La gouvernance de l'information : enjeu clé pour résoudre les risques de non-conformité et réduire les coûts

Entre les risques de conformité et l'augmentation des coûts, avoir la main sur la gouvernance de l'information est essentiel. Le point sur les six défis à relever sur ce terrain.

La gouvernance est une problématique centrale qui soulève de nombreuses interrogations pour une grande partie des entreprises. Selon une étude de l'AIIM, 75% d'entre elles considèrent le déluge d'informations comme un véritable problème. Un pourcentage élevé mais finalement peu surprenant compte tenu du volume croissant des contenus dont les formes se multiplient, des nouvelles exigences réglementaires et du nombre de fonctionnalités limitées des premières générations d'outils de gestion. Entre les risques de conformité et l’augmentation des coûts, avoir la main sur la gouvernance de l’information est essentiel. Revenons alors ici sur les principaux challenges liés à la gouvernance de l’information et comment y répondre.

Enjeu #1 – La gestion manuelle des fichiers

Les utilisateurs n’ont pas toujours le réflexe de classer les documents quand et où ils le devraient. Les gestionnaires de documents doivent alors appliquer divers calendriers de rétention adaptés à tous les différents documents. L’automatisation vise notamment le talon d’Achille de la gestion de fichiers : la déclaration manuelle. Elle permet en effet d’appliquer des règles et des métadonnées spécifiques lorsqu’un dossier est créé et placé dans le plan de classement.

Les utilisateurs, déjà bien occupés au quotidien, n’ont pas à se préoccuper de la gestion contenu (ni même à la comprendre). À la place, les fichiers sont automatiquement capturés en cours de processus, comme par exemple, dès qu’un contrat est validé ou qu’un employé quitte l’entreprise. Et lorsqu’il s’agit de rétention de fichiers, les plans de classement configurables mettent efficacement ce processus critique sur pilote automatique. Les enregistrements sont automatiquement conservés pour une durée prédéfinie, puis archivés et détruits dans les délais fixés. La gestion de toute une diversité de documents et le contrôle des fichiers sont alors considérablement simplifiés.

Enjeu #2 – Un volume de fichiers en croissance exponentielle

Outre le volume en croissance constante, les formats de contenu sont devenus extrêmement variés (images, vidéos, contenus des réseaux sociaux, etc.). Au-delà de sa gestion, le volume soulève aussi des inquiétudes en termes de confidentialité et de sécurité des données. IDC prévoit une croissance de la sphère des données de 175 ZB d’ici 2025. Le phénomène n’est vraisemblablement pas près de s’essouffler, il faut donc rapidement prendre les choses en mains.

L’Intelligence Artificielle (IA) et le machine learning permettent d’extraire et de taguer automatiquement et à grande échelle les enregistrements à l’aide de métadonnées contextuelles précises. Cela offre un meilleur contrôle sur la façon de classifier, de conserver et de sécuriser de plus en plus de fichiers. Avec les solutions modernes de gouvernance, il est possible de tirer parti des services de fournisseurs cloud comme ceux d’AWS, pour mettre en place des technologies d’enregistrement des fichiers enrichis comme les images et les vidéos avec l’aide de l’IA.

Comment protéger les données d’informations personnelles ? Grâce au machine learning, il est possible d’identifier et de signaler le contenu avec des données de conformité et peuvent donc être gérés de façon appropriée. La gouvernance assistée par l’IA s’impose comme une fonctionnalité incontournable pour éviter les problèmes de conformité notamment dans un contexte où la réglementation devient de plus en plus stricte. 

Enjeu #3 :  Des fichiers dispersés dans différents systèmes de gestion de contenu

Toujours selon une étude de l’AIIM (Association for Intelligent Information Management), 52% des entreprises ont au minimum 3 systèmes d’ECM / DM / RM et 22% déclarent en avoir 5 ou plus. En conséquence, il devient d’autant plus difficile d’assurer une gestion holistique et cohérente de contenu. Or, le changement et les coûts induits par une migration jugée complexe effraient de nombreuses entreprises.

