Google Apps (for Work) au crible

Messagerie, bureautique, stockage de fichiers... Rebaptisée Google Apps for Work, la suite de Google intègre une 10e d'outils de productivité SaaS. Elle est utilisée par 15% du Cac40.

Les Google Apps représentent à ce jour l'une des principales alternatives à la suite Office 365 de Microsoft. A la différence de cette dernière qui laisse le choix entre une version web et des logiciels à installer sur son terminal, la suite bureautique de Google n'est disponible qu'en ligne (en SaaS).

Une version gratuite des Google Apps était proposée par Google jusqu'au 6 décembre 2012. Baptisée Google Apps Édition Standard, elle intégrait une palette fonctionnelle limitée. Les personnes qui s'étaient inscrites à cette édition avant cette date peuvent continuer à l'utiliser. Mais, elle n'accueille plus de nouveaux abonnés.

Au-delà de la grande popularité de Gmail, le succès des Google Apps for Work s'est aussi bâti sur la base de leurs fonctionnalités collaboratives. Google a notamment été l'un des tous premiers à proposer la coédition de document en temps réel. Une possibilité disponible aussi bien dans le traitement de texte Google Docs que dans le tableur Google Sheets.

Capture de l'interface graphique de Gmail.  © Capture JDN

Depuis rebaptisée Google Apps for Work, la suite embarque une dizaine d'applications. Les plus populaires d'entre elles sont Gmail (Google Mail), Google Drive et Google Agenda.

Gmail

Inaugurée en 2004, Gmail est la messagerie la plus utilisée au monde. Le service propose une version gratuite (financée par la publicité) qui se limite à 15 Go de stockage - partagé avec Google Drive. La suite Google Apps for Work, payante elle (voir tarifs plus bas), donne accès à une version plus avancée, baptisée Gmail for Work. Etend l'espace de stockage par utilisateur, elle permet de bénéficier d'adresses de messagerie associées à un nom de domaine (de type mon-nom@nom-de-entreprise.fr). Cette déclinaison, sans publicité, est aussi compatible avec d'autres clients de messagerie, type Outlook. 

Google Drive

Au cœur de son environnement, Google positionne Google Drive comme environnement pivot pour stocker et partager l'ensemble des documents créés par les différentes applications de la suite. Le service peut également accueillir d'autres types de fichier (Office, PDF...). Comme évoqué plus haut, sa version gratuite inclut 15 Go de stockage (partagé avec Gmail). Sa déclinaison payante (Google Drive for Work) permet, elle, d'étendre cet espace en fonction des besoins, tout en bénéficiant de fonctions supplémentaires de gestion des droits d'accès aux documents.

Google Agenda

Troisième application star de la suite Google Apps for Work, Google Agenda est conçu pour gérer et partager des calendriers en ligne. En entreprise, il pourra être utilisé pour planifier les réunions. Il permet en effet de vérifier les disponibilités de chacun au sein de calendriers partagés en vue de fixer les meetings (et ce, sans forcément avoir accès au détail des plages horaires déjà occupées). Ensuite, Google Agenda orchestre l'envoi des invitations par mail qui, une fois acceptées, s'incrémentent automatiquement dans les agendas respectifs des participants. Enfin, l'application pilote aussi les réservations de salle associées à cette gestion de rendez-vous.

Les applications Google Apps for Work
Gmail Messagerie
Google Agenda Des agendas intégrés en ligne, conçus pour le travail en équipe
Google Hangouts Messagerie instantanée et visioconférence
Google Drive Stockage et partage de documents
Google Docs Traitement de texte et coédition de documents
Google Sheets Tableur
Google Formulaires Création d'enquêtes et de formulaires
Google Slides Création de présentations et slideshow
Google Sites Création de sites intranet
Google+ Réseau social d'entreprise
Console d'administration Console d'administration d'entreprise
Vault Archivage des contenus Google Apps

Vers une digital workplace

Au chapitre des nouveautés, on note l'arrivée d'une version professionnelle d'Inbox, la messagerie "intelligente" de Google. Mais surtout d'une toute nouvelle application de gestion des connaissances, pour l'heure en bêta. Baptisée Google Springboard, elle se présente sous la forme d'un moteur de recherche qui permet de retrouver des contenus quelle que soit l'application (Gmail, Docs, Agenda, Drive, Contacts...). "Google Springboard  a recours au machine learning pour vous assister proactivement et vous pousser des informations et recommandations qui pourraient se révéler utiles", indique Google. Le groupe de Moutain View s'oriente ainsi vers une digital workplace proposant à l'utilisateur une vue personnalisée de son information. Une approche que d'autres géants IT (comme Microsoft avec l'Office Delve ou IBM avec Verse) ont également commencé à proposer.

Prix

Dessinées au départ pour le grand public, les apps de Google se veulent simples à utiliser. C'est ce qui fait leur force (pour accélérer leur prise en main, Google vient d'acquérir une extension Chrome de formation). Revers de la médaille : elles montrent des limites dans le domaine professionnel. A l'origine, la brique de réseau social de la suite, Google+, présentait par exemple de graves lacunes en termes d'administration, de modération, et de gestion des profils - avec une confusion entre espaces personnels et professionnels. Google a depuis rectifié le tir. Autre critique : le décloisonnement de l'offre. Sur ce plan, la décision de Google de séparer Hangouts et Google+ a été très critiquée.

