Les technologies collaboratives redéfinissent l’espace de travail pas seulement pour les millennials !

Avec le changement de donne impulsé par la connectivité, quel rôle peuvent jouer les nouvelles technologies collaboratives ? Le point.

Les innovations telles que le traitement de texte, les tableurs ou encore Internet nous amené progressivement à la collaboration numérique. Cependant, ces outils n’ont pas remplacé les méthodes traditionnelles, ils ont simplement fait évoluer certains rouages de notre approche. Nous nous appuyons désormais sur une combinaison mixte entre les méthodes traditionnelles et digitales, et ce en partie à cause du manque d’intégration entre les différents outils de façon transparente.

Mais la situation est en train d’évoluer. Les entreprises qui expérimentent le processus de transformation digitale ont de plus en plus de raisons d’investir dans les communications unifiées (CU) et dans les technologies collaboratives.

Ainsi, les outils de collaboration basés sur le cloud remplissent plusieurs missions essentielles :

Identifier un but commun et l’atteindre

Les employés mobiles ou travaillant à distance ont besoin d’outils innovants pour pouvoir collaborer et se connecter avec le reste des équipes. Collaborer signifie partager des idées créatives et des connaissances de façon fluide pour tendre vers un but commun, et exploiter au sein d’une équipe le potentiel de tous avec des objectifs clairs. Par exemple, les applications de communication basées sur le cloud permettent d’assigner aux membres d’une équipe des tâches spécifiques avec des dates limites. Cela donne une vue d’ensemble de la to-do list, aide à déterminer la charge de travail et à établir une chronologie appropriée.

Les entreprises doivent se doter des bons outils pour donner aux employés les moyens de partager leurs informations afin de travailler vers un but commun prédéfini. Il en résultera un processus de prise de décision plus rapide et un travail plus efficace.

Développer une confiance en chaque employé

Travailler ensemble requiert la construction et le développement de la confiance au sein de l’équipe. La confiance est le facteur essentiel de cohésion de l’équipe. Sans elle, rien n’est possible. En ayant recours à des technologies collaboratives comme le partage de poste et la webconférence, chaque réunion peut être améliorée : le speaker peut facilement montrer son écran à son audience, en quelques clics et rendre ainsi la conversation plus productive.

Cet environnement transparent améliore l’interaction entre les membres d’une équipe. Travailler avec ces outils de collaboration permet aux équipes de concentrer leur énergie sur la recherche de solutions et l’engagement d’opportunités. Ecouter sans interrompre, s’en tenir à l’agenda, et finir les réunions à l’heure, ces éléments simples sont en passe de devenir la norme.

Communiquer ouvertement et efficacement

L’employé moyen passe environ 28% de sa semaine de travail à gérer ses e-mails, et presque 20% à chercher des informations internes ou à rechercher des collègues qui peuvent l’aider sur une tâche spécifique (source : McKinsey). Une mauvaise communication peut entraîner un sentiment de rejet et affecter le succès d’une équipe. Si une entreprise ne sait pas communiquer en interne avec ses employés, elle ne sera pas non plus capable de communiquer avec ses partenaires externes.

Des logiciels faciles à utiliser permettent de rassembler les équipes et de mettre l’accent sur un travail facile et bien fait. Utiliser la messagerie instantanée et les plateformes de vidéoconférences permet aux employés de gagner du temps sur la phase initiale des projets. Les outils de collaboration d’équipe aident à créer une culture de communication ouverte, à éliminer tout source de confusion et d’incohérence.

Accepter la diversité et l’égalité

Un espace de travail diversifié est composé de divers membres d’une équipe travaillant à distance, à temps partiel, ou en voyages d’affaires. Les entreprises doivent prendre en considération toutes ces différences au sein des équipes, particulièrement si elles disposent de bureaux partout dans le monde. Pour créer un environnement qui incite naturellement à la productivité, il est important d’intégrer les différents styles de travail de chaque individu. Les espaces de collaboration sont des espaces dédiés pour que les équipes travaillent ensemble facilement. Grâce à la personnalisation des technologies connectées, les employés sont mieux organisés et peuvent échanger entre eux. Les applications de messagerie intégrée permettent par exemple aux employés d’obtenir des réponses rapides de la part des experts en interne, sans avoir besoin de décrocher leur téléphone. De la même façon, l’utilisation des mentions “@” peut permettre d’alerter les employés sur des questions urgentes. Il est donc plus facile pour l’équipe de travailler ensemble, de tenir compte de l’opinion de chacun et de coordonner les participants tous issus de cultures de travail multiples et sur des fuseaux horaires différents. Les entreprises doivent voir ces différences comme une source de richesse et créer un environnement égalitaire.

