Les outils collaboratifs pour réussir en télétravail

Le télétravail séduit de plus en plus les salariés. La ministre du travail, Muriel Pénicaud, affirmait le mois dernier que, "le télétravail est une aspiration pour 61% des salariés Français, et une réalité pour seulement 17% d'entre eux".

Les chiffres indiquent qu’il y a effectivement un intérêt croissant pour le télétravail pour divers raisons : flexibilité dans les horaires de travail, gain de temps, meilleure conciliation entre le travail et la vie de famille, la possibilité de travailler de n’importe où etc. Les chefs d’entreprises ayant réussi à implémenter une stratégie gagnante pour manager leurs télétravailleurs s’accordent à dire que la communication entre les équipes est indispensable. 

De ce fait, la qualité des outils mis en place pour faciliter la pratique du télétravail est déterminante pour le succès de cette nouvelle organisation de travail. Mettre en place un système de partage d’informations et de management des télétravailleurs est aujourd’hui possible à un coût très modéré. Nous allons faire le tour des outils collaboratifs pour réussir les projets en télétravail.

Les outils de partage de documents

Dropbox

Dropbox permet de sauvegarder, partager et synchroniser en temps réel vos fichiers et dossiers, facilement et rapidement. Il se compose d’une application gratuite et d’une interface en ligne accessible depuis n’importe quel navigateur.

L’utilisateur peut partager toutes sortes de données (vidéos, photos, documents, présentation). On dispose par défaut d’un espace de stockage en ligne gratuit de 2 Go. Il est possible via un mécanisme de parrainage, d’étendre l’espace gratuit jusqu’à 10 Go.

Vu que les documents sont placés dans le cloud, les utilisateurs peuvent y accéder via leur ordinateur, tablette ou smartphone. Autre avantage : vos collègues ont eux aussi accès aux documents et peuvent faire des modifications en temps réel.

Prix : Solution Dropbox Business à partir de 10,7 euros par utilisateur par mois, à partir de trois utilisateurs. L’offre comprend 2 To d’espace de stockage sécurisé et des outils de collaboration et de partage faciles à utiliser.

Google Drive

Google Drive est un concurrent direct de Dropbox et comme son concurrent elle permet de stocker dans le cloud des documents (vidéos, photos, documents, présentation) et de les modifier à plusieurs. Les modifications se voient en temps réel. Grâce à Google Drive, vous pouvez stocker tous vos documents en ligne. 

Comparativement à Dropbox qui propose a un espace de stockage gratuit de 2 Go, Google Drive en propose 15. De plus, l’utilisateur de Google Drive a une multitude d’applis Google qui viennent se greffer à l’offre gratuite (Google Sheets, Google Slides, Google Forms, Google Calendar, Gmail, Google Maps etc)

Par ailleurs, le pricing de Google Drive est très compétitifs. (voir ci-dessous)

Prix : Trois formules disponibles.
  • Premiére formule : 100 Gb pour 0,84 euro par utilisateur par mois.
  • Deuxiéme formule : 1 To pour 8,5 euros par utilisateur par mois.
  • Troisiéme formule : 10 To pour 85 euros par utilisateur par mois.
OneDrive

OneDrive est l'espace de stockage de fichiers en ligne de Microsoft qui est accessible à tous les utilisateurs disposant d'un compte Microsoft, sur le web, et via différentes applications mobiles (iPhone ou iPad, Android, ou Windows Phone).

Ce disque dur virtuel permet de stocker gratuitement (dans une limite de 5 Go) tous types de fichiers (photos, vidéos, documents) et d'en partager l'accès avec d'autres utilisateurs. Les fichiers peuvent être classés et organisés dans des dossiers.

Prix : l’offre Premium de OneDrive s’élève à 8,5 euros par mois et comprend 5 To pour 5 utilisateurs au maximum. En sus des solutions standard du marché, cette offre comporte une  sécurité renforcée et des solutions « offline » pour maximiser l’expérience utilisateur.  

