Comment mesurer l’efficacité de la gestion de vos dépenses ?

Contrôler les dépenses est un enjeu majeur pour les entreprises. Même si les priorités varient selon les structures, inclure des indicateurs de performance dans ses tableaux de bord de contrôle des dépenses permet à chacun de mesurer et éventuellement d’ajuster ses processus pour atteindre plus efficacement ses objectifs.

Voici un rapide tour d’horizon de 12 indicateurs de performance couvrant certains des objectifs stratégiques actuels les plus critiques en termes de contrôle des dépenses (l'efficacité des processus, la numérisation, la conformité et les économies).


Durée du cycle d'achat de la demande à la commande
Cet indicateur mesure le temps entre le moment où un employé effectue une demande jusqu'au moment où celle-ci est approuvée est transformée en bon de commande. En moyenne, cet indicateur est de 6,2 heures pour les entreprises les plus performantes en matière de contrôle des dépenses.Lorsque les cycles d'approbation sont longs, les taux d'adoption baissent car les employés cherchent des moyens de contourner le système.

Approbateurs par demande d'achat
Il s'agit du nombre moyen d'approbateurs requis pour toute demande dans le cadre particulier du processus de demande d'achat. En moyenne, les entreprises les plus performantes disposent de 2 approbateurs par demande. Le nombre d'approbateurs peut varier, car les règles commerciales peuvent imposer des approbations supplémentaires pour les demandes à grande échelle.

Durée du cycle d'approbation des factures
Cet indicateur correspond au temps moyen entre le moment où une facture entre dans le système et le moment où elle est approuvée en vue du paiement (mais pas forcément payée). Plus la durée du cycle d'approbation est courte, plus les entreprises ont le contrôle sur le processus de paiement (retard évité, réduction des charges, meilleures conditions, etc.). En moyenne, les entreprises les plus performantes dédient 23,1 heures au cycle d'approbation des factures.

Durée du cycle d'approbation du rapport des notes de frais
Le cycle d'approbation des notes de frais commence au moment où l'employé le soumet rempli et se termine une fois que toutes les approbations ont été données. En moyenne, les entreprises les plus performantes consacrent 24,8 heures à l'approbation des notes de frais, parmi tous les rapports. La diminution de la durée de ce cycle profite à l'entreprise en réduisant l'accumulation des dépenses non approuvées et en accélérant le remboursement des employés.

Traitement électronique des bons de commande
Les meilleurs élèves en contrôle des dépenses envoient en moyenne 91,8 % de leurs bons de commande fournisseurs par voie électronique. La confirmation des fournisseurs et la transmission par voie électronique accélèrent le processus et réduisent les erreurs.

Traitement électronique des factures
Les entreprises les plus performantes en matière de gestion des dépenses ont reçu 76 % de leurs factures fournisseurs par voie électronique. Éliminer le processus papier améliore grandement l'efficacité, limite les risques d’erreur, réduit la durée des cycles et donne aux entreprises la flexibilité nécessaire afin d'obtenir des remises pour paiement anticipé.

Dépenses structurées
Les entreprises les plus performantes en matière de gestion des dépenses voient 62 % de leurs dépenses totales passer par des catalogues ou la technologie punch-out.

Dépenses pré approuvées
Les contrôles d'entreprise imposent souvent la pré-approbation de toutes les dépenses. Cet indicateur évalue donc la conformité par rapport aux contrôles et politiques pour de nombreuses entreprises. 98% des dépenses sont ainsi pré-approuvées au sein des entreprises les plus avancées en matière de contrôle des dépenses.

Politiques d'achat intégrées
Les meilleurs élèves intègrent en moyenne 8 politiques d'achat directement dans leur interface d'achat. Il s'agit d'un contrôle bien plus efficace que d'indiquer les politiques d'achat dans un manuel qui peut être facilement mis de côté ou oublié. L'intégration de ces politiques au sein du système de gestion des achats élimine également les emails et appels inutiles en fournissant au collaborateur les informations dont il a besoin au moment de l'achat.

Processus d'approbation
Les entreprises les plus performantes ont en moyenne 12 processus d'approbation, en dehors des processus de contrôle des dépenses.

Beaucoup d'entreprises exigent d'innombrables approbations, comme les demandes de vérification, de nouveaux badges de sécurité, etc. Les services informatiques prennent souvent du retard dans la mise en place des nouveaux processus en raison de ressources limitées et d'outils complexes.Les projets de contrôle des dépenses permettent de réaliser des économies de différentes manières. La façon la plus directe consiste à acheter des biens et services par le biais de contrats fournisseurs avec des prix négociés à l'avance. Il est également possible de réaliser des économies de manière indirecte via la gestion des risques de la chaîne d'approvisionnement, y compris le risque d'interruption de l'approvisionnement.

Économies réalisées
Un contrôle optimum de ses dépenses permet d’économiser en moyenne 8,5 % de leur total. Les dépenses hors contrat réduisent le taux d'économies réalisé. En effet, même si un contrat est établi pour la catégorie ou l'article, les économies potentielles réalisées par le contrat ne sont pas représentées.

Dépenses sous contrat
En moyenne, les meilleurs élèves du contrôle des dépenses gèrent 60 % des dépenses par le biais de contrats négociés. Cet aspect est important car seules les dépenses sous contrat peuvent entraîner des économies visibles. L'achat de services sous contrat réduit également le risque. Si un fournisseur non assuré se blesse sur le site de l'entreprise, cette dernière pourrait finir par payer la facture. Les leviers d’amélioration du contrôle des dépenses en entreprise sont nombreux, et il est propre à chacun de choisir ceux qu’il est préférable de mesurer pour atteindre ses propres objectifs. Une fois que les indicateurs sont définis, il est important de passer régulièrement en revue ses processus pour voir s'ils peuvent être simplifiés ou révisés afin de prendre en compte tout changement relatif à la politique de l'entreprise. Et si les objectifs de l’entreprise sont atteints, elle peut en chercher de plus ambitieux ou faire évoluer la maturité de son programme, pour toujours plus de performances. 

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