Organiser des réunions efficaces Préparer la réunion

Une réunion ne s'improvise pas. Sa préparation demande de la réflexion, du temps et des moyens matériels qui ne sont pas toujours disponibles.

Une réunion, c'est tout d'abord définir :
- l'ordre du jour, avec des objectifs ;
- les participants, leur rôle respectif et leur responsabilité ;
- les sujets de tension possibles à traiter avant ;
- le style de l'animation : directif, participatif, relationnel ; information descendante ou ascendante ;
- les méthodes de travail à adopter : interactivité, supports multimédia...
- prévoir des pauses ;
- organiser des sous-groupes de travail.

"Un lieu en dehors de l'entreprise minimise l'absentéisme"

C'est aussi une organisation physique indispensable :

- Trouver une date et une heure qui convienne à tout le monde, ce qui peut entraîner des délais importants.
- Réaliser et envoyer des convocations avec des informations claires (objectifs, durée, noms des participants et objet de leur intervention).
- Préparer des supports de communication et documents.
- Choisir une salle. "Un lieu en dehors de l'entreprise minimise l'absentéisme", constate Patrice Beyer.
- Mettre à disposition ou réserver du matériel (films, projecteurs, produits pour une démonstration, tableaux...).

Enfin, préparez le phasage de la réunion : introduction avec rappel des objectifs et explication du déroulement, conclusion avec synthèse, plan d'actions à suivre et, surtout, remerciement aux participants.

Un compte rendu synthétique sera transmis sous trois jours aux participants, voire aux personnes qui pourraient être intéressées par les résultats de la réunion.

Autour du même sujet