Améliorer l’expérience client

Dans l’environnement hyper-compétitif actuel, la capacité à délivrer une expérience client exceptionnelle est impérative. Les entreprises doivent faire en sorte qu’il soit aussi simple pour les employés de collaborer avec leurs clients qu’avec leurs collègues. Ainsi, l’interaction entre communication interne et externe doit être transparente. Les communications cloud éliminent de nombreux blocages à une collaboration efficace. Les tableaux de bord personnalisés permettent de fluidifier la conversation avec en parallèle un client et un autre collègue. Pour les employés de centres d’appels, c’est l’outil idéal pour localiser un expert du sujet plus facilement, et résoudre ainsi ensemble le problème plus rapidement. Le client a donc une expérience optimale, et la réputation de la marque est maintenue voire améliorée.

Clarifier les rôles

Selon l’étude de Strategy Analytics, 42,5% de la main d’œuvre globale sera mobile d’ici 2022 (elle était à 38,8% en 2016). Il est donc nécessaire pour les entreprises de savoir identifier les compétences des membres d’une équipe dans une économie de marché sans frontières. Les outils de collaboration permettent à chaque membre de comprendre son rôle et de responsabiliser la personne sur les tâches qui lui sont assignées. En effet, le cloud casse les codes du temps et de la distance. Il est donc plus facile de prendre un projet en cours et de rattraper le temps perdu simplement en relisant les activités et les dossiers sur lesquels les autres membres de l’équipe ont travaillé précédemment. La messagerie instantanée permet d’échanger sur des questions simples ou des urgences, et donc de soulager les équipes dispersées.

Sans surprise, 70% des entreprises affirment que leur prochain objectif est d’intégrer la technologie cloud dans leur plan de communications unifiées (source: IDG). La technologie cloud a gagné en attractivité simplement grâce à sa capacité à améliorer et à rationaliser l’automatisation, l’orchestration, l’approvisionnement et le déploiement. La tendance du travail mobile, à distance et orienté vers la technologie s’accélère, notamment avec l’arrivée des millenials car ce groupe, friand de technologie est un facteur majeur pour la prise de décision en ressources humaines.

Ces millenials, qui ont grandi avec Internet, sont donc candidats à l’auto-apprentissage, même s’ils estiment avant tout la valeur du l’expérience personnel. Cette génération fonctionne sur un mix entre le one-to-one, l’esprit d’équipe et l’apprentissage en ligne fonctionne. Tandis que si leurs aînés, la Génération X, partagent ces préférences, ils restent partisans du travail indépendant plutôt qu’en équipe.

Plus étonnant toutefois, la majorité des entreprises n’est actuellement pas préparée à ce changement. Les postes de travail et les lignes de téléphone fixe sont encore la norme dans l’espace de travail, plus que les ordinateurs portables et les smartphones. Ainsi, les entreprises qui déploient des technologies collaboratives seront plus à même d’attirer et de retenir une main d’œuvre experte en technologie, leur donnant un avantage compétitif important sur leur marché.

Alors que 72% des entreprises utilisent les réseaux sociaux, une infime partie seulement exploite le potentiel de ces outils (source : McKinsey). Avant de s’activer, les professionnels doivent considérer 5 aspects :

La recherche – Prendre le temps d’investiguer le fonctionnement des technologies collaboratives pour son entreprise. Chaque entreprise est différente et ces technologies peuvent être personnalisées.

Identifier sa stratégie – Tous les membres d’équipe utilisent ces technologies différemment. Il faut donc savoir appréhender les capacités d’appropriation à ce nouveau modèle de chaque personne.

Accepter ce changement d’état d’esprit – Les valeurs de l’entreprise doivent refléter le changement et la transition vers un modèle collaboratif.

Connaitre son environnement – Les besoins de chacun doivent être entendus dans un espace de travail diversifié. Il faut considérer les espaces utilisés et prévoir des interactions en dehors du bureau. Plus de 50% des employés internationaux travaillent en dehors du bureau plusieurs fois par semaine (source Dell et Intel).

Etre patient –laisser le temps aux équipes pour s’adapter à ces nouvelles technologies et à cette nouvelle culture d’entreprise.

Dans les prochains 12-18 mois, nous allons voir la balance du pouvoir changer vers la connectivité et la collaboration, à travers les marchés en Europe et en Asie pacifique. Peu importe l’âge ou la génération, l’espace de travail doit se concentrer sur ce que les employés produisent, et comment chacun peut contribuer au succès de l’entreprise.

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