E-facturation : prendre (enfin) les chemins de l’automatisation

Pourquoi l’e-facturation permet de réduire les coûts d’administration comptable, d’apporter une valeur ajoutée et de déployer vos équipes vers des missions plus profitables.

Les professionnels cherchent toujours des leviers de réduction des coûts, d’amélioration des processus et réduction de leur BFR. Ils cherchent également à augmenter leur avance concurrentielle en implémentant de nouvelles technologies et en réduisant leur empreinte carbone. Et même si l’installation d’un système de facturation informatisé n’est pas sans conséquence sur l’organisation, le succès de cette informatisation des systèmes comptables peut apporter de réels gains de performance, réduction des coûts et de génération de cash.
Son usage est loué par tous, mais pourtant son adoption reste encore timide au sein des organisations. L’e-facturation est encore mal comprise et mal évaluée. Ceci est principalement du à une mauvaise connaissance des coûts informatiques réels liés à son intégration informatique et également au manque de documentation sur le retour sur investissement que l’on peut en espérer.
Globalement 150 milliards de factures professionnelles (B2B) ont été traitées pour la seule année 2012, mais seulement 5 % l’ont été électroniquement. Toutefois quand on considère qu’un système de facturation informatisé complètement opérationnel peut générer des gains allant de 60 à 80 pour cent pour une efficacité proche de 1 à 2 % du chiffre d’affaire total d’une entreprise, pour un retour sur investissement compris entre 0,5 et 1,5 par an, on se demande pourquoi tant d’organisation hésitent encore à franchir le pas ?
Nous pouvons définir une e-facture comme une pièce complètement prise en charge par l’outil informatique, sans aucune intervention humaine superflue. Si l’on revient à l’ancien système dit du « papier », il comporte de nombreuses faiblesses bien connues des intéressés. La facturation « papier » est consommatrice de temps, susceptible d’engendrer des erreurs, suppose une intendance manuelle de la part du client et du fournisseur et comporte beaucoup de frais indirects. L’e-facturation peut  générer des gains sur le coût de gestion des créances clients  à hauteur de 40 % à 60 % et jusqu’à 90% de réduction des coûts de la comptabilité fournisseurs.
Ainsi, cela vous offre la possibilité  d’améliorer la gestion du cashflow en générant des liquidités opportunes à travers l’amélioration des processus. Il y a aussi le respect de la législation en matière juridique,  à savoir que de nombreux gouvernements des principaux pays occidentaux à travers le monde ont déjà autorisé les systèmes d’e-facturation pour les entreprises publiques; ce qui facilite leur adoption par les entreprises du secteur privé. Au sein de la communauté européenne, les factures électroniques ont désormais la même valeur légale que leur équivalent papier. Et bien sûr, il y a l’impact environnemental  car l’empreinte carbone d’une facture électronique est le tiers de celle d’une facture imprimée [i].
De loin, le gain le plus significatif  d’une digitalisation des systèmes de facturation est l’automatisation des processus. Quand vos systèmes sont interconnectés à votre e-comptabilité, les erreurs de transfert d’information entre systèmes sont ainsi éliminées, ce qui réduit également le temps et les coûts associés aux contrôles et corrections. Ce process vous permet d’envoyer, de recevoir et de router les factures aux personnes concernées automatiquement et de résoudre plus efficacement les problèmes d’écarts possibles. Ainsi, l’efficacité des processus permet d’éliminer  les erreurs de facturation, de réduire le temps de travail dédier à suivre les clients et fournisseurs et facilite également l’archivage électronique et la génération des rapports pour les commissaires aux comptes, ainsi que les déclarations aux douanes.
Consécutivement, cela libère du temps de travail pour se concentrer sur des tâches à plus forte  valeur ajoutée, comme le service client.
Le résultat est une amélioration des relations fournisseurs et clients, ce qui constituera une base saine à toutes négociations commerciales dans le futur. Les fournisseurs y verront une réduction de leur DSO (nombre de jour d’encours client) et les acheteurs pourront tirer avantage d’escomptes pour des paiements anticipés. Dans de grandes organisations, ces escomptes  peuvent représenter de 1 à 2 % du total des sommes facturées électroniquement [ii].
En conclusion, les bénéfices qu’une organisation peut retirer de l’e-facturation sont nombreux, mais la route vers l’automatisation doit être préparée avec soin et suivie avec précaution. Car à la clé, de réels gains en termes de réduction des coûts, d’amélioration des processus et de libération de cashflow sont à court terme accessibles aux entreprises qui en font le pari.
  

[i] The Ten Business Benefits of E-Invoicing, Accounting Plaza, 2011.
[ii] Global Development of Electronic Invoicing by Basware, 2012.

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