Préparer son système d'informations en vue de la reprise

S’il est bien une certitude face à la crise économique, c’est qu’elle aura une fin. Par conséquent, les entreprises qui veulent sortir de la crise plus fortes et plus sages doivent agir dès maintenant. La BI doit être l'une de leurs principales priorités.

L'époque des restrictions de budget et en personnel touche à sa fin : c'est l'heure de se regrouper, de se réaligner, de revoir sa stratégie ainsi que tout ce qui définit ses forces. Les processus métier dépendent tellement des technologies que les CIO et les équipes informatiques les plus à la pointe doivent redéfinir leurs stratégies dans l'optique d'investir dans de nouvelles technologies, processus et modèles, qui soutiennent la croissance mais aussi l'intensifient.

La Business intelligence (BI) doit être l'une des principales priorités des CIO prévoyants. Les entreprises qui réussissent ont largement aligné leurs stratégies et leurs processus de gestion des informations avec les besoins de leur activité. Dans le contexte d'une pression économique permanente au cours des derniers trimestres, les investissements dans la BI ont été amputés d'une façon très comparable aux autres dépenses critiques. Pour comprendre comment la BI doit s'imposer dans le contexte de la reprise, nous devons regarder de plus près comment les clients ont répondu à la débâcle des marchés financiers mondiaux et de la demande.

À la lumière des contraintes financières, il fallait immédiatement mettre en forme l'environnement de BI, en extrayant le maximum d'efficacité possible. En même temps, de nombreux dirigeants en sont venus à apprécier la BI pour son apport, préservant à la fois le chiffre d'affaires et les bénéfices. Au cours de l'année écoulée, nos clients ont adopté une ou plusieurs approches en matière de BI :
 
- Mettre l'accent sur l'optimisation des coûts, de l'infrastructure et des processus, en réduisant les coûts résultant de l'utilisation de nombreux outils et de processus inefficaces, en visant des cibles plus limitées avec des budgets restreints, et en adoptant une approche de services gérés pour améliorer le ROI des investissements en BI.
- Mettre l'accent sur l'optimisation du chiffre d'affaires : en appliquant de petites solutions de BI et d'analyse pour étudier le coût du chiffre d'affaires, et en améliorant les processus financiers pour disposer de davantage de liquidités.
- Viser une stratégie métier à long terme, en s'assurant d'aligner la BI avec la stratégie à long terme, de suivre les mesures de performances pour synchroniser toute l'organisation sur la conduite, et d'améliorer le suivi et l'administration de la stratégie.

Il est tentant de croire que la troisième approche sera la plus efficace. Mais sans entrer dans le débat "stratégie à long terme" contre "économiser maintenant et dépenser plus tard", nous devons étudier les principaux problèmes que les entreprises doivent reconnaître et résoudre en sortant de la crise économique :

- Mettre davantage l'accent sur le client, mieux le connaître et y être plus sensible.
- Améliorer la disponibilité et la circulation des liquidités via les processus métier.
- Innover en vue d'une proposition de valeur produits et services différenciée.
- Renforcer la présence de la marque, si nécessaire en la retravaillant et en la repositionnant.
- Mettre en place l'équipe voulue pour se développer plus vite que la concurrence.
- Retirer des avantages significatifs de l'efficacité opérationnelle.
- S'élargir à de nouveaux pays, marchés et segments.
- Mettre les opérations et l'activité à l'abri des risques futurs.

Toutes ces priorités doivent être largement soutenues par des informations de qualité. Chacune de ces priorités a donc son opinion sur les types de services de BI et d'entrepôt de données dans lesquels il convient d'investir.

On peut dire que même une initiative stratégique comme l'amélioration de la force de la marque peut avoir un impact sur l'architecture de la BI. On peut ainsi dégager quatre domaines importants : la stratégie informatique, l'architecture de BI et d'entrepôt de données (DW&BI), la gouvernance des données et l'environnement analytique. Mais pour se positionner de manière concurrentielle dans un scénario d'après-reprise, quels sont les objectifs majeurs dans chacun de ces domaines de service ?

