Réussir une séance de brainstorming

Réussir un brainstorming Trouver la solution à un problème en stimulant la créativité d'un groupe de collaborateurs : c'est ce que permet un brainstorming. A condition de respecter certaines consignes.

1. Un brainstorming : pourquoi, pour qui ?

Réaliser un brainstorming, c'est réunir un groupe de collaborateurs afin qu'ils produisent collectivement un maximum d'idées nouvelles sur un thème donné. "D'une manière générale, un brainstorming peut être organisé à chaque fois qu'on n'a pas de solution toute faite et satisfaisante à un problème", analyse Isabelle Jacob, dirigeante du cabinet Iris Consultants et du centre Iris de formation à la créativité.

 Quatre cas où le brainstorming est utile

"La taille optimale du groupe va de 8 à 10 personnes"

Les problèmes que l'on peut résoudre par ces méthodes sont variés. Il peut s'agir d'une démarche d'innovation : nouveau produit, nouveau concept, nouvelle campagne publicitaire... On met la créativité de chacun à contribution. Il peut également être question de lancer un projet. Avant de l'entreprendre concrètement, se réunir permet de cerner les différentes manières de s'y prendre. On peut également s'interroger sur l'avenir en général : où va l'entreprise et quelles nouvelles orientations devra-t-elle prendre pour répondre aux différents enjeux technologiques, sociétaux, économiques ? "Le brainstorming permet aussi de résoudre des problèmes de management au quotidien, ajoute Isabelle Jacob. Le manager examine avec son équipe comment améliorer tel processus, tel produit ou telle pratique."

 Des petits groupes très motivés

Les séances de brainstorming demandent beaucoup d'énergie aux participants. "Ils doivent s'engager sur le plan cognitif mais aussi corporel et émotionnel." Privilégier les collaborateurs volontaires est ainsi conseillé car, pour être efficace, le brainstorming doit être mené par des personnes qui ont à cœur de résoudre le problème. La démarche peut néanmoins être imposée lorsqu'il s'agit d'une séance interne à l'équipe, menée par le manager. "La taille optimale du groupe pour une séance de ce type est 8 à 10 personnes, note Isabelle Jacob. On peut également reprendre certaines techniques utilisées en brainstorming lorsque le groupe est plus petit, mais il s'agit alors plus d'une discussion 'en coin de table'."

2. Créer les conditions de la créativité

Qui dit séance de créativité ne dit pas rassemblement où tout est permis. Bien au contraire. "Une réunion où tout le monde sort son fusil dès qu'une idée est avancée tue toute l'énergie des participants. Dans un brainstorming, le principe de base est au contraire la règle du jugement différé", explique Isabelle Jacob.

 Les règles du jugement différé et de la critique constructive

Pour ne pas brider la créativité, il faut préserver des phases où l'on produit sans chercher à s'évaluer. Mettez alors provisoirement de côté les critères de sélection des solutions que l'on s'est plus ou moins consciemment fixés. "Plus on met en avant ces critères, plus on devient sec", témoigne la consultante.

"On privilégie le 'oui et' et on bannit le 'oui mais'"

Les idées de tous doivent pouvoir dans un premier temps cohabiter sans jugement de valeur. "On privilégie le 'oui et' et on bannit le 'oui mais', résume Isabelle Jacob. Dans un second temps, la pensée critique des participants devra bien entendu être utilisée. Toutefois, "elle devra être transformée en une critique constructive et proactive, prévient la consultant. On ne dira pas 'Je ne suis pas d'accord' mais plutôt 'Cette solution présente tels avantages mais j'ai aussi telles craintes'."

 Bien aborder la phase de créativité

La première étape d'une séance de brainstorming se situe en amont de la production d'idées proprement dite. Il faut commencer par bien expliquer pourquoi les personnes présentes sont réunies et ce que l'on attend d'elles. "Elles doivent s'approprier l'enjeu, avoir envie de résoudre le problème posé. Lors de cette phase préparatoire, elles doivent également formuler plusieurs façons de poser le problème. L'objectif est d'ouvrir la représentation qu'elles s'en font." C'est à l'animateur que revient ce rôle d'accoucheur : par ses questions, il doit aider les participants à changer de référentiel. Pour stimuler l'innovation produit, il pourrait ainsi poser la question sous cette forme : "si on n'avait plus le droit de commercialiser telle chose, comment se poserait le problème ?". Enfin, quelques exercices d'échauffement pour réveiller la créativité peuvent être menés : trouver un intrus parmi des mots aléatoires, raconter une histoire à partir de termes tirés au hasard...

