Pourquoi l’absence de gestion documentaire coûte cher ?

L’absence de gestion documentaire entraîne un déluge d’information qui, paradoxalement, complexifie toutes recherches. Ce qui fait perdre beaucoup de temps.

Aujourd’hui, les outils informatiques mis à la disposition des employés ont amélioré l’accès à l’information et la création de documents natifs électroniques. Mais que deviennent ces documents à long terme ? Entassés dans les outils mis à disposition, entreprises et institutions prennent souvent conscience qu’une gestion documentaire centralisée est nécessaire quand le problème devient ingérable.

Ordinateurs de bureau, Ordinateurs portables, bases de données, clouds ou serveur dédiés deviennent de véritables décharges pour fichiers numériques. Les copies d’un original fleurissent dans les ordinateurs des services plus ou moins concernés. Les articles trouvés sur internet sont abandonnés dans des dossiers informatiques créés temporairement. Encore présents 2 ou 3 ans après clôtures, le nom du fichier ne permet plus de connaître le sujet traité. Les messageries débordent de correspondances personnelles et professionnelles. Les intranets sont saturés d’anciennes versions de documents partagés.

L’absence de gestion documentaire entraîne un déluge d’information qui, paradoxalement, complexifie toutes recherches. Selon IDC, 35 à 50% des informations disponibles au sein d’une entreprise ne sont ni indexées, ni centralisées. Un employé de bureau consacre en moyenne 2,5 heures par jour (soit 30% de son temps de travail) à rechercher de l’information. Un tiers du temps de production est consacré à retravailler des connaissances. Près des deux tiers restant sont consacrés à la recherche et la communication des connaissances. Seulement 10% du temps consacré à la création effective de nouvelles connaissances. Et le coût pour les entreprises n’est pas négligeable. Il représente environ un tiers du salaire moyen par employé chaque année.

Des chiffres qui devraient inquiéter les dirigeants d'autant plus que cette explosion documentaire s'accroît de manière exponentielle. En conséquence : une augmentation des risques de pertes ou de destructions accidentelles de documents probants. Indexer, centraliser et gérer les cycles de vie d'un document devraient maintenant devenir une nécessité économique pour les entreprises. Une occasion pour certains métiers spécialisés dans la gestion de l'information (archiviste, records manager) de mettre en avant leur savoir-faire en participant à la mise en place : 

• de solutions technologiques (sous forme de logiciel) ;
• d’une politique de gestion centralisée des documents d’activités ;
• d’une politique du changement axée vers les bonnes pratiques relatives aux nommages et aux classements de documents natifs électroniques.

Afin d'éviter tout capharnaüm, la gestion des informations doit être prise en compte dès la création de son entreprise. Et l'utilisation d'un logiciel parfois onéreux peut s'avérer, dans un premier temps inutile. Toutefois, une bonne organisation des dossiers et fichiers en amont est nécessaire. En cas d’expansion, le tri, l'indexation et l'attribution des cycles de vie en seront simplifiés.