Revoir la stratégie de l'information, pour des temps nouveaux
Dans une scénario d'après-reprise, la réactivité de la stratégie de DW&BI sera mise à l'épreuve des changements rapides. La récession a affaibli la plupart des entreprises. Beaucoup de vos concurrents pourraient déjà prendre des mesures pour renforcer leur compétitivité afin de profiter de nouvelles opportunités. Une introspection et une réorganisation stratégiques pour l'ensemble des secteurs se traduira par une évolution considérable des priorités métier. En conséquence, il faut reconsidérer les prévisions d'investissement en matière de BI pour les 3 à 5 années qui viennent, afin de concevoir un calendrier bien clair, basé sur les nouvelles réalités du marché.

Dans le cadre de cette stratégie renouvelée de BI, l'équipe de BI devra étudier sa propre structure ainsi que sa capacité à soutenir les développements futurs et les besoins en assistance, en infrastructure et en architecture de haut niveau, ainsi que les règles et l'organisation de la gouvernance, l'adoption par les utilisateurs et les problèmes de ROI.

Les implications d'une architecture moderne en matière de DW&BI
Après des années de planification réfléchie ou de conduite copiée sur d'autres, l'architecture de DW&BI des organisations les plus avancées recouvre aujourd'hui les systèmes opérationnels, les entrepôts de données et les systèmes destinés aux utilisateurs.

L'impact de l'architecture des données sur les initiatives métier peut être tout aussi large. Une architecture moderne de DW&BI peut contribuer à répondre à des questions critiques :

- Avons-nous des données pour soutenir cette nouvelle stratégie commerciale ?
- Comment pouvons-nous regrouper le plus tôt possible des informations venant de sources aussi diverses ?
- Pouvons-nous déplacer vers le cloud certaines parties de notre environnement de DW&BI
- L'architecture peut-elle soutenir des analyses approfondies par simulation ?
- Avons-nous des données pour soutenir tous les nouveaux KPI ?

Beaucoup de ces questions se posent aux utilisateurs métier mais aussi aux membres de l'équipe de BI qui cherchent à répondre au besoins en reporting. Mais il n'a jamais été aussi important d'étudier l'architecture de données afin d'être correctement positionné pour la reprise économique, à quelque moment qu'elle survienne.

Exemple : une société de services de voyages en ligne a constaté le besoin d'un dictionnaire de données centralisé lorsqu'elle a envisagé de proposer ses tarifs réduits de vols sur l'ensemble de ses domaines de service. En effet, les nombreuses définitions des clients et des comptes conduisaient à une redondance des actions de marketing et à la multiplication des coûts. La création du dictionnaire standard de données s'est traduite par une standardisation des définitions des clients et des comptes pour l'ensemble de la société.

En outre, l'application de règles de standardisation pour les adresses a contribué à rationaliser la cible des initiatives de marketing à hauteur d'un million d'utilisateurs. Avec un investissement minime au niveau de ses processus de gestion des données, la société a pu économiser plus de 2 millions de dollars par an.

Le fait de s'intéresser de près à l'architecture de DW&BI peut se traduire par de nombreux avantages, directs et indirects. Parmi les domaines importants pour se préparer à la reprise, citons la couverture des sources de données, la définition des données d'entreprise, l'adoption de nouvelles solutions (comme le cloud, le SaaS et l'analyse en mémoire) et la solidité des modèles de données destinés à soutenir les besoins en analyse.

C'est le moment d'appliquer une gouvernance des données encore plus stricte
Juste après une architecture de DW&BI réactive, on trouve la nécessité de mettre en place des systèmes de contrôle pour favoriser la sécurité, la qualité et les standards de l'environnement des informations. L'importance de la gouvernance est reconnue depuis longtemps, et elle devient encore plus critique pour les entreprises qui veulent se mettre à l'abri des turbulences sur le marché et des problèmes de sécurité. Cependant, les activités de gouvernance (comme la gestion des données maîtres et des métadonnées, ou encore la qualité, les profils et l'architecture des données) demandent tellement d'efforts et d'investissements, qu'il serait trop ambitieux de se lancer dans un programme complet de gouvernance des données.