Un programme de parrainage offrant 12 euros par inscription

En termes de prix, Google a opté pour un tarif unique de 4 euros (HT) par mois et par utilisateur (qui permet de bénéficier de 30 Go d'espace) et le double pour un stockage illimité. Pour attirer de nouveaux clients, le groupe propose sa suite gratuitement aux organisations ayant recours à une solution concurrente pour 100 à 3 000 comptes (la durée de la gratuité s'étendant jusqu'à la date d'expiration de l'ancien contrat). Il a aussi initié un programme de parrainage qui offre à ses clients la somme de 12 euros pour chaque nouvel utilisateur qui se sera inscrit de leur part.

Points forts

Points faibles

Google Apps for Work en bref

- Une suite d'applications conçues nativement pour le cloud

- Un tarif bas et unique

- Les difficultés de Google+ à s'imposer comme réseau social d'entreprise

- L'interface conversationnelle de Gmail déroutante pour des utilisateurs de messagerie " classique "

Un Google Apps as a Platform

Comme Microsoft avec Office 365, Google a également amorcé l'ouverture des Google Apps. L'objectif étant de permettre à d'autres éditeurs de venir y greffer des applications. Le groupe propose ainsi un kit d'outils et diverses API (notamment pour Google Sheets et Google Slides) qui doivent faciliter l'intégration de fonctionnalités à des outils tiers. Plusieurs fournisseurs de logiciels utilisent d'ailleurs déjà ces outils pour s'intégrer aux Google Apps. C'est le cas par exemple de Salesforce, Anaplan, Sage ou Asana.

6 groupes du Cac 40 utilisateurs actifs des Google Apps for Work

Selon une enquête menée par le JDN en 2015, six groupes du Cac 40 utiliseraient les Google Apps à grande échelle. Ce qui représenterait au total quelque 300 000 utilisateurs. Comme la plupart des entreprises s'orientant vers les Google Apps, ces sociétés ont commencé par recourir à Gmail. "Les acteurs du Cac 40 qui optent pour les Google Apps ont tous misé sur des déploiements globaux autour de la messagerie d'abord, avant de s'orienter vers le collaboratif et le partage de documents", a pu nous confirmer  Roland Kamara, responsable France du cabinet de conseil Revevol. Le recours à Google Drive et Hangouts viendrait ainsi dans un deuxième temps. Ces briques représentant un moyen pour ces grandes entreprises d'accompagner la transformation digitale de leur organisation.

L'abandon total d'Office pas à l'ordre du jour dans les groupes du Cac 40

Au sein de ces sociétés du Cac 40, l'abandon d'Office est-il à l'ordre du jour ? "Des populations commencent à ne plus l'utiliser", constate Romain Hervé, cofondateur de Cirruseo. La désinstallation d'Office serait même proposée par certains, mais sans obligation. "Aucun acteur du Cac 40 ne sponsorise un arrêt total. Ces groupes sont néanmoins tous bien conscients que pour tirer pleinement parti des technologies Google, il vaut mieux les avoir généralisées", ajoute Roland Kamara. Il est évident que l'abandon complet d'Office reste épineux du fait des échanges de fichier avec l'extérieur...

Les groupes du Cac 40 qui ont déployé les Google Apps
Groupe Nombre d'utilisateurs Services utilisés Motivations premières Commentaire
Source : JDN
Air Liquide Au-delà de 55 000 Google Apps for Work Transformation digitale Air Liquid est toujours en cours de migration. Il s'agit d'un projet mondial
Lafarge 45 000 Google Apps for Work (avec Google Drive et Google Hangouts) Réduction des coûts (en supprimant les systèmes Lotus), puis démarche de transformation digitale Le Suisse Holcim qui a racheté Lafarge en 2014 avait lui aussi opté pour les Google Apps
Essilor 35 000 Google Apps for Work (avec Google Hangouts et Google Drive) Transformation digitale Essilor a enclenché son projet en 2012
Solvay Au-delà de 20 000 Google Apps for Work (avec Google Hangouts) Transformation digitale Solvay a migré vers les Google Apps en 2011. Rhodia que Solvay a acquis en 2011 a basculé en 2013
Valeo 40 000 Google Apps for Work (avec Google Drive) Réduction des coûts administratifs, puis amélioration de la productivité Valeo a été l'un des tout premiers à enclencher un projet, dès 2009
Veolia Au-delà de 100 000 Google Apps for Work (avec Google Hangouts) Réduction des coûts (via une homogénéisation des systèmes de messagerie), puis une orientation vers des objectifs de productivité. Veolia a migré en 2013.

Au-delà des groupes du Cac40, beaucoup d'autres grandes entreprises françaises se sont tournées vers les Google Apps for Works. Avec pour certaines des périmètres de projet souvent équivalents. C'est le cas notamment pour La Poste qui a annoncé sa volonté d'équiper 90 000 facteurs d'un smartphone Android (Optimus E970 de LG) équipé des Google Apps for Work. C'est le projet Facteo. Autres exemples : Randstad (29 000 utilisateurs), Aperam (10 000 utilisateurs) ou encore Dalkia. Et certaines grandes entreprises auraient déjà poussél'expérience plus loin. Auchan (50 000 utilisateurs) et Oxylane (45 000 utilisateurs), plus connu pour sa marque de sport Decathlon, s'adosseraient notamment aux outils de Google pour fluidifier leur recrutement interne.

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