Coca-Cola Entreprise fait disparaître ses factures

Près de 20% des factures à destination des clients de la grande distribution de Coca-Cola Entreprise sont déjà dématérialisées. Les éléments sont dans un coffre-fort électronique.

Coca-Cola en France repose sur deux entités distinctes que sont Coca-Cola France et Coca-Cola Entreprise. Cette dernière, forte de 2400 collaborateurs, assure la production et la distribution des boissons de la marque dans les réseaux de grande distribution, le "hors-domicile" (cafés, restaurants) et la distribution automatique. En tout, ce sont 400 000 points de vente qui sont approvisionnés dans l'hexagone.

Autant de livraisons qui font naturellement l'objet d'une facturation. Le service facturation de Coca-Cola Entreprise traite ainsi chaque année environ 140 000 factures, ce qui représente l'impression de 250 000 pages. Cette activité constitue donc un centre de coûts conséquent pour l'entreprise. La dématérialisation de ces éléments et les économies qu'elle permet ont donc de quoi la séduire.

L'impulsion est donnée dès 2005 à l'initiative conjointe de CCE et de l'enseigne de distribution Carrefour. Le distributeur souhaite en effet adopter la dématérialisation de ses factures. Il dispose déjà d'une plateforme, celle de l'éditeur B-Process. Coca-Cola Entreprise fait lui aussi le choix du service en mode hébergé de facturation de B-Process.

"B-Process est intégré à notre processus de facturation quotidienne. Tous les soirs, les flux d'information sont acheminés depuis nos systèmes informatiques vers la plateforme externalisée. Celle-ci enregistre et stocke les données et procède à des vérifications sur les champs définis comme importants, tel que le numéro commande. Chaque matin, nous recevons par email un état de la facturation et des factures qui ont éventuellement été rejetées", décrit Jean-Noël Clémentine, responsable du service facturation.

"Les flux d'information sont acheminés depuis nos systèmes vers la plateforme externalisée"

Les gains, multiples, sont au rendez-vous. Ils sont d'abord financiers : impression, affranchissement, ... Pour le traitement de ses factures papier, Coca-Cola Entreprise fait ainsi appel à deux prestataires en charge à la fois de l'expédition et de l'impression des factures vierges. Souhaitant s'inscrire dans une démarche en faveur du développement durable, la marque souligne aussi les bénéfices de la dématérialisation d'un point de vue environnemental : réduction de la consommation de papier, du transport et de la pollution associée.

La problématique de l'archivage est également prise en compte. La dématérialisation permet en effet un gain de place. Grâce à l'externalisation, les factures sont stockées sur les serveurs de B-Process. Pour assurer l'archivage des éléments, l'éditeur met à disposition de ses clients un coffre-fort électronique issu du partenariat avec le français CDC Arkhinéo, son tiers archiveur. Chaque document fait ainsi l'objet d'une signature électronique et d'un horodatage.

Si pour le moment environ 20% de l'ensemble de ses factures sont dématérialisées, Coca-Cola Entreprise ne compte pas s'arrêter-là. Ainsi, outre Carrefour et sa filiale Coop Atlantique, également utilisatrice de B-Process, la marque se prépare à dématérialiser les factures de deux autres de ses principaux clients : Auchan et Metro. Les tests techniques ont déjà permis de valider le projet.

Même si les distributeurs ne disposent pas tous deux de la même plateforme de dématérialisation, la standardisation des flux permet la cohabitation des systèmes. Les échanges de données de facturation entre Coca-Cola Entreprise et Auchan pourraient par conséquents débuter avant la fin de l'année. L'entreprise espère convaincre ensuite le reste de ses grands clients à adopter ce système, ce qui lui permettrait d'atteindre 70% de factures dématérialisées.

Coca-Cola Entreprise pourra alors s'atteler à la mise en place d'une solution pour ses autres clients, pour qui une plateforme de dématérialisation s'avère trop couteuse. Peut-être s'agira-t-il d'un service d'acheminement des factures par email comme celui proposé par B-Process. Un projet qui nécessitera préalablement un travail sur sa base clientèle afin de valider les adresses électroniques de ses différents clients.