Réussir la transition vers un bureau et des réunions sans papier

Disposer d’un bureau avec zéro papier est devenu un objectif pour de nombreuses organisations. Peut-être même sans vous en rendre compte, votre environnement est moins encombré de supports papiers en tout genre qu’auparavant...

La preuve, sur quoi lisez-vous cet article ? Votre ordinateur, smartphone, tablette ? Et si vous souhaitez le partager ? N’allez-vous pas simplement cliquer sur les icônes dédiées pour échanger sur les réseaux sociaux ou par e-mail ? Effectivement, il est peu probable que cette lecture soit sur papier compte tenu de la facilité de l'accès et la diffusion massive de l’information sur internet.

L’utilisation du papier fait partie intégrante de nos vies personnelles ou professionnelles, mais nous assistons à une dématérialisation en constante augmentation. On note trois facteurs qui ont considérablement influencé les processus de dématérialisation au sein des entreprises :

- Avec les notions de développement durable entrées dans les mœurs, on cherche de plus en plus à limiter notre impact sur l’environnement.  Un de ces impacts, clairement visible dans les lieux de travail est la consommation de papier. On s’aperçoit d’un nombre colossal de pages imprimées puis classées ou simplement jetées. Cette prise de conscience du gaspillage s’accompagne également d’un ras-le-bol de l’encombrement de son bureau par des pages de papier inesthétiques.

- Les nouvelles technologies ont apporté des outils innovants et pratiques pour gérer l’abondance de papier : consulter, classer, stocker et sécuriser les documents. Ces outils offrent également des fonctionnalités supplémentaires pour la collaboration au sein d’un espace de travail rationalisé.

- La conformité réglementaire joue aussi un rôle dans cette démarche du zéro papier. Par exemple, la législation sur la transparence des activités de gouvernance oblige notamment la mise à disposition des informations et des décisions des conseils d’administration, ce qui se révèle compliqué avec des supports papier multiples. Dans le domaine de la dématérialisation, la dernière directive en date a été votée par la Commission européenne cette année en mai 2014 et  impose une facturation électronique donc dématérialisée pour les marchés publics d’ici 2018.

Limiter la consommation de papier et mettre en place un système de gestion électronique des documents aboutit à des avantages et des économies considérables pour les organisations :

- Un gain de temps : pour classer les documents, effectuer des recherches, accéder aux informations et les partager.

- Un gain d’espace : les innombrables classeurs et armoires ainsi que les salles dédiées à l’archivage sont du passé. Tout est classé et est stocké en ligne en quelques clics libérant ainsi de l’espace physique.

- Des économies de coûts : la mise en place du système représente un premier investissement, mais les économies engendrées sont presque immédiates; les dépenses suivantes sont réduites voir éliminées : les coûts du papier, des impressions, de l’encre, d’envois par la poste ou de déplacements, des compilations manuelles nécessaires pour un audit…

- Une meilleure sécurité des données stratégiques : tout conserver en un lieu unique sur des serveurs dédiés (non Cloud) sécurisés par des normes de sécurité internationales comme ISO 27 001, permet d’éliminer le risque de perte, d’oubli dans un lieu public ou de vol d’un document papier confidentiel.

- Des espaces de travail plus productifs et des réunions plus efficaces et moins stressantes grâce à un système pratique et optimisé pour traiter, classer et retrouver les informations.

- Une image respectueuse de l’environnement par un engagement pour le développement durable avec une réduction du bilan carbone de l’organisation.

Le ton donné par le sommet de l’organisation

Initier une dématérialisation du bureau nécessite une conduite du changement préparée, expliquée et suivie. Malgré l’essor de l’informatique,  certains collaborateurs ne seront pas favorables à l’élimination du papier soit par méfiance ou par réticences vis-à-vis des technologies ou bien par crainte du bousculement des habitudes liées au papier. Aujourd’hui, les outils disponibles sont développés avec la notion d’utilisateur au centre en accentuant la facilité et en reproduisant l’expérience papier (tourner les pages sur l’écran, écrire et gribouiller sur un document et facilement se déplacer dans un fichier à multiples pages).

La formation et l’accompagnement vers le zéro papier sont essentiels. Expliquer les bénéfices de la transition au numérique et les gains pour tous est une étape clé pour le succès de la dématérialisation afin que les utilisateurs s’approprient rapidement le nouvel outil.

Pour faciliter la mise en place démarche, le ton et la vision sans papier peut émaner du sommet de l’organisation, par les instances de gouvernance. En effet, de plus en plus de conseils d’administration et de directions générales emboîtent le pas du numérique et disposent notamment de leurs propres outils appelés les conseils-sans-papier (board portals) pour gérer leurs informations, organiser les réunions et collaborer de manière efficace et sécurisée, le tout sans papier.


Comment se déroule une réunion d’un conseil d’administration sans papier ?

Un portail sans papier au sein du conseil d’administration permet de rationaliser tout le processus de préparation et de gestion des réunions. En amont, il permet de créer un ordre du jour, joindre les documents nécessaires et expédier cette pochette d’informations directement via la plateforme aux invités (sans les frais ni le temps nécessaire de poste ou d'un messager sécurisé…). La pochette est ainsi accessible de manière sécurisée et illimitée par les administrateurs, peu importe leur localisation géographique. Ce processus soulage le personnel et laisse plus de temps aux administrateurs pour préparer la rencontre.

Comme toutes les données sont stockées dans un espace unique et sécurisé en ligne, avec une tablette, petite et légère, les membres peuvent transporter partout avec eux, consulter et annoter (avec des post-its électroniques ou bien l’écriture manuscrite et le surlignage) tous les éléments de la réunion et toujours être à jour avec les dernières nouvelles. En ayant la possibilité d'examiner toutes les informations quand ils le veulent et avec un outil pratique pour effectuer des recherches même au sein des archives, avec ou sans connexion internet, les administrateurs sont mieux préparés permettant des décisions plus rapides et plus efficaces lors des réunions.

Une tablette est l'appareil idéal pour les réunions du conseil d'administration. À plat sur la table et silencieux, un iPad n'interfère pas avec les discussions et les débats. Lors de la réunion, les administrateurs peuvent suivre le fil de la réunion, avoir au bout des doigts tous les documents et données mentionnés. Ils peuvent aussi facilement naviguer à travers leurs notes prises lors de la préparation ou en prendre de nouvelles pendant la réunion. Après la réunion, le procès-verbal peut également être créé, validé, partagé et archivé au sein du portail pour un accès futur lors d’une prise de décision ou lors d’un audit.

Conduire des réunions sans papier marque un pas de plus vers une bonne gouvernance au quotidien.

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