L’impression mobile passe à la vitesse supérieure

Le travail à distance s’impose de plus en plus et cette tendance gagne rapidement du terrain. Aujourd’hui, 57% des français pratiquent de manière régulière ou ponctuelle le télétravail.

Que vous soyez une jeune PME ou un groupe bien établi, le développement du travail mobile est bénéfique pour votre entreprise (source). Il peut contribuer en effet à limiter l’absentéisme, accroître l’efficacité et la productivité des salariés, améliorer le service client, voire réaliser de belles économies. Il permet en outre aux salariés de gagner en efficacité, en supprimant les contraintes de lieux et en élargissant le champ des applications. Il exerce même une incidence positive sur le niveau de satisfaction des collaborateurs, en leur offrant une plus grande flexibilité et en assurant un meilleur équilibre entre vie personnelle et vie professionnelle. Surtout, la mobilité joue un rôle essentiel dans la transformation digitale, qui peut s'accompagner d’un niveau supérieur de productivité et de sécurité dans tous les domaines. 

Alors que les entreprises françaises sont confrontées à l’augmentation du nombre d’employés mobiles, une question cruciale se pose : comment avoir la certitude que l’infrastructure de l'entreprise parviendra à répondre à l’évolution constante des besoins ?

Dans cet article, nous nous penchons sur cette question en adoptant le point de vue de votre support d'impression. Nous montrons comment exploiter le pouvoir considérable qu’offre la mobilité, en équilibrant, d’une part, productivité et simplicité d’utilisation, et, de l’autre, sécurité et contrôle. 

Pour réussir, les employés mobiles doivent pouvoir accéder à leurs documents et les imprimer partout, à tout moment et sur tout type d’appareils. Aujourd’hui, les imprimantes permettent si besoin d’aller chercher ces documents sur le cloud pour les imprimer (ou même les traduire), mais aussi de les numériser et de les envoyer dans des workflows ou des espaces virtuels de travail. Si l’impression constitue un élément capital, elle s’inscrit désormais dans un paysage beaucoup plus large incluant non seulement la production de documents, mais également les processus qu’elle sous-tend, à savoir le « pourquoi » et le « comment » de votre fonction d'impression.

Lorsque vous vous pencherez sur les processus que vous utilisez actuellement, vous pourrez, par exemple, juger utile de remplacer les formulaires papiers par des formulaires mobiles, afin que les salariés puissent saisir des données lors de leurs déplacements. Cela permettra d’intégrer plus rapidement ces informations à vos systèmes. En analysant les processus liés à ces formulaires, vous saurez également à quel moment, au sein du workflow, les salariés peuvent avoir besoin d'imprimer, et connaître le parcours que suit un document, ainsi que les points où se cachent des dysfonctionnements. Votre stratégie mobile élargie vous permettra ensuite de traiter ces différentes questions. 

Naturellement, pour qu’un nouveau processus fonctionne, il convient d’abord et avant tout que les salariés l'utilisent. En effet, s’il n’est pas impératif, il peut être négligé par l’entreprise à ses dépens. Après tout, à quoi bon proposer une plus grande mobilité en matière de solution d'impression si personne ne peut en profiter ?

De fait, la simplicité d’utilisation joue un rôle vital pour favoriser l’adoption des solutions mobiles. Mais à quoi cette simplicité d’utilisation ressemble-t-elle au juste ? 

Pour les utilisateurs mobiles, imprimer ne devrait pas être plus compliqué que d’appuyer sur un bouton, sans configuration ni manipulation complexe, autrement dit sans nécessité de télécharger un pilote d'imprimante. La sélection des préférences et du média doit également être rapide et intuitive. Dans la pratique, l’impression d’un document à partir d’un smartphone devrait être aussi simple que l’envoi d’un e-mail. 

Par ailleurs, vous souhaitez disposer d'une solution qui fonctionne sur plusieurs plateformes, via une application mobile pour appareils iOS, Android et Windows, capable de traiter des fichiers lourds et complexes (tableurs, PDF, visuels).

C’est une bonne chose que de proposer aux employés mobiles des outils qui leur permettent d’être plus productifs. Pourtant, dans le monde actuel, soucieux du caractère sensible des données, ces éléments doivent être contrebalancés par la sécurité et le contrôle. Pour mettre en place la solution d'impression mobile solide dont vous avez besoin, sans aucun compromis en termes de sécurité et d’intégrité pour vos documents et votre réseau, votre stratégie mobile devrait prévoir les actions suivantes :

• Conserver précieusement les documents jusqu'à ce que l’utilisateur se connecte et les publie,
• Fixer des règles d’accès pour autoriser ou bloquer l’impression mobile,
• Utiliser l’authentification LDAP pour la comptabilité et le suivi des utilisateurs,
• Mettre en place une technologie de lecteur de cartes sécurisé pour « lancer » l’impression.

Il ne fait aucun doute que la révolution mobile est déjà pleinement engagée, avec plus de 8 milliards d’appareils dans le monde aujourd’hui et 11,6 milliards attendus d’ici à 2021 (source). Cela offre aux entreprises, quelle que soit leur taille, une occasion extraordinaire d’être plus agiles, plus productives et plus performantes. Ces opportunités s’accompagnent néanmoins de défis considérables, lorsqu’elles tentent d’adapter leurs opérations et d'ajuster leurs structures pour répondre à cette nouvelle méthode de travail.

La stratégie mobile complète de votre entreprise devrait intégrer à la fois les processus documentaires et les workflows mobiles. Or, il est plus facile d’y parvenir que vous ne le pensez, avec l’accompagnement approprié.

Les technologies mobiles et le cloud ont révolutionné la façon dont nous stockons et partageons les informations, en ouvrant un champ de possibilités entièrement nouveau. En adoptant la bonne association d’appareils, de connectivité et de processus, vous pourrez exploiter toute la puissance de la mobilité et dynamiser votre activité, et ce dès aujourd’hui.