CloudWok 

CloudWok permet de créer un espace de stockage en ligne. Cette solution permet le partage d'URL afin que les collaborateurs au sein des equipes y déposent leurs fichiers ou en téléchargent. La proposition de valeur : faciliter le transfert de fichiers lourds. Ce cloud peut être connecté à un compte Google Drive ou DropBox. C’est un outil simple et intuitif, le contenu du cloud peut être caché, l'accès autorisé grâce à un code et les données sont cryptées.

Plateforme : ordinateur et mobile.

Prix : gratuit jusqu'à 100 MB par mois, 1 euro par mois pour 1 GB, 4 euros pour 10 GB, 10 euros pour 50 GB

WeTransfer

Wetransfer vous permet de transférer n'importe quel fichier jusqu'à 2Go à une ou plusieurs adresses mails, et les destinataires n'auront qu'à cliquer sur le lien envoyé pour y accéder.

Prix : La version payante (120€/an ou 12€/mois) vous permet d'envoyer jusqu'à 20Go de fichiers, mais également de personnaliser la page de téléchargement.

Outils de communication

La communication entre les équipes est essentielle. Il est plus facile de le faire quand on est dans le même bureau. Quand il faut manager à distance, cela requiert une autre approche managériale. Heureusement avec les avancées technologies, il existe une panoplie d’outils de communication (qui sont disponibles souvent gratuitement) pour maintenir une relation de confiance entre le manageur et le télétravailleur. Ci-dessous quelques outils de communication qui faciliteront vos échanges lors de vos projets en télétravail.

Courriers électroniques : indispensable pour tous les professionnels, pour la transmission de documents, notamment par le biais des pièces jointes.

Solutions : Gmail, Outlook, IBM Notes 

Messagerie instantanée : Avec l’avènement des smartphones et le développement massif d’applications mobiles, nous avons vu une croissance exponentielle dans le degré d’usage de la messagerie instantanée qui accélère la disparition des SMS, si ce n’est pas encore le cas dans certains pays.

Solutions : Whatsapp, Telegram, Viber

Plateformes collaboratives : La messagerie instantanée au sein des équipes donne lieu à des solutions business sous forme de plateformes collaboratives. En effet, plusieurs start-up se sont positionnées sur cette opportunité en proposant des solutions SaaS (software as a service) qui sont taillées sur mesure pour les projets collaboratifs. Ces logiciels proposent les fonctionnalités suivantes :

  • Appels vocaux et vidéo,
  • Messages privés,
  • Canaux de groupes,
  • Échange de fichiers et recherche approfondie…
  • Synchronisation des données sur ordinateur, tablette et smartphone.
Solutions: Slack, WorkGroup, Discord, HipChat

Webconference : pour effectuer des réunions virtuelles, pas autour d'une table mais autour d'un site internet. Fonctionnalités des solutions webconférence : partage d'applications, de documents, de navigateurs internet, présentation et modification de documents en ligne, chat, messagerie instantanée et tableau blanc virtuel.

Solutions: Skype, WebExOffice Live MeetingRaindanceGenesys 

Les outils de gestion de projet

Avec des équipes aux quatre coins du globe, il devient primordial de faire un suivi rigoureux des tâches à accomplir afin de pouvoir compléter les projets en cours. Les outils de gestion de projet se sont développés à vive allure ces dernières années avec la complexification des projets, de la répartition géographique des équipes et des processus en interne. Voici quelques outils de gestion de projet qui vous seront d’une grande aide que vous soyez manageur ou télétravailleur.

Asana

Asana est un outil de gestion de projet collaboratif pour organiser et coordonner les tâches. La force principale de cet outil réside dans le fait que chaque membre de l’équipe peut voir les projets en cours et à jour, accéder à un suivi des tâches à réaliser et des délais, dans une fenêtre unique et depuis n'importe quel terminal. Fonctionnalités intéressantes : fil de discussion, partage de documents et la possibilité d’intégrer d'autres applications pour créer un hub avec tous les outils accessibles en un clic.  

