Optez pour un mode de travail collaboratif ET productif
L'heure est au travail collaboratif. Poussé par les usages, tels que peuvent l'offrir les Réseaux Sociaux d'Entreprise (RSE) ou les nouveaux CMS (Content Management System). Gare à ne pas oublier l'essentiel : quel est le besoin que ces nouveaux médias tentent de satisfaire ?
Après analyse, les entreprises répondront que leurs salariés désirent, par l'échange actif d'informations, gagner en productivité et améliorer de façon notable la qualité et la satisfaction client.
Tous ces éléments sont structurels et nécessitent de s’appuyer sur
des socles fiables et utilisables par les différentes directions
fonctionnelles. En ce sens, les outils de type RSE ne sont pas une réponse évidente.
Bien sûr, ils apportent d’autres bénéfices mais doivent être considérés comme
des compléments.
Les solutions de type de gestion électronique de documents et BPM sont
fortement plébiscitées, mais il convient tout d’abord de donner une courte
définition de ces notions. La gestion électronique des documents (GED) désigne un procédé informatisé
qui organise et gère des documents électroniques et des informations au sein
d'une organisation. Le BPM (Business Process Management) est l'ensemble des
méthodes et outils mis en œuvre pour améliorer la performance d'une
organisation par des démarches processus (source Wikipédia).
Il est en effet nécessaire de mettre en place des infrastructures
industrielles pour accélérer le travail collaboratif et proposer des solutions
génératrices de succès opérationnels. Le travail collaboratif doit en effet
être productif !
Il est d’ailleurs intéressant de voir les taux d’adoption et
d’évolution des technologies collaboratives. Il apparaît que les solutions de
gestion de contenus, de GED et de BPM sont les mieux représentées en
entreprises et continuent de se développer. Selon une étude de Cap Gemini,
« En France, l’intérêt pour le BPM grandit :
39 % des entreprises françaises interrogées prévoient d’ici 2013 une
augmentation du budget alloué au BPM ».
Cette
tendance s’explique tout d’abord par les bénéfices liés aux outils de BPM et de
GED : la nécessité de gérer et partager des documents dans le cadre d’une
démarche normative est aujourd’hui évidente. Ainsi, l’intégration et le partage
des documents au sein du SI, cycle de validation, etc. se généralise dans
de nombreuses entreprises.
Il
en est de même pour le BPM qui s’est particulièrement diversifié ces dernières
années : gestion des réclamations, plans d’actions, gestion des congés,
demandes d’achats… autant de processus qui permettent d’optimiser le quotidien,
de travailler efficacement et de gagner en qualité et en traçabilité. Les
opérations réalisées avec les outils de GED et de BPM sont donc à la base de
leur succès. Il est nécessaire de prioriser leur usage au sein de l’entreprise
et que ces dernières définissent leur approche du « travail collaboratif ».
Un
travail de fond est indispensable pour cartographier l’organisation de
l’entreprise, ses modes de communication et de collaboration. Cela permettra de
se poser les bonnes questions sur ses besoins et de choisir les bons outils qui
sont souvent les enjeux fondamentaux. Le collaboratif est un axe de croissance
important dans la mesure où il répond à des besoins clés pour l’entreprise et
simplifie le quotidien des utilisateurs.