Frais de déplacement : que peut-on se faire rembourser ?
Les frais de déplacement, ou frais kilométriques, peuvent être remboursés aux dirigeants ou salariés du secteur tant public que privé. Il concerne les voitures mais aussi les vélos.
Frais de déplacement : quelle définition ?
Le remboursement des frais de déplacement ne concerne pas les trajets domicile-travail mais les déplacements effectués dans le cadre de l'activité professionnelle. En cas d'utilisation de son véhicule personnel, l'employeur indemnise son collaborateur selon un barème kilométrique établi par le ministère de l'Économie et des Finances. Le véhicule utilisé peut être une automobile, une moto, un vélomoteur ou un scooter. Les frais de déplacement professionnels sont déductibles de sa feuille d'impôts, justificatifs à l'appui.
Qu'est-ce qui entre dans le calcul de remboursement des frais de déplacement ?
L'administration fiscale publie chaque année un tableau forfaitaire des remboursements liés aux frais de déplacement. Ce tableau prend en compte divers éléments liés au véhicule : dépréciation, frais de réparation et d'entretien, de carburant, d'assurance... Concernant les péages et le stationnement, ils peuvent également être déduits avec justificatifs, mais ne sont pas pris en compte par le barème.
Quelle est la limite du montant des frais de déplacement ?
Depuis 2013, le barème inclut une nouveauté : les propriétaires de véhicules de plus de 7 chevaux ne peuvent plus prétendre à leurs remboursements kilométriques alors qu'auparavant, la limite concernait tous les véhicules jusqu'à 13 chevaux. Le calcul se décline en trois barèmes : pour les automobiles, pour les motos et pour les scooters et vélomoteurs. Le calcul prend en compte le nombre de chevaux du véhicule et la distance séparée en trois catégories, moins de 5 000 km, de 5 001 km à 20 000 km et au-delà de 20 000 km.
Par exemple, un véhicule de 4 chevaux ayant parcouru 3 500 km sur une année pour des déplacements professionnels sera remboursé à hauteur de 0,491 euro par km. Autre exemple, un véhicule de 7 chevaux ayant parcouru 22 000 km sur une année pour des déplacements professionnels sera remboursé à hauteur de 0,399 euro par km.
Quels frais de déplacement pour les vélos ?
La loi relative à la transition énergétique pour la croissance verte adoptée le 22 juillet 2015 et validée pour l'essentiel par le Conseil constitutionnel le 13 août, prévoit d'instaurer une indemnité kilométrique vélo pour les trajets domicile-travail. Par ailleurs, l'article 39 de la loi prévoit que les entreprises qui mettent des vélos à la disposition de leurs salariés bénéficieront d'une réduction d'impôt équivalente aux frais générés par la mise à disposition gratuite pour leurs salariés d'une flotte de vélos, dans la limite de 25% du prix d'achat de cette flotte.
Le 1er décembre 2015, l'Assemblée nationale, a travers un amendement sur le projet de budget rectificatif 2015, a définitivement adopté l'indemnité kilométrique pour les salariés se déplaçant à vélo. Cette indemnité fera l'objet d'une exonération d'impôt plafonnée à 200 euros par an pour chaque salarié. Mais attention, l'amendement indique que l'employeur "peut prendre en charge cette indemnité". Ainsi, le remboursement des frais de déplacement à vélo devient facultative pour l'employeur.