce contexte et historiquement, les principales missions de la DSI ont porté sur la mise en place d'un ERP et d'un système de retail internationaux basés sur des applications du marché.
Vous vous êtes donc orienté vers une démarche progicielle ?
Nous exploitons en effet des systèmes standards du marché. Même si notre organisation est complexe, avec de multiples canaux de distribution, nous estimons qu'elle ne justifie pas une politique de développement spécifique. Nous adaptons donc nos processus et notre organisation au fonctionnement de ces technologies. Dans cette optique, l'idée est naturellement de sélectionner des applications les plus proches possibles de nos besoins, dans une optique de performance. Cette politique de rationalisation favorise aussi la mutualisation des coûts et des énergies.
En termes méthodologiques, nous élaborons nos processus dans l'optique de les rendre réplicables d'un pays à l'autre. Il est vrai que des différences importantes peuvent exister entre certaines filiales. Pour faire face à ces disparités, nous réalisons des paramétrages locaux. C'est le cas par exemple pour le Mexique, en vue de prendre en compte le besoin règlementaire de suivi des numéros d'importation.
Quels sont les deux produits que vous avez retenus, pour la partie progiciel de gestion intégré d'une part, et pour le système de retail d'autre part ?
Pour l'ERP, nous avons opté en 2001 pour Adonix X3, notamment pour les fonctions financières, commerciales, de gestion de la chaîne logistique et de la production. Cette application est déployée en mode centralisé pour l'Europe et le Mexique, et en local aux Etats-Unis. Adonix ne proposant pas de support pour l'Asie et son produit n'étant pas adapté pour cette région linguistiquement, nous avons choisi le progiciel de Microsoft, Navision, pour nos implantations asiatiques.
Du côté du système retail, nous utilisons une application éditée par la société canadienne Raymark. Elle permet à nos boutiques de gérer leur stock, leur encaissement, ainsi que leur base de données clients en couvrant également les aspects promotionnels. Le déploiement de cette brique est bien avancé. Nous poursuivons actuellement sa mise en place dans les pays d'Europe de l'Est.
Comment vous positionnez-vous au sein du groupe pour mener à bien ces projets transverses ?
Nous intervenons comme fournisseur de services vis-à-vis des filiales.
La DSI est rattachée au siège du groupe, la maison mère. Nous intervenons comme fournisseur de services vis-à-vis des filiales. Pour les différents systèmes que nous mettons en place, nous disposons d'un mode de tarification forfaitaire par utilisateur et par mois. Au cas par cas des projets, nous nous appuyons sur des sociétés de services spécialisées dans nos problématiques ou directement sur l'éditeur de la solution choisie. Pour l'ERP par exemple, nous nous sommes appuyés sur un intégrateur spécialisé dans les produits Adonix. Il nous a épaulé dans la mise en œuvre des premières entités, nous poursuivons seul maintenant.
Aux côtés des deux briques majeures que vous avez évoquées, vous vous êtes également lancés dans des projets de déploiement d'autres applications, dans le domaine décisionnel notamment...
Nous nous sommes en effet engagés dans un projet de CPM [ndlr Corporate Performance Management]. La plate-forme que nous avons retenue s'articule autour d'un datawarehouse et d'un système d'élaboration et de suivi budgétaire basés sur la technologie IBM / Cognos. A cela s'ajoute une application de consolidation financière reposant sur SAP BPC.
Nous avons par ailleurs standardisé notre gestion d'entrepôt autour du logiciel Geode de Sage. Il s'agit d'un système spécialisé permettant une gestion détaillée des stocks, jusqu'à la gestion des préparations de commande par la biais de terminaux mobiles en Wi-fi. Nous avons aussi déployé un système de gestion des prévisions de vente, reposant sur le produit FuturMaster. Il consolide les besoins en production.
Enfin, nous avons bâti une plate-forme commune pour le Web. Elle est exploitée par l'ensemble de nos sites à l'exception des sites japonais et chinois qui présentent des particularités fortes en termes de langue et de fonctionnement. Elle est basée sur la technologie Microsoft. Via cette plate-forme, nous mettons à la disposition des sites de nos filiales un système de gestion de contenu Web pour gérer le marketing local. Nous l'avons combiné à un environnement de e-commerce basé sur Microsoft Commerce Server qui peut être activé en cas de besoin.
Votre politique de mutualisation concerne-t-elle également les couches d'infrastructure ?
Nous cherchons à mutualiser les efforts en matière de support utilisateurs
Oui. Nous déployons par exemple une forêt d'Active Directory sur laquelle s'appuie une infrastructure de communication Exchange. Pour compléter cette solution, nous lui adjoignons actuellement Microsoft Communications Server qui apporte des fonctions de communication présencielle, de chat, de téléconférence, etc. L'objectif est de mettre à disposition des outils de travail collaboratif , pour faciliter notamment les échanges internationaux sur des sujets communs. Grâce à sa logique de voix sur IP, cette infrastructure nous permet par la même occasion de réduire nos coûts de communication. Pour 2008, nous prévoyons de mettre en place un portail centralisé, basé sur Microsoft Sharepoint, pour favoriser l'échange d'information.
Notez que nous cherchons également à mutualiser les efforts en matière de support utilisateurs. Nous avons mis sur pied un help-desk pour l'ensemble de l'Europe. C'est également le cas pour l'Amérique du Nord. Ces centres disposent d'un système complet de gestion d'incidents. Pour ce qui est de l'Asie, des structures sont présentes dans chaque pays pour répondre aux particularités linguistiques.
Comment vous situez-vous vis-à-vis de votre direction générale ?
La DSI est rattachée à la direction générale. Pour mener à bien des projets tels le déploiement de notre ERP ou de notre système de retail, l'implication et le soutien de la direction sont fondamentaux. Au sein de la DSI, nous cherchons à être proactifs vis-à-vis des besoins fonctionnels. Nous considérons que notre connaissance des métiers associée à notre expertise de l'informatique nous permet d'offrir une valeur ajoutée forte en matière de propositions sur les projets à court ou moyen terme.
Et une fois qu'un sujet à traiter est identifié en lien avec la direction générale et les directions fonctionnelles concernées, nous commençons autant que possible par l'éprouver sur un périmètre restreint avant un déploiement plus large. Ce projet pilote nous permet de contrôler que la valeur métier d'une solution est en phase avec son coût.
Etienne de Verdelhan, 37 ans, est diplômé de Supelec (1993)
2001 DSI Groupe de L'Occitane.
2000-2001 Responsable fonctionnel d'un site web comparateur d'assurances en ligne
1999-2000 Responsable de la logistique au sein de l'équipe du Défi Français pour la Coupe de L'America 2000 en Nouvelle Zélande
1993-1999 Conseil dans le secteur Banque/Assurance au sein de la structure "Management Consulting Services" chez Price Waterhouse