3. Faire produire des idées

Dans un deuxième temps, l'animateur va stimuler la production d'idées des participants. L'objectif : en réunir un maximum.

 Quelques exemples de techniques de créativité

"On peut alterner l'oral avec de l'écrit, voire du dessin, du mime, du collage de photos..."

De nombreuses techniques permettent de mobiliser la pensée créative. Il s'agit toujours de chercher des stimuli liés au problème et qui vont déclencher des solutions. On peut procéder par analogie : le problème est transposé dans un autre univers. Par exemple, s'il est en lien avec le concept d'ouverture, on peut explorer ce que l'ouverture nous inspire dans le domaine du végétal, de l'économie, du cinéma, de l'histoire... Il est aussi possible de recourir au rêve éveillé : les participants laissent vagabonder leur imagination dans une histoire en lien avec le problème. On peut également procéder par combinaison : on décompose l'objet de la recherche en deux, par exemple pour un produit de cosmétique, le packaging et son utilisation. On liste les différents formats et usages possibles puis on croise les uns avec les autres pour trouver un produit d'un type nouveau... Plusieurs techniques peuvent évidemment être successivement utilisées lors d'un même brainstorming.

 Alterner les modes d'expression de la pensée créative

Pour maximiser les résultats de ce travail, il faut varier les différents modes de production d'idées. "On peut alterner l'oral avec de l'écrit, voire du dessin, du mime, du collage de photos... On peut faire se succéder travail tous ensemble et travail individuel ou par petits groupes de deux ou trois. On peut enchaîner des phases de production où l'on prend son temps et celles où les idées sont bombardées", énumère Isabelle Jacob. Les différentes personnalités présentes auront ainsi plus de chances de se sentir à l'aise et de s'exprimer. "Ne s'en tenir qu'à des exercices en grand groupe peut conduire à ce que seuls les extravertis s'expriment", met en garde la consultante. Une fois toutes ces idées accouchées, il s'agit de les regrouper et de dégager des concepts pour organiser cette pensée créative.

4. Tirer le meilleur parti des idées émises

Une réunion d'où sortirait une kyrielle d'idées pas toujours réalistes ni compréhensibles du quidam ne serait en rien un brainstorming constructif. Pour qu'il se traduise par des actions concrètes, il doit s'achever par une troisième phase dite de "créativité d'anticipation".

 Confronter les idées à la réalité

Lors de cette étape, les participants sont invités à projeter leur idée comme si elle devenait réalité. Quelles sont les forces et les faiblesses  ? Quelles résistances au changement seraient susceptibles d'apparaître ? Quelles compétences faudrait-il acquérir ? "Lors de cette phase, qui relève toujours de la créativité, les critères de sélection mis de côté au début sont récupérés et chaque idée est soupesée par rapport aux autres", précise Isabelle Jacob. C'est à ce moment que la pensée critique des participants doit être sollicitée, afin non pas de s'opposer à l'idée mais d'examiner ce qu'elle comporte comme points positifs et comme points négatifs.

 Assurer un suivi

Après avoir sélectionné les idées à conserver, on peut rédiger des fiches synthétiques à destination des décisionnaires qui n'ont pas assisté à la réunion. "Ces fiches doivent expliquer en quoi l'idée est bonne, en quoi elle offre des opportunités et ce qu'il y a à faire pour la rendre possible." Ce travail de synthèse peut éventuellement revenir à l'animateur du brainstorming seul.

"Des fiches expliquent en quoi une idée est bonne et comment la rendre possible"

Pour être efficace, les résultats du brainstorming ne doivent pas rester lettre morte. "A terme, plus personne n'aurait envie de participer car ils auraient l'impression de donner leur énergie pour rien." Assurer un suivi, ne serait-ce que pour expliquer pourquoi aucune des idées ne sera traduite en acte est donc essentiel. De même, il faut donner des signes de reconnaissance du travail effectué. Et en aucun cas, ne laisser un supérieur hiérarchique s'attribuer à lui seul le résultat de ce travail collectif.

Créativité / Brainstorming