Conseils pour bien choisir son outil de numérisation

99 % des entreprises européennes sont des PME. Ensemble, elles génèrent deux emplois sur trois dans le secteur privé. Et contribuent à plus de 50 % de la production totale de toutes les entreprises en Europe. De plus, 9 PME sur 10 comptent moins de 10 employés. Elles constituent l'épine dorsale de l'économie européenne.

Alors, comment se fait-il que, lorsqu'il s'agit d'utiliser des technologies destinées à aider les PME tout ce dont nous entendons parler sont les solutions d'entreprise à grande échelle ?
La plupart des petites entreprises n'ont pas, ne souhaitent pas ou ne requièrent pas de systèmes de gestion de documents globaux, de connexions entre les différents centres d'archivage de données ou de procédures complexes pour la gouvernance des documents. Ce qui les caractérise, c'est la nécessité de gérer leurs informations et leurs coûts de la manière la plus efficace possible. Pourtant, la décision de déployer un scanner présente de multiples avantages environnementaux, sociaux et financiers qui ne sont plus à démontrer, pour autant que le scanner couvre tous les aspects fonctionnels requis par l'entreprise.

La plupart des entreprises a déjà accès à un scanner, qui fait généralement partie intégrante d'une imprimante multifonction (MFP).
Les fonctions offertes par les équipements actuels varient, mais un scanner d'entreprise doit fournir les fonctionnalités suivantes :

Reconnaissance optique de caractères (OCR)

L'un des aspects fonctionnels les plus importants de toute solution de numérisation est la fonction d'OCR (Reconnaissance optique de caractères) qui numérise l'information figurant sur un document papier et tente de la convertir en texte et chiffres lisibles. Cela est très différent de la fonction offerte par les scanners bas de gamme qui prennent littéralement une photo du document et l'enregistrent comme une image.

Numérisation sous format PDF

Le format PDF est actuellement le format par excellence pour de nombreuses entreprises et les scanners doivent être en mesure de numériser directement dans ce format, de préférence avec la fonction OCR.

Numérisation vers une application

Dans certains cas, vous souhaitez modifier le contenu du document en cours de numérisation et la possibilité d'envoyer directement le document numérisé dans une application de traitement de texte ou de feuilles de calcul de votre choix devrait être une fonction essentielle de toute solution de numérisation.

Numérisation vers un dossier

L'utilisateur doit avoir un contrôle total sur l'emplacement où le document numérisé est envoyé, qu'il soit affiché sur l'écran, envoyé à une application secondaire tel que MS Word ou enregistré dans un dossier ou sur le Cloud (Evernote, Google doc, etc.).

Connectivité

Au sein d’une PME, les scanners peuvent être connectés de multiples manières et le choix du type de connexion varie d'une entreprise à l'autre en fonction de la solution la plus appropriée à chacune d'entre elles. Les options de connectivité via Ethernet (connexion directe au réseau) et USB font partie des options les plus courantes.

Facilité d'utilisation

Il va sans dire que toute solution de numérisation déployée dans une PME doit être facile à utiliser : une configuration complexe et une maintenance laborieuse ne sont pas envisageables pour les petites entreprises.

Technologies avancées

Un bon scanner dispose d'un certain nombre d'outils de numérisation permettant de générer des copies de qualité. Cela comprend notamment la suppression des pages vierges, la rotation automatique des pages et la détection des alimentations doubles (plusieurs feuilles passent simultanément dans le scanner). Tout ceci doit être totalement transparent pour l'utilisateur.

Profils

Idéalement, la solution de numérisation doit être capable de gérer plusieurs profils d'utilisateurs ou d'applications. Lors de la numérisation pour le service de comptabilité, vous souhaitez peut-être réaliser la numérisation sous format MS Excel et l'enregistrer dans un dossier particulier, alors que, pour la correspondance générale, vous préférez peut-être effectuer la numérisation sous format PDF et l'enregistrer dans un autre dossier.

Chargeur automatique de documents

Une des fonctions qui différencie un scanner spécialisé des innombrables imprimantes multifonction est l'intégration d'un système de chargement automatique de documents. Celui-ci permet de charger et de numériser un certain nombre de pages en une seule fois. Le logiciel de numérisation donne ensuite la possibilité de créer un document par page, ou de regrouper les pages numérisées en un seul document numérisé.

Recto verso

Bon nombre des documents entrants sont imprimés sur les deux côtés et, à cet égard, le scanner doit être en mesure de gérer cet aspect, de préférence en identifiant et supprimant les pages blanches à mesure que le document est traité et enregistré.

Couleur et résolution

Naturellement, les documents doivent pouvoir être numérisés en couleur ou en monochrome, et la qualité de numérisation, mesurée en points par pouce (PPP), doit pouvoir être configurée.

Conclusion

Au sein des entreprises des quantités croissantes de documents sont transmises par voie électronique. Cela représente cependant moins d'un tiers de l'ensemble des documents entrants. Pour les documents restant, les documents papier, les solutions de numérisation permettent de les faire entrer dans le workflow de l’entreprise. Ces documents ainsi scannés peuvent être partagés, modifiés, des informations peuvent en être extraites et ils peuvent être signés.

L’investissement de quelques centaines d'euros dans un scanner peut être récupéré en seulement quelques mois, même dans le cas des entreprises les plus petites pour autant que l’ensemble des fonctionnalités mentionnées plus haut soient prises en compte.

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