Pourtant, ceci n’est pas forcément nécessaire pour gérer le contenu de façon cohérente et intelligente car les solutions modernes de gouvernance permettent de le faire directement - dans leurs applications natives. À partir d’une interface unique, les gestionnaires peuvent appliquer des politiques standardisées aux fichiers hébergés dans des systèmes multiples. Il est souvent plus rapide et facile d’ajouter la gouvernance automatisée aux applications traditionnelles sans avoir à effectuer une migration complexe. Elle s’applique de façon transparente pour les employés qui peuvent continuer à travailler sur les programmes avec lesquels ils se sont déjà familiarisés.

Dans le cas où il serait nécessaire de consolider les fichiers sur un emplacement centralisé, une légère migration peut être effectuée sans impact particulier sur l’activité (déplacements de fichiers à la demande ou par petits lots). Des plateformes disposent de connecteurs préconfigurés pour que les fichiers puissent être gouvernés dans Microsoft Office 365, Microsoft Sharepoint, SAP, Salesforce, IBM FileNet, Documentum et autres.

Enjeu #4 : Des fichiers sur l’ordinateur qui échappent aux contrôles de gouvernance et de gestion des fichiers

Plusieurs utilisateurs font des copies de fichiers et travaillent dessus à partir de leur disque local. Ces contenus échappent alors aux contrôles de conformité et de sécurité.

La technologie Desktop Sync n’est pas nouvelle, de nombreuses solutions de gestion de fichiers permettent déjà de synchroniser le contenu entre l’emplacement centralisé et les disques locaux. Mais la possibilité de synchroniser également toutes les politiques de gouvernance et de gestion des fichiers est, elle, plus récente. Ainsi, les fichiers sauvegardés sur les ordinateurs des employés sont pris en charge par les systèmes de contrôle de conformité.

À l’aide du Desktop Sync, il est possible de protéger les informations sensibles avec des contrôles de sécurité avancés. Par exemple, les fichiers marqués "classés" peuvent être supprimés automatiquement des disques locaux des employés. Avec la menace constante des violations de données et des cyberattaques, ces précautions ne sont pas juste bonnes à prendre, elles sont essentielles.

Enjeu #5 : L’e-discovery et l’application de suspensions pour raisons légales sont des processus fastidieux

Souvent, les fichiers sont dispersés dans différentes applications et répartis entre plusieurs emplacements, ce qui rend les processus de recherche longs et peu précis.

Les fonctionnalités de recherche fédérée permettent de déterminer quels sont les enregistrements et contenus actifs gérés par une solution de gouvernance. Cela signifie que plusieurs référentiels peuvent être interrogés simultanément pour trouver les fichiers pertinents, quel que soit leur emplacement. Les résultats peuvent être consultés, filtrés et exporter pour les utiliser dans un outil d’e-discovery. Par ailleurs, des suspensions peuvent être appliquées pour des raisons juridiques. Elles permettent d’empêcher les modifications et la suppression du contenu concerné lors d’une enquête ou d’un audit.

Enjeu #6 :  La flambée des coûts de stockage ronge le budget IT

Sauvegarder de multiples fichiers trop longtemps est à la fois coûteux et risqué. En outre, les enregistrements deviennent davantage des ressources passives que des ressources actives.

Tout d'abord, les solutions de gouvernance dotées de capacités de gestion du cycle de vie de l'information (ILM) permettent de gérer par programme l’endroit où les enregistrements sont stockés en définissant des règles qui les déplacent vers des solutions de stockage moins chères basées sur les besoins de l'entreprise. Deuxièmement, il est possible de réduire les coûts en archivant les enregistrements sur AWS, Microsoft Azure et d'autres services cloud. À titre d’exemple, le stockage sur Amazon S3 Glacier coûte jusqu'à 70% de moins que le stockage dans un centre de données propriétaire.

Cette sélection constante des fichiers permet non seulement de réduire les coûts de stockage mais aussi de limiter la vulnérabilité et les risques de non-conformité.