Comment réussir sa digital workplace ?
Facilitée par de nouvelles solutions technologiques, la mise en œuvre d'une digital workplace ouvre aux entreprises les portes d'une nouvelle culture de la performance conjuguant autonomie et collaboration.
Les principaux enjeux d’une digital workplace
Les entreprises qui s’engagent dans un projet de digital workplace cherchent avant tout à améliorer leur performance, leur productivité et leur attractivité, en renforçant :
- La satisfaction et la rétention des collaborateurs, grâce à un environnement de travail offrant une expérience utilisateur comparable à celle des applications et équipements digitaux qu’ils utilisent quotidiennement à titre personnel,
- L’autonomie et l’efficacité du collaborateur, en permettant à chacun d’accéder facilement à toutes les informations, applications et personnes dont il a besoin pour prendre des décisions opérationnelles et s’acquitter de ses missions,
- La collaboration et l’intelligence collective, à travers des outils structurés permettant de constituer des communautés métiers ainsi que des équipes transverses ou géographiquement dispersées, d’associer aux projets des partenaires externes et des clients afin de favoriser le partage de connaissances, la production d’idées et la construction de réponses innovantes aux problématiques métiers.
L’énoncé de ces enjeux permet de comprendre qu’un projet de digital workplace ne se réduit pas à la mise en place d’une quelconque solution technique. Il s’agit d’une transformation en profondeur, visant à :
- ouvrir l’entreprise à de nouvelles façons de travailler, plus productives et plus créatives, et à des modes de management plus horizontaux et plus participatifs,
- ancrer ces pratiques dans la culture de l’entreprise, afin qu’elle soit durablement à même de relever les défis propres à son marché avec plus de proactivité et d’agilité.
L’apport des nouvelles solutions
Si la technologie ne fait jamais tout, elle n’en est pas moins décisive pour atteindre les objectifs de performance et de modernisation des modes de travail que peuvent se fixer les entreprises. Une nouvelle génération de solutions leur donne la possibilité d’accélérer et accompagner cette transformation en structurant leur digital workplace à leur rythme, en fonction de leurs priorités et de leur maturité à l’égard du digital.
Ces plateformes se caractérisent par leur indépendance vis-à-vis des technologies et applications déjà présentes dans l’entreprise. Pouvant être déployées dans n’importe quel contexte, sans remettre en cause les outils existants, elles permettent au contraire de mieux les articuler et de les compléter en apportant des capacités avancées dans quatre domaines :
- la personnalisation de l’environnement de travail, avec une interface qui devient le point d’entrée unique vers les applications, services et informations correspondant aux besoins et au profil de l’utilisateur,
- le partage d’informations et la communication interne, à travers des fonctionnalités familières de publications, d’abonnements et de commentaires,
- la création, la gestion et l’animation de communautés, internes ou ouvertes à des partenaires externes, dédiées à un métier, un projet, un centre d’intérêt ou autre,
- l’accès simplifié aux données et ressources grâce à de puissantes fonctions de recherche, de gestion et d’organisation.
Enfin, ces nouvelles solutions ouvertes et entièrement paramétrables sont vraiment conçues pour rendre l’information, les ressources et les services applicatifs accessibles à tout moment, avec une expérience utilisateur optimale quel que soit le type d’appareil.
Les piliers d’une digital workplace réussie
Les solutions actuelles offrant d’infinies possibilités d’assemblage et de personnalisation, il est d’autant plus important pour l’entreprise de structurer sa démarche et de mettre en place les conditions de réussite d’un projet de cette nature, notamment :
- Un sponsoring de haut niveau : une digital workplace fait nécessairement évoluer les pratiques de travail, les postures managériales et les comportements individuels. La démarche doit être portée par la direction générale de façon à incarner les nouvelles orientations et à légitimer l’implication de toutes les parties prenantes.
- L’implication des directions clés : la DSI, pour les questions techniques d’intégration et de sécurité, la DRH pour accompagner collaborateurs et managers dans leurs changements de pratiques et de responsabilités, la Direction de la communication pour promouvoir les possibilités offertes par le nouvel environnement de travail à mesure qu’il s’enrichit.
- L’implication des collaborateurs : étant les premiers concernés, c’est évidemment avec eux qu’il faut, d’une part, identifier et prioriser les cas d’usage les plus créateurs de valeur et, d’autre part, concevoir pour chaque cas d’usage l’expérience utilisateur souhaitée, celle-ci conditionnant l’utilisation future des outils et services de la digital workplace.
Bien commencer pour réussir dans la durée
Faire de l’entreprise une digital workplace à part entière est un projet de longue haleine. Il faut l’appréhender comme une dynamique et, pour cela, commencer en se concentrant sur :
- Un nombre limité de cas d’usage. L’expérience montre que l’on peut en seulement quelques semaines parvenir à une première version offrant les principales fonctionnalités et l’expérience attendues. Cette version sera ensuite affinée en travaillant avec les utilisateurs.
- La communication autour des premiers cas d’usage. La communication est essentielle pour faire savoir à l’échelle de l’entreprise ce qui est en cours de réalisation, sensibiliser les utilisateurs concernés et favoriser l’expression des retours d’expérience.
- La mesure des usages réels. La mise en place d’indicateurs permet de suivre le niveau d’adhésion des collaborateurs et la manière dont ils s’approprient les nouveaux outils. L’analyse des données de la plateforme permet quant à elle de savoir ce qui est utilisé, comment et depuis quel device, et de repérer ce qui est sous-utilisé et doit être optimisé.
- L’accompagnement des collaborateurs et des managers. En transformant les modalités de travail, une digital workplace rend les collaborateurs plus autonomes mais fait aussi émerger de nouveaux rôles, avec par exemple l’apparition de la fonction de "community manager interne".
Une étude récente[1] révèle que si 63% managers estiment que le développement de la digital workplace favorise une posture de chef d’orchestre/coach d’équipe, ils sont 45% à avoir le sentiment de perdre en impact et influence sur leurs collaborateurs dans leur rôle de supervision et d’animation d’équipe. Si l’on veut qu’ils soient acteurs et moteurs dans la construction de l’entreprise de demain, plus performante parce que plus moderne et plus agile, ils doivent être les premiers convaincus du bien fondé de ces évolutions et être eux-mêmes aidés dans la réinvention de leur rôle.