Plateforme : ordinateur et mobile.

Prix : gratuit jusqu'à 15 personnes, puis 8,33 dollars par utilisateurs par mois.

Basecamp

Basecamp est un outil de gestion de projet basé sur le cloud pour aider les équipes à collaborer, à partager des fichiers et à compléter des tâches avec des listes de contrôle.

Plateforme : ordinateur et mobile.

Prix : gratuit pour les enseignants et les étudiants, -10% pour les ONGs, prix fixe de 84 euros par mois pour un nombre d’utilisateurs et de projets illimités.

Evernote Business

Evernote est un espace de travail collaboratif. Cette solution permet de centraliser les ressources pour que tous les membres de l'équipe y aient accès et puissent l'enrichir par des notes, des recherches ou des communications.

Plateforme : ordinateur et mobile.

Prix : 12 euros par utilisateur et par mois.

Outils pour la gestion de la relation client

Les outils pour la gestion de la relation client, aussi connu comme les outils CRM (customer relationship management) facilitent la centralisation des échanges avec vos prospects et clients. Pour les entreprises qui recrutent des télétravailleurs avec des profils de commerciaux et business developers, ces solutions CRM font partie des investissements à considérer lors de la planification stratégique. Les meilleurs CRM sur le marché proposent les fonctionnalités suivantes :

  • Gestion des leads et des opportunités pour les commerciaux (téléprospection),
  • Gestion de comptes (centralisation des données prospects et clients),
  • Suivi des événements,
  • Gestion des contacts et des agendas,
  • Gestion des campagnes marketing multicanal (email marketing),
  • Tableaux de bord, analytics et reporting.
Le CRM le plus populaire :  Salesforce Sales Cloud

"Salesforce avec son CRM Sales Cloud est particulièrement apprécié pour son écosystème d’applications qui gravitent autour du CRM. En effet, la quasi-totalité des outils marketing, de gestion commerciale, voire même de comptabilité développent des connecteurs natifs vers Salesforce." - Source : Cloud is mine (leader dans le conseil en solutions cloud)

Microsoft Dynamics CRM

"Microsoft Dynamics a fait évoluer sa solution vers les réseaux sociaux ce qui en fait un outil redoutablement puissant. La solution de GRC américaine vous permet par exemple de faire de la veille sur internet et sur les réseaux sociaux pour savoir si des personnes parlent de vous. Dans ce cas, il est très simple d’y répondre depuis le CRM pour maintenir votre image de marque mais aussi de déclencher une opportunité commerciale. Microsoft Dynamics CRM intègre par ailleurs cette dimension sociale à l’intérieur même de vos équipes en donnant la possibilité aux collaborateurs de partager des informations, de les commenter, et de travailler en équipe sur un projet." - Source : Cloud is mine (leader dans le conseil en solutions cloud)

Hubspot CRM

Hubspot CRM contrairement à Salesforce et Microsoft Dynamics est complètement gratuit. En effet, Hubspot, leader dans le développement de logiciels adaptés au marketing digital fournit une solution tout-en-un et regroupe toutes les fonctionnalités nécessaires à une équipe marketing.

Autres CRM à considérer : TeamleaderEGGcrmTigerPro CRMMagic BusinessSellsy, IncwoPipedriveSmartplaceVtiger CRMZoho CRMSage CRMSynoliaEverwin CXMOryanoo CRMSimple CRMYou don't need a crmE-Deal CRM, MyFeelBackKobanNelisEudonetInes CRMSalezeoGRC Contact

Les meilleurs CRM s’orientent de plus en plus vers le big data, la business intelligence et l’exploitation des données publiques sur internet avec la possibilité de :

  • Proposer automatiquement des produits à des segments de populations via des actions marketing combinant notamment marketing automation et emailing,
  • Détecter des corrélations entre le comportement du prospect, son niveau d’intérêt pour le produit/service, sa sensibilité au contact de certaines informations etc.
  • Écoute des réseaux sociaux (Social CRM comme GetBase),
  • Enrichissement automatique des fiches contact (adresse mail, poste, département, pays et autres infos complémentaires).


