Comment s'adapter à l'ère de la consumérisation de l'IT ?

Favoriser l'expérience IT consumérisée peut se révéler un atout en entreprise. Elle joue un rôle clé dans la mise en place d'une orientation numérique plus large et améliore la satisfaction des collaborateurs.

En 2005, les analystes de Gartner faisaient la prédiction suivante : la consumérisation serait "la tendance la plus significative pour le secteur de l'IT au cours des 10 prochaines années". Aujourd'hui, cette prédiction est devenue réalité. La consumérisation de l'IT désigne la tendance des salariés à amener sur leur lieu de travail les outils et appareils technologiques qu'ils utilisent chez eux, comme leur smartphone ou leur tablette - en jargon consacré : BYOD, pour bring your own device.

En effet, les applications d’entreprise sont rarement aussi épurées ou intuitives que les applis grand public. Or l’utilisation de logiciels lents et poussifs au travail a contribué à creuser un fossé entre l’expérience numérique que les employés vivent à titre personnel d’une part et professionnel d’autre part. Ce décalage se répercute bien souvent sur leur productivité et leur satisfaction. 47% des professionnels de la vente et du support déclarent d’ailleurs que le logiciel est le premier facteur qui détermine leur habilité à faire leur travail correctement [1].

Les équipes informatiques se retrouvent de ce fait dans une position inconfortable. Tout d’abord, pour des raisons de sécurité essentiellement, elles doivent s’assurer d’avoir une visibilité complète de l’ensemble des logiciels et applications qui se connectent à leur réseau.  D’autre part, elles doivent s’efforcer d’atténuer la fracture numérique qui existe entre les applications d’entreprise et les applications personnelles autorisées utilisées dans l’enceinte de l’entreprise. Bien que s’agissant d’un challenge compliqué à surmonter, favoriser l’expérience IT consumérisée peut se révéler un atout. En effet, elle joue un rôle clé dans la mise en place d’une orientation numérique plus large au sein de l’entreprise, et améliore la satisfaction des collaborateurs de manière significative.

Pour surmonter le défi de la consumérisation, ces 3 conseils sont à prendre en compte afin de ne plus avoir à faire de compromis ni sur la productivité ni sur la sécurité.

1. Ne pas se laisser dépasser par le Shadow IT

Selon Gartner, la tendance du shadow IT est partie pour durer et, avec la prolifération des solutions numériques au sein des entreprises, le pouvoir décisionnel des départements IT est amené à évoluer. "If you can’t beat them, join them", dit-on outre atlantique, ou en français et de manière plus adaptée, “Si vous ne pouvez les contrôler, rejoignez-les”.

La manière dont les entreprises se procurent la technologie a changé. Désormais, n’importe quel responsable métier avec des connaissances technologiques peut se procurer des logiciels parmi l’offre SaaS des fournisseurs. La consumérisation de la technologie facilite encore davantage ce processus pour l’ensemble des salariés. Petit à petit, le shadow IT ne se limite plus uniquement aux logiciels mais s’étend également au matériel et gadgets informatiques.

Si le shadow IT représente des risques pour la sécurité des données et la cyberhygiène de l’entreprise, ce phénomène n’est pas uniquement synonyme de problèmes pour le département IT. Le shadow IT peut être générateur de bienfaits conséquents en étant susceptible d’avoir une influence positive sur la compétitivité d’entreprise et la productivité des collaborateurs.

C’est donc au département informatique d’identifier comment et à quel niveau le shadow IT est utilisé, et de laisser la possibilité aux collaborateurs de continuer à utiliser ces applications, tout en s’assurant de garantir la sécurité du réseau d’entreprise.

Pour ce faire, une communication ouverte est indispensable. Le service informatique doit impérativement aller à la rencontre de chaque équipe métier afin de les sensibiliser à la manière dont ils peuvent contribuer à atteindre leurs objectifs et résultats. Il est également essentiel pour l’équipe IT d’être informée de tout investissement technologique réalisé, même si elle n’est pas impliquée dans l’achat.

2. Impliquer les collaborateurs

En matière de choix de logiciel, la majorité des entreprises a une approche top-down, ce qui peut leur coûter chaque année des millions d’heures de productivité et des milliards de dollars.

Le temps de la communication unidirectionnelle de l’IT vers les utilisateurs est révolu. Voici venu le temps du dialogue et de l’agilité.

Compte tenu de l’impact majeur des logiciels sur la productivité, le bien-être des employés et la réussite de l’entreprise, il est impératif pour les entreprises de s’assurer de l’adhésion de l’ensemble des parties prenantes avant de mettre en œuvre une nouvelle solution technologique.

En effet, l’utilisation d’un logiciel imposé peut susciter de nombreuses frustrations. Et ce constat est encore plus marqué chez les millenials. Pourtant, dans les faits, les employés ont bien plus souvent leur mot à dire dans le choix des snacks ou de la décoration que dans celui des logiciels qu’ils utilisent au quotidien !

Solliciter l’avis des collaborateurs dans les décisions relatives aux logiciels est une manière de les impliquer plus activement dans le processus, de favoriser l’adoption des outils, et de réduire leur temps d’adaptation aux nouvelles solutions. Cela permet également de s’assurer que le logiciel qui fait l’objet d’un investissement est centré autour du client et aide véritablement l’entreprise à s’adapter à l’ère de la consumérisation IT.

A l’image des outils comme Teams ou Slack, choisir des solutions modernes, accessibles à tous les salariés, et proposant une expérience intuitive est une façon simple de remporter l’adhésion des utilisateurs, et donc de favoriser l’implication de tous.

Les entreprises ont un devoir, envers leurs employés, leurs clients et elles-mêmes, d’intégrer l’avis de leurs employés aux processus d’achat des logiciels. Le bien-être des collaborateurs et la satisfaction des clients, ainsi que la santé de l’entreprise, en dépendent.

3. Instaurer une culture de communication ouverte

Pour les collaborateurs en poste, les mises à niveau et les changements informatiques font partie des évolutions d’entreprise les plus stressantes. C’est pourquoi une communication efficace visant à accompagner les employés pendant cette période de changement est indispensable. Si les entreprises et les départements IT communiquent de manière efficace, l’adoption des nouveaux logiciels peut se faire de manière transparente, rapide et en toute sécurité. Faire monter en compétences les employés et les sensibiliser aux éventuels dangers des achats de solutions IT personnelles est aussi une façon pour l’entreprise d’assurer une transition plus fluide et de de rassurer les employés vis-à-vis des autres technologies utilisées sur le lieu de travail.

Dans le monde du travail version 3.0, le shadow IT est un phénomène inévitable, une lame de fond contre laquelle il serait vain de tenter de résister, mais que l’on peut dompter de façon intelligente. Pour pallier ses potentiels effets négatifs et accroître la productivité et la satisfaction des collaborateurs, les équipes IT doivent en premier lieu s’assurer de sensibiliser l’entreprise dans son ensemble aux choix d’investissements technologiques qu’elles réalisent, investir dans des logiciels axés sur les clients, et enfin instaurer une véritable culture de communication ouverte.

[1] selon le rapport « voice in the choice survey » 2019 publié par Freshworks