L’heureux mariage de la Gestion Electronique de Documents et de l’investissement alternatif

Depuis des années, les entreprises, quel que soit leur secteur d’activité, s’équipent de solutions de Gestion Électronique de Documents. Ce type d’outil permet de préserver la mémoire collective en un lieu sécurisé et accessible depuis n’importe quel point de la planète et à tout moment.

Depuis peu, ce type de solution gagne également le monde de l’investissement alternatif en recherche de sécurité et d’efficacité.
La notion de mémoire collective dépasse d’ailleurs la nécessité que l’information survive au collaborateur. C’est aussi affaire de fluidité dans le partage de la connaissance des faits et clients pour une meilleure efficacité commerciale et de gestion. Bref, une contribution directe à la compétitivité.
Dire qu’Internet a bousculé notre notion du temps est un lieu commun, en gérer les conséquences reste à acquérir. Dans cette pression du « tout tout de suite », la mise en place d’une GED permet incontestablement d’accélérer la mise à disposition d’une matière documentaire riche et trop souvent sous exploitée.

Investissements alternatifs : besoins et spécificités de la GED

La GED s’impose progressivement dans le monde de l’investissement alternatif. Les premiers à s’y intéresser ont été les gérants d’actifs physiques et il est fréquent de rencontrer ce type de système dans les entreprises de gestion immobilières qui y consignent l’histoire de leurs relations avec leurs locataires (baux, quittancement, correspondances…) ou des biens en gestion (factures de travaux, actes d’achats et de vente etc.)
Son utilité commence désormais à être perçue dans toutes les variantes de l’investissement alternatif. Mais cela ne s’impose pas comme une évidence dans un univers où l’atomisation des savoirs et des feuilles de calculs reste prégnante. Encore une fois contraintes règlementaires et normatives ne sont pas étrangères à cet intérêt naissant.

Et le temps gagné à l’occasion des démarches d’audit, internes comme externes, quand la preuve du chiffre peut être apportée d’un clique plutôt qu’en fouillant la poussière des archives ou des arborescences tentaculaires, réjouira les concernés en allégeant la charge de leur mobilisation.
Et ne négligeons pas les bénéfices commerciaux du dispositif, lorsque la trace des correspondances avec les investisseurs, la capacité à répondre promptement à une demande d’information, la disponibilité immédiate des reporting antérieurs contribuent à la qualité de service qui devient si essentielle dans une industrie sous pression concurrentielle croissante.

Quels documents va-t-on trouver dans la GED d’un investisseur alternatif ?

La liste suivante est loin d’être exhaustive mais démontre l’intérêt de centraliser une volumineuse littérature et d’en simplifier l’accès :

• les informations juridiques des sociétés et actifs détenus,
• les modalités de financement, à l’actif comme au passif : emprunts, pactes d’actionnaires, notification de tirage etc,
• Les relations avec les tiers : correspondances, documents contentieux, rapports d’audit,
• Les informations de valorisation : due diligences, études,
• Les éléments de communication : historique des reportings, brochures, prospectus.