Crédit d’impôt recherche : pourquoi et comment justifier le bien-fondé des dépenses ?
Le bénéfice du Crédit d’Impôt Recherche (CIR) ne se résume pas l’établissement de de la déclaration fiscale (2069-A). Bref, cette déclaration n’est que l’aboutissement d’un dossier justifiant les dépenses tant sur le principe que sur les calculs..
Pourquoi est-il indispensable de constituer un dossier justifiant le CIR ? C'est d'abord une question de bon sens. Quoi de plus normal que demander à n'importe quel contribuable la justification de cet avantage fiscal. En outre, à supposer que l'Administration fiscale ait considéré comme innovants les programmes préalablement à leur exécution selon la procédure de demande d'avis préalable (appelé également rescrit fiscal), soit consécutivement à leur exécution (procédure prévu à l'article 13 du Livre des procédures fiscales), celle-ci peut toujours diligenter un contrôle sur la réalité et le montant des dépenses. Les avis émis par l'Administration fiscale n'engagent cette dernière que sur l'aspect innovant du ou des programmes de recherche. Enfin, les PME au sens de l'Union européenne créées depuis moins de 2 ans doivent impérativement communiquer toutes les pièces attestant du bien-fondé des opérations de R&D exposées à compter du 1er janvier 2011. En résumé, pour ces sociétés, impossibilité d'obtenir le remboursement immédiat du CIR si ces dépenses ne sont pas étayées par un dossier !
Comment présenter un dossier ? Il doit être structuré comme un rapport d'intervention ou d'activité, pour chaque programme de R&D et au titre de chaque année civile. Il doit comporter 4 parties
- Information générale sur l'entreprise (Chiffre d'affaires, activité, etc.),
- Description du programme de R&D,
- Travaux réalisés sur le programme de R&D,
- Dépenses en liaison avec le programme de R&D.
La description du programme de R&D doit préciser dans quelle mesure les programmes sont innovants au sens fiscal. Il convient de démontrer en quoi ces programmes vont faire progresser l'état de l'art, bref les pratiques professionnelles. En particulier, il faut d'insister ex ante sur les objectifs à atteindre, les difficultés anticipées. Pour documenter ces objectifs, l'on pourra reprendre la demande d'avis préalable (rescrit fiscal), que la société a pu déposer pour demander à l'Administration fiscale de s'engager sur le caractère innovant des programmes de R&D, notamment afin de bénéficier du statut de Jeune Entreprise Innovante (JEI) . Les travaux réalisés décrivent en quoi les objectifs décrits ex ante ont été atteints, les difficultés, qu'elles étaient éte ou non anticipées ont été résolues. En clair, il faut bien souligner les difficultés rencontrées dans l'exécution du ou des programme(s) de R&D. Accessoirement, il convient d'insister à la fin de l'année civile sur les retombées commerciales connues et potentielles. Enfin, les dépenses correspondant aux différents projets doivent détailler tous les calculs tels qui ont été repris sur la déclaration 2069-A (c'est-à-dire la demande de remboursement de CIR).
Pour les coûts de personnel, il faut idéalement justifier le nombre de jours ou d'heures passés par chercheur sur le ou les projets à l'aide de compte rendu d'activité etc.. Ensuite, l'on calcule le taux journalier ou horaire à partir des fiches de paye tout en veillant d'y exclure les charges sociales non obligatoires (mutuelle le cas échéant carte orange, etc.), les taxes assises sur les salaires, etc.... Par ailleurs, il est fondamental que les travaux de recherche effectuées tels que décrits ci-dessus soient cohérents avec la nature et quantum des coûts engagés (temps des chercheurs en particulier).