Il suffit aujourd'hui de s'appuyer sur une approche plus pragmatique et par étapes, pilotée par la stratégie et les investissements. Pour illustrer les principaux problèmes et les solutions concrètes, étudions un scénario possible, celui d'une grande banque résultant de la fusion de deux banques de taille comparable. Dans ce cas, la quantité de données double du jour au lendemain, tout comme les problèmes de gouvernance. Pour y répondre, l'équipe de BI doit appliquer une approche progressive afin de couvrir la totalité des problèmes et de concevoir un programme sur trois ans. Par exemple, elle doit d'abord mettre en place un centre de compétence en BI, puis conduire une évaluation de l'environnement et créer le plan d'intégration. Ces activités occuperont la majeure partie de la première année du programme.

Lorsque l'intégration aura démarré, une équipe plus réduite devra créer un référentiel de métadonnées pour l'entreprise, en un trimestre. Des activités de nettoyage des données seront conduites en fonction des besoins.

Comment se préparer à l'avenir
Vous trouverez ci-dessous des listes de contrôle pour mieux évaluer vos besoins actuels et vous préparer au prochain cycle économique. Plus votre entreprise pourra cocher de cases, mieux elle sera positionnée en prévision de la reprise attendue.

Stratégie informatique
- Connaissez-vous les priorités métier de toutes les divisions pour les trois prochaines années ?
- Avez-vous mis au point un calendrier de projet à partir de ces priorités ?
- Avez-vous tenu compte de tous les changements organisationnels dans les équipes métier ?
- Avez-vous un centre de compétences de BI, basé sur les meilleures pratiques largement reconnues par le secteur ?
- Avez-vous appliqué un processus détaillé d'évaluation pour comprendre les besoins en ressources lors de la définition du centre de compétences ?

Architecture DW&BI
- Avez-vous un inventaire de toutes les données de l'organisation ?
- Avez-vous mis en place des définitions communes des données pour toutes les divisions et équipes ?
- Avez-vous analysé les informations qui doivent être gérées via des modèles plus économiques (cloud ou SaaS) ?
- Comprenez-vous les besoins en termes d'analyse pour tous les utilisateurs métier et toutes les fonctions ?
- Votre modèle de données est-il adapté à tous les besoins d'analyse, actuels et futurs ?

Gouvernance des données
- Avez-vous constitué une équipe qui centralise le contrôle de l'environnement des données ?
- Vos utilisateurs métier ont-ils confiance dans la qualité et la crédibilité des informations qui leur sont fournies ?
- Avez-vous mis en place des définitions communes des données et des KPI pour toute l'organisation ?
- Avez-vous le sentiment que l'environnement de gestion des informations est sûr ?

Analyses métier et gestion des performances
- Chaque collaborateur connaît-il ses performances et sa contribution aux objectifs stratégiques ?
- Avez-vous dans chaque division et fonction des leaders qui soutiennent activement les solutions d'analyse et de gestion des performances ?
- Utilisez-vous la modélisation prévisionnelle et des méthodes complexes d'optimisation en sus des statistiques descriptives ?
- Appliquez-vous des approches analytiques recoupant les processus ou les fonctions métier ?
- Avez-vous reconnu des domaines à haute valeur (en termes d'impact et de potentiel) pour y investir dans la création de solutions d'analyse et de gestion de projet ?

Des informations prêtes pour le prochain cycle d'activité
En ayant mis en place une stratégie et une architecture de BI ainsi que des fonctions de gouvernance et d'analyse, l'entreprise sera mieux placée pour soutenir ses besoins dans l'optique d'une meilleure compétitivité, et pour apporter davantage de valeur à ses clients.

Au sortir de la crise et pour rebâtir leur dynamique, les entreprises doivent orienter leurs investissements vers une amélioration de la qualité et de la disponibilité des informations. Une fois les données de base en bonne forme, il faudra travailler aux transformations que les données peuvent soutenir, notamment en s'appuyant sur des informations de haute qualité afin d'améliorer la prise de décision. Enfin, bien que le succès de cette approche dépende des investissements en technologie durant la récession, il dépend bien davantage de la façon dont ces investissements sont redéployés et remis en forme à partir de ce point.