Une sélection de marketplace de freelancing :

HOPWORK
TOTALENT
TALENTEUM

L’Art du Management à distance

Au-delà des outils technologiques pour réussir les projets en télétravail, il ne faut pas oublier l’aspect humain et le management approprié à avoir avec cette nouvelle façon de travailler. 

Respecter les différences culturelles

Avec des équipes éparpillées aux quatre coins du globe, le manageur doit être capable d’identifier les différences culturelles et adapter son mode de management en fonction des individus qui composent son équipe afin d’avoir une collaboration optimale.

La diversité culturelle peut être un réel atout pour l’entreprise.

"Le bénéfice pour les entreprises qui choisissent de s’appuyer sur la diversité ne se limite pas à l’image : une étude de l'IMS réalisée par le cabinet Goodwill Management, a montré que cette politique sociale a un impact sur la performance économique, avec une hausse de la rentabilité de 5 à 15 %, selon les secteurs d'activité. En effet, des profils plus variés permettent de proposer des solutions nouvelles, avec à la clé des gains en efficacité." - Source : BFM Business

Comprendre les différences dans le comportement en lien avec les nouvelles générations de professionnels

Les millenials fut la première génération à choisir le freelancing et le statut d’auto-entrepreneur avant les autres. Une étude réalisée par l’Institut YouGov pour Monster, un des leaders mondial dans le recrutement et le placement, démontre que "s’ils avaient le choix, 50% des millennials français opteraient pour un statut de freelance, comme leurs voisins germaniques. 47% envisagent de créer leur propre entreprise." Autre information intéressante : les millenials sont prêts à faire des sacrifices pour faire avancer leur carrière ; "alors que 69% des Français déclarent en avoir fait pour obtenir leur poste actuel, le chiffre monte à 80% chez les 18-36 ans." Source : L’ADN

Par ailleurs, les Millenials sont des individus avec une fibre entrepreneuriale très développée, en quête de flexibilité et d’expériences enrichissantes.

Un manageur averti saura adapter son style de management en fonction de son équipe afin de tirer le meilleur d’eux.

Faire confiance aux collaborateurs

Une des raisons principales pour laquelle la plupart des entreprises n’ont pas encore opté pour le télétravail est due au manque de confiance vis-à-vis des collaborateurs. Il y a ce besoin d’avoir le collaborateur au bureau, près des yeux et près du cœur pour être capable de le manager, ce qui n’est pas forcement vrai si on met en place une structure adéquate pour cette nouvelle forme de travail. Donc, le manageur qui jouit d’une bonne intelligence émotionnelle devra être capable de faire confiance à ses collaborateurs.

En effet, le manque de confiance pourrait agacer les télétravailleurs qui n’apprécieront pas d’être monitorer à la minute près par leur manageur

La meilleure façon d’avoir des équipes qui sont engagées à 100% sur les projets stratégiques de l’entreprise c’est d’établir un planning avec les "deadlines" pour la soumission des projets et d’être en soutien durant tout le processus.   

Faire preuve de flexibilité quant à la disponibilité des télétravailleurs. Le télétravailleur reste un employé qui a une vie professionnelle et une vie personnelle. Le manager doit respecter le temps de travail de son collaborateur et veiller à ne pas trop le solliciter en dehors des horaires convenus. En fonction des projets, le télétravailleur et le manager peuvent trouver une formule qui soit bénéfique aux deux partis concernés. Le plus important pour réussir les projets en télétravail c’est d’avoir un manager qui prône le dialogue et qui n’impose pas ses exigences en faisant fi des attentes de ses collaborateurs. 

Conclusion

Réussir les projets en télétravail requiert des outils collaboratifs qui favorisent le partage, la communication et la synchronisation entre les équipes mais cela nécessite aussi de redéfinir les modes de management des responsables d’équipes. 

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