Réforme de la facturation électronique : quel impact sur le SI des entreprises ?
Face à la réforme de la facturation électronique pour les entreprises, quelques recommandations pour garantir aux entreprises d'être prêtes en temps et en heure.
Prévue au 1er juillet 2024, la réforme de la facturation électronique peut avoir un impact significatif sur le système d'information (SI) des entreprises, en particulier sur leur système de facturation et de comptabilité. Sa mise en place peut nécessiter des changements dans les processus internes, les systèmes et les logiciels utilisés pour générer, envoyer et recevoir des factures. Et donc générer des coûts supplémentaires.
Pour négocier ce virage en douceur, les entreprises ont tout intérêt à se préparer au plus tôt. Car cette réforme peut aussi être une opportunité de moderniser et optimiser les SI.
Une pierre dans le jardin des éditeurs
Dans moins d’un an, les entreprises devront obligatoirement échanger des factures électroniques. Cela nécessite de disposer de logiciels adaptés et conformes. Le cadre technique défini par la réglementation est très contraignant. Les obligations qui gravitent autour de la facture électronique vont devoir être prises en compte dès maintenant.
La mise en conformité des logiciels ne sera donc que le début d’un long chapelet de contraintes techniques et de temps de développement.
La première pierre est donc dans le jardin des éditeurs. Les logiciels qui traitent des factures vont devoir prévoir un nombre conséquent de changements. L’objectif : permettre aux entreprises d’être en conformité avec la nouvelle réglementation dans les temps.
Une deuxième dans celui des entreprises
Le cadre technique imposé par la réforme est composé de nombreuses obligations pour les entreprises. Dès 2024, quand elles agissent en tant que fournisseurs, les entreprises seront soumises à l'obligation d'émission de factures électroniques. Et en tant que clientes, les entreprises , quelle que soit leur taille, devront être en mesure de recevoir des factures électroniques. Elles devront donc auditer leurs logiciels actuels et opter pour une solution adaptée, en échangeant avec des éditeurs et des intégrateurs importants.
Connexion aux plateformes
Si leur solution actuelle est vieillissante et n'est plus maintenue en conformité, les entreprises devront en changer. Cela peut être l'occasion d'opter pour des logiciels plus modernes et évolutifs, capables de s'adapter rapidement à des changements de législation.
A noter, la solution choisie devra être capable de se connecter à la plateforme d'État et à des Plateformes de Dématérialisation Partenaire (PDP).
De plus, il est important de rester vigilant car il n'y a pas encore de PDP officiellement référencé et les tarifications qui seront pratiquées par les PDP sont encore floues.
Processus à auditer
Par ailleurs, la facturation électronique peut également avoir un impact sur les processus de gestion des données, de stockage et de sécurité. Les entreprises devront s'assurer que les données sont correctement stockées et sécurisées pour éviter les risques de violation de données.
Enfin, les entreprises doivent être conscientes des sanctions encourues en cas de non-respect de l'obligation de facturation électronique.
Opportunité de modernisation du SI
En conclusion, la réforme de la facturation électronique représente un défi de taille pour les entreprises. Elles devront s'adapter aux nouvelles normes et aux exigences techniques imposées. Cependant, cette réforme peut également être une opportunité pour moderniser et optimiser leur système d'information. Pour être prêtes en temps et en heure, les entreprises doivent prendre en compte les recommandations des experts, se rapprocher des éditeurs de logiciels, et se préparer dès maintenant.
Bien que cette réforme puisse entraîner des coûts supplémentaires, elle peut également offrir de nouveaux avantages. En prenant les bonnes mesures, les entreprises peuvent accélérer leur transformation numérique et gagner en agilité dans des écosystèmes de plus en plus dématérialisés.
Quelles sont les dates à retenir ?
A partir du 1er juillet 2024, toutes les factures émises entre entreprises devront être dématérialisées et transmises via un portail de facturation électronique. Concernant, l’émission des factures sous format électronique, un système de palier est mis en place selon la taille et le chiffre d’affaire de l’entreprise :
- 1er juillet 2024 : Grandes entreprises (GE) seront concernées par cette obligation.
- 1er janvier 2025 : Entreprises de taille intermédiaire (ETI) seront à leur tour obligées de passer à ce format
- 1er janvier 2026 : petites et moyennes entreprises (PME) et microentreprises seront à leur tour concernées par la réforme.
L’obligation de réception des factures sous format électronique sera obligatoire quant à elle au 1er juillet 2024 pour toutes les entreprises quelle que soit leur taille dès lors que leur fournisseur a l’obligation d’émettre selon un format électronique.