Plateformes collaboratives : ClickUp prend l'ascendant sur Notion
Lancé en 2016, Notion.so s'est très vite imposé sur le front des outils collaboratifs. Orientée wiki, cette plateforme permet de créer à la volée des interfaces web pour gérer des notes et autres contenus, mais aussi des tâches et des projets, y compris sous la forme de tableau kanban. Comptant 1 million d'utilisateurs en 2019, Notion en revendique 20 millions fin 2021. Face à elle, un acteur fait désormais figure de chalenger. Créé en 2017, ClickUp monte en puissance depuis début 2021. Se présentant comme un outil de gestion de projet "tout en un", il compte à ce jour un peu plus de 4 millions d'utilisateurs. Et dans le match des fonctionnalités entre les deux sociétés US, ClickUp remporte la partie haut la main.
| ClickUp | Notion | |
|---|---|---|
| Plateforme de Wiki | X | |
| Gestion des connaissances | X | |
| Gestion de documents | X | X |
| Tableau Kanban | X | X |
| Calendrier | X | X |
| Tableur | X | X |
| Diagramme de Gantt | X | |
| Carte mentale | X | |
| Géolocalisation des tâches | X | |
| Tableau blanc | X | |
| Moteur d'automatisation | X | |
| Prix | - Free (gratuit) : 100 Mo de stockage, nombre de tâches et de membres illimités. - Unlimited (5 dollars par utilisateur et par mois) : stockage illimité, intégrations illimitées. - Business (9 dollars par utilisateur et par mois) : Google SSO, équipes illimitées. |
- Personal (gratuit) : pages illimitées, partage avec 5 invités, API. - Personal Pro (4 dollars par mois) : chargement de fichiers illimité, invités illimités, historique de version de 30 jours. - Team (8 dollars par mois et par utilisateur) : nombre de membres illimité, espace collaboratif |
Il n'en reste pas moins un aspect sur lequel Notion demeure à la pointe. "Comparé à ClickUp, la grande force de Notion réside dans sa souplesse. Cette solution permet par exemple d'associer sur une même page un tableau de pilotage kanban à divers types de contenu : notes, rapports, listes de choses à faire, tableurs simplifiés…", explique Thomas Poisoint, consultant au sein du cabinet Spectrum Group. Chez Lecko, société de conseil en collaboration, Notion est aussi utilisé pour gérer l'ensemble de l'expertise interne de l'entreprise. "La promesse de ce produit est de proposer un tout-en-un recouvrant wiki, gestion de tâches, de projets et de documents", confirme Bastien Le Lann, directeur associé chez Lecko.
Souple vs structurant
Alors que Notion tire ses racines de la gestion de contenu à l'image de Confluence ou XWiki, ClickUp s'est d'abord spécialisé dans la collaboration d'équipe. A l'image de Notion, il intègre évidemment calendrier et tableau kanban. Mais il va beaucoup plus loin en matière de gestion de projet en intégrant des tableaux blancs interactifs ou encore des consoles de pilotage de charges de travail et de management par objectifs. Sans oublier des diagrammes de Gantt pour visualiser les dépendances existantes entre tâches issues de différents projets. Une vue permet également de visualiser sur une carte des tâches associées à des adresses.
Autre avantage de ClickUp sur Notion : une meilleure prise en compte des méthodes agiles. Au-delà du kanban, ClickUp intègre les concepts de sprint, d'itération, de tâche et sous-tâche, d'objective & key results (OKR)... "A la différence de Notion, il gère le Scrum", complète Thomas Poisoint chez Spectrum Group.
"ClickUp a clairement plus de potentiel que Notion"
Face à l'extrême souplesse de Notion, ClickUp apparaît de facto comme un outil plus structurant. "La prise en main de Notion n'est pas évidente. Comprendre le fonctionnement de la plateforme demande un certain effort. A l'échelle de l'équipe ou de l'entité, il est aussi nécessaire de définir des conventions d'usage", commente Bastien Lelann. "A l'inverse, ClickUp propose d'opter pour des cas d'usage bien définis et relativement plus cadrés.
En termes d'intégrations, Notion est équipé d'une API. Une interface compatible avec les outils d'automatisation Zapier et Automate.io, qui permettent de rapatrier ou d'échanger des informations avec des centaines de logiciels tiers : reprise dans Notion de tickets Jira, de clients signés dans Salesforce, envoi depuis Notion de messages dans Slack... Quant à ClickUp, il est équipé de passerelles vers une vingtaines d'applications : Zoom, Microsoft Teams, Google Drive, OneDrive, Tableau, GitHub, GitLab, Bitbucket, Intercom, Zendesk. ClickUp propose une série de plugins, baptisés les ClickApps. Ils permettent par exemple de créer un environnement de travail où centraliser tous ses documents, de faire des captures d'écran vidéo, de fédérer dans ClickUp la gestion de toutes ses adresses e-mail.
Automatisation chez ClickUp
Faisant également appel à Zapier pour absorber des contenus tiers, ClickUp inclut son propre moteur d'automatisation pour traiter les tâches répétitives : modification de date d'échéance, du niveau de priorité, changement de statut d'une tâche, création d'une nouvelle tâche…
"ClickUp a clairement plus de potentiel que Notion", résume Bastien Lelann. Un potentiel qui est aussi financier. En avril 2021, Notion bouclait certes un tour de table de 275 millions de dollars, portant à 343 millions de dollars le total des fonds glanés depuis sa création. Mais c'était sans compter sur la série C annoncée par ClickUp en octobre. A hauteur de 400 millions de dollars, elle hisse le total de ses investissements à 535 millions de dollars. De 50 salariés en juin 2020, la société de San Diego en compte à ce jour plus de 700, contre environ 300 pour Notion. Et pour la suite, ClickUp projette pas moins de 1 000 recrutements d'ici trois ans rien qu'aux Etats-Unis. "De la même manière que Notion a créé l'écart avec Evernote il y a un an ou deux ans, ClickUp devrait creuser l'écart avec Notion dans les prochains mois", prédit Bastien Lelann.