Comment mettre en place un espace collaboratif pour devenir une entreprise capitalisante

Les espaces collaboratifs se développent dans les entreprises mais une réflexion s'impose pour réussir ce changement de méthodes de travail.

Les départs massifs à la retraite engendrent une pénurie des talents. Les entreprises prennent peu à peu conscience des pertes de productivité que cela occasionne et des coûts engendrés pour se ré-approprier les connaissances qu'elles détenaient déjà auparavant.
Les responsables RH et les responsables métiers  mesurent et valorisent le temps nécessaire pour recruter ou réussir la mobilité d'un collaborateur. Le délai avant que ce dernier soit rapidement opérationnel et rentable s'étale généralement entre 3 à 9 mois.
Par ailleurs, la complexité des exigences des clients et la concurrence exacerbée mettent en lumière les difficultés à travailler avec les méthodes traditionnelles, à savoir, un travail collectif dans un processus séquentiel.

Pour relever ces défis, les entreprises doivent mettre en oeuvre des méthodes de travail collaboratives. Ces nouvelles méthodes obligent les entreprises à repenser les procédures existantes, à prendre conscience des savoir-faire et des savoir-être nécessaires, à remettre à plat la valorisation des objectifs individuels et collectifs et à sensibiliser les managers à prendre en compte ses éléments dans leurs stratégies managériales.

Un des éléments qui permet de fédérer ces nouvelles organisations apprenantes consiste à mettre en place des espaces collaboratifs.  A ce stade 2 axes de réflexion sont le plus souvent mis en oeuvre.
1 - Le premier consiste à mettre en oeuvre une plateforme technologique qui prenne en charge cet objectif.
Les fournisseurs actuels du marché offrent une palette de plateformes plus ou moins riches fonctionnellement et capable de répondre aux besoins des entreprises.
2 - Le second s'appuie sur l'analyse des éléments essentiels à partager puis à intégrer dans différents outils pouvant y répondre.
Ces 2 approches offrent chacune des avantages et des inconvénients que je vous propose d'analyser plus en détails.

La première solution s'apparente à la mise en place d'un progiciel ou d'un ERP au sein de l'organisation, c'est une solution très structurante. Elle permet de mettre en place assez rapidement des plateformes collaboratives qui prennent en charge des espaces de stockage partagés, un réseau social, des circuits de publications simples, des agendas partagés, blogs, wikis, microbloging, bookmarking, flux RSS, alertes, etc. L'inconvénient majeur réside dans le manque de souplesse et d'adaptabilité de telles plateformes.
Les fournisseurs ont mis en oeuvre un découpage et un processus fonctionnels qui ne sont pas toujours en adéquation avec le contexte et la culture de l'entreprise. Cette solution nécessite un accompagnement au changement important pour garantir l'appropriation de la plateforme par les communautés métiers concernées. Il est également tentant de développer du spécifique, solution souvent complexe, onéreuse et difficilement pérenne dans le temps.
Par ailleurs, les acteurs n'ont pas acquis à ce stade du projet une véritable culture collaborative et capitalisante qui permette d'appréhender et d'accompagner les impacts organisationnels, culturels et financiers induits. En revanche, la mise en place rapide de certaines fonctions de la plateforme favorise la réflexion des communautés sur ce que peut leur apporter un espace collaboratif et évite le fameux effet tunnel des projets où tout doit être  conçus avant d'être réalisé et mis en oeuvre.

La seconde approche nécessite au départ un investissement humain plus important. Les acteurs concernés doivent rentrer de plein pied dans une organisation collaborative. Ils sont vite confrontés aux impacts inhérents à la mise en place d'espaces collaboratifs, tels que faire travailler des acteurs de manière différente, sortir des sacrosaints processus linéaires, s'approprier des nouveaux outils, concevoir des produits finis collaboratifs, adopter de nouveaux comportements et   mettre en oeuvre des indicateurs de performance qui prennent en compte les contributions individuelles et collectives  partagées.
Dans cette solution, l'entreprise devra prendre à sa charge l'intégration d'outils collaboratifs émanant de différents fournisseurs, ce qui n'est pas toujours simple à concevoir et à maintenir.
En revanche, la solution est construite de manière collaborative, les acteurs se l'approprient plus facilement car elle intègre dès le départ la culture de l'entreprise, elle est mise en oeuvre graduellement  et les premières expériences favorisent le déploiement des autres communautés.
Quoiqu'il en soit, cette approche nécessite de bien maîtriser tous les aspects du travail collaboratif avant de mettre en oeuvre de telles  initiatives. L'entreprise évitera ainsi le rejet des collaborateurs n'ayant pas assez de recul pour appréhender les effets positifs que cela apporte au quotidien.

Mais alors, quelle solution adopter pour mettre en place un espace collaboratif ?Aucune des 2 solutions décrites précédemment n'est parfaite.
La réussite d'un tel projet passe avant tout par une volonté stratégique de l'entreprise de capitaliser ses savoirs essentiels; cela signifie qu'elle a pris conscience que les méthodes traditionnelles ne sont plus adaptées, que les attentes de ses clients doivent être prises en compte plus rapidement, que le client devient un acteur de l'espace collaboratif au même titre que ses collaborateurs, que la réactivité est un élément essentiel pour se différencier de ses concurrents et que l'innovation n'est pas faite pour réinventer ce que l'entreprise avait oublié !
Avant de lancer une telle initiative, il est important de  formaliser une cartographie des connaissances critiques et stratégiques de votre entreprise. Elle permettra à chacun de mieux comprendre où il se situe, de mettre en lumière les secteurs à risque et d'orienter les premières actions à réaliser au regard des communautés  métiers concernées.
Ensuite, il est fortement recommandé de désigner un sponsor au niveau de la direction générale qui sera le garant de la réussite des premières initiatives. Ce dernier mettra en place une équipe projet qui aura mission de mettre en oeuvre le premier espace collaboratif.
N'oubliez pas de rester modeste dans vos premières initiatives, commencez par un espace collaboratif qui n'impacte pas toute votre organisation. Pensez que cette première expérience sera observée par l'ensemble de votre organisation, sa réussite favorisera l'adhésion des futures communautés professionnelles. Vous avez travaillé sans espace collaboratif auparavant, vous pouvez prendre un peu de temps pour que l'expérience soit un succès.
N'hésitez pas à vous entourer d'experts reconnus, leurs prestations, bien que payantes, vous feront gagner un temps précieux et vous éviteront des écueils néfastes pour la suite de votre projet. Notamment dans l'extraction et la clarification des connaissances essentielles des communautés métiers, les connaissances stratégiques et critiques sont la plupart du temps tacites d'où la difficulté de les repérer.
Impliquez dès le départ les Ressources Humaines et les managers des communautés métiers concernées. Ils sont les courroies indispensables à l'appropriation et la pérennité de l'espace collaboratif. Les Ressources Humaines en profiteront pour intégrer les éléments dans la gestion des parcours professionnels, les managers devront mesurer les impacts et réajuster si nécessaire le nouveau processus de travail, d'échange et de transfert des savoirs.
Un système de reconnaissance doit être également élaboré dès le début, cela facilitera l'adhésion des collaborateurs et lèvera toute ambiguité sur la paternité des contributions individuelles et collectives.

Maintenant, il ne vous reste plus qu'à choisir un des 2 axes décrits précédemment, en fonction de votre organisation et de votre culture....Et n'hésitez pas à mixer les deux approches, vous y trouverez surement la démarche qui est la plus adaptée pour votre organisation.

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