Plus que jamais, les entreprises doivent faire confiance à la signature électronique

Bien que les signatures "classiques" soient encore là, les signatures électroniques occupent désormais une place plus importante, notamment chez les professionnels.

La signature est un acte symbolique ancré dans les mœurs. Aujourd’hui encore, pour nombre d'entre nous, la signature manuscrite ramène à des moments de vie importants tels que la signature de son premier contrat salarié, de son mariage, ou de l’achat d’un bien immobilier. Pourtant, avec l'évolution de la technologie, le passage des documents physiques aux documents numériques est devenu une évidence. Bien que les signatures “classiques” soient encore là, les signatures électroniques occupent désormais une place plus importante, notamment chez les professionnels. 

Et si cette tendance existe depuis quelques années déjà, elle s’est fortement accélérée durant la pandémie, période durant laquelle les dirigeants ont été confrontés à un environnement totalement chamboulé. Pour y faire face, ils ont dû faire des choix pour maintenir leurs activités. C’est en s’appuyant sur les nouvelles technologies et en faisant le choix de la numérisation de leurs opérations que les plus innovants ont réussi à le faire et qu’ils en ont récolté les fruits depuis. 

Efficacité accrue et risque réduit

Au-delà de la valeur qu’elles apportent dans le travail à distance, les signatures électroniques sont plus rapides, plus sûres et plus durables que leurs alternatives papier. Les principales réserves à l'égard de la signature électronique concernent la méconnaissance de sa sécurité, de sa légalité et de son admissibilité devant les tribunaux. La sécurisation des données est un sujet essentiel pour les organisations surtout dans ce nouvel environnement commercial. De nombreuses entreprises ont peur d'envoyer des informations confidentielles, souvent très sensibles, de manière traditionnelle. Dès lors qu'un document papier est physiquement envoyé pour signature, l'expéditeur perd tout contrôle sur la manière dont son document est traité. Ces risques en matière de sécurité existent même si le document est envoyé par voie électronique et imprimé chez le destinataire. 

De son côté, la signature électronique offre un flux de travail numérique sécurisé  ce qui permet de garantir un processus clair et prévisible avec des droits d'accès contrôlés tout au long du déroulement des opérations. Qu'il s'agisse d'une nouvelle embauche, d'une facture ou d'un contrat de vente, elle permet de crypter les documents essentiels et élimine le recours aux services postaux ou à un coursier. Elle préserve aussi la confidentialité des documents et augmente la sécurité pour les entreprises, tout en fluidifiant les processus d’accords. Pour finir, si tout comme les signatures manuscrites, les signatures électroniques sont uniques pour chaque signataire, elles intègrent des mesures d’authentification et de protection  supplémentaires les rendant difficilement falsifiables.

La multiplication des preuves d'authenticité 

En plus de constituer des transactions plus sûres, lors d’une signature électronique, les signataires reçoivent une piste d'audit numérique (souvent appelée certificat d’accomplissement) qui saisit les informations cruciales de la transaction telles que l'horodatage, la technique d'authentification utilisée et l'adresse IP. Cette piste d'audit fournit un mécanisme permettant de contrer un signataire qui conteste sa signature. Elle peut être utilisée comme preuve admissible devant un tribunal pour résoudre un litige sur l'authenticité et/ou la légitimité d'un document signé. Dans de nombreuses régions du monde comme  l'UE, la signature électronique qualifiée (SEQ) est considérée par les tribunaux comme ayant la même présomption de preuve qu'une signature manuscrite.   

Une signature électronique avancée (SEA) ou une signature électronique qualifiée (SEQ) peut être utilisée lorsque l'identité du signataire est authentifiée et qu'un "certificat numérique" distinct est spécifiquement émis pour permettre à ce signataire de signer électroniquement le document Ces signatures numériques prouvent que les signataires sont allés au-delà d'une signature électronique traditionnelle pour confirmer leur identité. Un niveau supplémentaire de protection peut même être assuré au document numériquement signé, grâce à l'utilisation standard d'un certificat numérique. Ainsi, le document est scellé numériquement à l'aide de l'infrastructure à clé publique (ICP), une technologie standard de l'industrie. Ce type de “sceau numérique” permet de démontrer qu'un document a été modifié après avoir été signé. Un tel mécanisme de protection contre la fraude, combiné à la signature électronique elle-même, permet de prouver à la fois qui a signé le document et quel document a été signé électroniquement. 

Le moment est venu pour les entreprises d'adopter les signatures électroniques

Les signatures électroniques ont la même validité juridique que les signatures traditionnelles, si ce n'est plus. En tant que pays membre de l'UE, la France reconnaît légalement les signatures électroniques depuis 2000 par la loi n ° 2000-230, établie après l'adoption de la directive européenne en 1999. Le droit français établit la valeur légale de la signature électronique dans les articles 1366 et 1367 du Code Civil. Dans l'UE, les signatures électroniques ont également été affirmées comme un mécanisme efficace et légitime de signature de documents sur la base des règlements sur l'identification électronique et les services de confiance (eIDAS), qui ont été mis en œuvre en 2016. 

L'époque des négociations et des approbations de contrats systématiquement en face à face est révolue. Les changements qui l'ont accompagnée se sont accélérés et ont irrévocablement remodelé la façon de penser des entreprises. Aujourd'hui, les entreprises ont la confiance nécessaire pour mener des transactions commerciales à distance et de manière entièrement numérique. Bien que l'expérience soit en cours, ces pratiques se sont déjà révélées plus efficaces, durables et rentables. 

La confiance, au cœur de toutes les activités commerciales et professionnelles, peut être renforcée par l'utilisation de signatures électroniques. Elles sont non seulement précieuses dans les environnements de travail à distance, mais aussi plus rapides, plus sûres et plus durables.

Soucieuse de renforcer cette confiance, la législation a tenu compte des transformations numériques et offre actuellement une protection adéquate aux signataires d'un contrat numérique. Le cadre juridique et les mécanismes de sécurité existent déjà, il n'y a donc aucune raison d'attendre. Il est temps pour les entreprises d'adopter les signatures électroniques.