Master Data Management : mettre en oeuvre un référentiel immobilier

Le Master Data Management est d'ordinaire associé aux données de référence clients et produits transverses aux applications de gestion. Mais, il apporte aussi beaucoup à la gestion des données immobilières.

Un référentiel immobilier : pour quoi faire ?
 
S'il est des données dans l'entreprise qu'il est nécessaire de diffuser largement, c'est bien celles relatives à l'immobilier et aux équipements associés. Les clients ont besoin de savoir ou se trouvent les boutiques, agences, bureaux et leurs services associés ; Les employés et les prestataires ont besoin d'avoir les accès aux bureaux, de se voir affecter un espace de travail et de permettre aux autres de le localiser ; les services généraux et les fournisseurs doivent investir ou quitter des locaux, les aménager, les équiper, les entretenir, les facturer ou les refacturer... Les ressources humaines, la finance, les ventes, le marketing, la supply chain ont aussi besoin d'avoir une vue toujours actualisée sur les données immobilières pour faire efficacement leur travail. Et celles-ci évoluent en permanence.
 
Le Master Data Management est donc particulièrement adapté à la gestion de l'immobilier afin de fédérer les données relatives à cette activité et de les adosser à des applications spécialisées dans chaque besoin, fournissant de multiples services :

- Fourniture du référentiel de localisation géographique des personnes (souvent à destination des annuaires internes ou externes des entreprises) et d'une localisation physique complète (adresse, immeuble, étage, bureau...)
- Pilotage des équipements et services de ces différents locaux. Pour un réseau d'une banque de détail, ce type de référentiel permet de centraliser les informations de services (Accueil Guichet, GAB...) et d'accessibilité (rampe d'accès pour l'accueil des handicapés...) et d'adosser ces données à des dispositifs d'information (sites Internet, pages jaunes, bornes interactives...).
- Gestion des accès physiques et de la sécurité des locaux.
- Gestion du patrimoine immobilier (gestion des propriétés, locations, baux...) et de son entretien (gestion de la signalétique, des interventions de maintenance sur les équipements, besoins en équipement réseau / électrique...).
- Gestion de l'occupation des locaux (provisionning à l'arrivée de nouvelles ressources dans les locaux, anticipation des mouvements de personnel, planification des déménagements, gestion des plans de continuité des activités) et de l'éventuelle refacturation de ces locaux aux entités internes ou externes les occupant.
- Centralisation des éléments permettant de vérifier la conformité règlementaire des locaux (accès pompiers, détecteurs de fumée, sortie de secours, plan d'évacuation...).
- Aménagement des locaux (gestion des plans, du découpage des surfaces...).
 
Quelles organisations pour maintenir le référentiel immobilier ?
 
La gestion de ce référentiel immobilier est souvent confié un à service dédié à la gestion de l'immobilier d'exploitation, c'est-à-dire la gestion de tout local dans lequel l'activité de la société est effectuée (siège, sites spécialisés distants, filiales, réseau...). En règle générale cette entité est aussi en charge de la gestion éventuelle des baux des contrats de location, des interventions de maintenance... Historiquement, et de part la nature des besoins divers et variés, la gestion de ces informations est plutôt réalisée de manière "artisanale", via des fichiers Excel, voir des supports papiers. Le Master Data Management lui permet de pouvoir fournir plus rapidement l'information, à moindre coût, et de se concentrer sur la qualité du service par certification des données, l'enrichissement des données et sur la publication à une plus large cible. La gestion des informations est en règle générale confiée aux acteurs de ce service sur des critères géographiques ou organisationnels.

Au travers d'un exemple simple et de la figure associée, on peut voir tout l'intérêt d'un processus d'acquisition et de diffusion de ces informations. Un nouveau site doit ouvrir et l'enjeu est qu'il soit opérationnel au plus tôt. Voilà les flux d'information que le Master Data Management permettra de fédérer :

- L'immeuble est déclaré dans l'ERP de gestion du patrimoine ou des baux de locations et l'information remonte vers le référentiel immeuble.
- Elle alimente alors un logiciel de gestion de plans, qui permettra de définir et de valider le découpage de l'immeuble (immeubles, bâtiments, étages, bureaux, définition des usages).
- Puis l'information est échangée avec :
 o   le référentiel organisationnel des personnes, dans lequel on déclarera les occupations prévisionnelles des locaux, créant ainsi des liens entre le référentiel de personnes et le référentiel immobilier.
 o   les applications / services de suivi des travaux et maintenances qui superviseront la mise en place des systèmes de contrôle d'accès, des équipements type ascenseur...

- Une fois les occupations des locaux déterminées, ces informations vont être envoyées dans les services dédiés à la mise en place de la signalétique, à la gestion du réseau informatique et électrique, la gestion de la sécurité (anticipation et mise à disposition des badges à l'arrivée des collaborateurs), à la coordination des déménagements...
- Puis, l'information est diffusée beaucoup plus largement : dans les intranets, les sites Internet, les applications pour la gestion de la refacturation, celles de gestion de maintenance...
 
 
Quel type de MDM pour le référentiel immobilier ?
 
Un référentiel immobilier n'est pas un système figé. Il doit fournir des informations riches et vivantes, comme le montre le développement actuel d'applications de géolocalisation qui permettent au client de trouver l'agence ou le magasin le plus proche. Il doit être très ouvert pour pouvoir s'intégrer aux applications déjà en place, et permettre de répercuter rapidement les modifications entre ces différentes applications :
- ERP de gestion financière,
-  Progiciels de dessin de plan,
- Référentiel des personnes (annuaire LDAP, applications spécifiques sur bases de données ouvertes, systèmes RH),
- Outils de gestion dédiés (travaux et maintenance GMAO, gestion des demandes d'accès aux locaux / édition des badges d'accès...).
 
Du fait de cette diversité d'interfaces et de la nécessité de diffuser les mises en mode juste à temps, il est donc nécessaire d'assoir le référentiel immobilier sur un dispositif technique agile et réactif, à la fois au niveau de la production des informations (dans des applications sources, plus rarement manuellement), mais surtout au niveau de la capacité à rediffuser ces dernières au sein du SI en suivant des règles de gestion strictes.

Ainsi, par exemple, certaines informations doivent être diffusées dès leur création ou mises à jour, alors que d'autres doivent passer par des validations humaines ou souscrire à des règles de gestion relativement complexes : dans le cas d'un déménagement par exemple, l'annuaire délivrant les informations de contact d'une personne ne sera alimenté avec une nouvelle localisation qu'une fois cette dernière effective, à l'inverse du logiciel de dessin des plans qui doit connaitre l'immeuble dès que celui-ci est créé, avant qu'il soit occupé, afin d'anticiper le découpage des pièces avant la planification de l'occupation des locaux.
 
L'autre caractéristique clé de ce référentiel est qu'il est souvent connexe à d'autres, le référentiel des personnes et le référentiel des équipements par exemple sont assez difficilement dissociables de celui-ci.


Par Julien Peltier et Jean-Michel Franco (Business & Decision)

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