DSI : la mobilité n’est pas un obstacle, mais une opportunité

En mettant en œuvre une stratégie adaptée, les DSI peuvent préparer leur entreprise à l’avenir tout en augmentant leur productivité.

Selon le cabinet d'analystes Strategy Analytics, la part des employés mobiles dans le monde devrait passer de 37,4 % à 42 % d’ici 2020. Avec une croissance aussi rapide du segment de la mobilité, les DSI deviennent conscients de l’urgence à définir rapidement une stratégie de mobilité qui leur permettra non seulement de s’adapter aux changements profonds quant à la manière de travailler, mais aussi de tirer profit de cette évolution pour augmenter la productivité de l’entreprise et créer plus de valeur.

C’est aujourd’hui une évidence : pour la DSI, il est très difficile d’empêcher l’utilisation des périphériques mobiles par ses employés. Il apparaît de plus en plus clairement que les seules entreprises qui sortiront gagnantes sur le long terme sont celles qui sauront tenir compte, dans leur stratégie IT, des préférences de leurs employés en matière d’outils de travail.

De plus en plus d’employés aspirent à profiter des avantages qu’offrent les équipements mobiles. C’est de ce désir qu’est née la tendance du BYOD (Bring Your Own Device), qui constituait et constitue encore un défi de taille pour la DSI. Or, s’il est aujourd'hui quasiment établi que les entreprises ont tout intérêt à favoriser les diverses formes que peut revêtir le travail mobile, il reste à déterminer comment elles doivent procéder.

Une situation difficile

Les DSI et les responsables informatiques se retrouvent aujourd’hui dans une position délicate. D’une part, ils ne savent pas précisément quelles mesures appliquer pour contrôler de façon efficace et centralisée tout l’éventail d’appareils mobiles utilisés au sein de leur entreprise. D’autre part, ils n’ont pas de recette miracle pour gérer les applications soi-disant gratuites que les employés téléchargent sur leurs téléphones mobiles et utilisent au travail. Ce phénomène engendre un chaos dans la gestion des licences et contraint les entreprises à enfreindre malgré elles certaines exigences de conformité. Trop souvent, des données commerciales sensibles sont ainsi téléchargées depuis le cloud vers toutes sortes de terminaux professionnels et personnels au mépris des règles de confidentialité les plus élémentaires.

L’origine du problème est connue de tous : les employés veulent accéder facilement à l’information, n’importe où, n’importe quand, et depuis n’importe quel périphérique. Si l’entreprise ne parvient pas à satisfaire leurs attentes, un système informatique alternatif se mettra en place à l’insu de la DSI, qui n’y aura pas accès (Shadow IT).

Qui dit changement dit flexibilité

Hier, les départements IT étaient capables de contrôler les outils utilisés au sein de l’entreprise à l’aide de solutions de Client Management (SCCM, IBM, ALTIRS, LANDESK, MATRIX42, etc.) Les utilisateurs veulent désormais pouvoir se servir de leurs appareils et services professionnels aussi facilement qu’ils utilisent des applications sur leurs appareils mobiles. Aussi, s’il devait exister une formule magique pour remédier aux problèmes que pose la mobilité aux entreprises, elle consisterait sans doute à adopter le mode d’administration novateur des workspaces. Ces systèmes capables de gérer les différents aspects de l’espace de travail permettent aux collaborateurs d’accéder facilement à l’application recherchée, présentée dans le format le plus adapté, sur le terminal désiré, avec la bonne licence, et idéalement en passant par une interface web ou une application mobile accessible en self-service. Au-delà de leur gestion du volet technique de l’environnement de travail mobile, ces systèmes permettent avant tout de garantir le respect des règles opérationnelles et procédurales.

Plusieurs facteurs à prendre en compte

Pour que les stratégies développées par les DSI portent leurs fruits sur le long terme, elles doivent impérativement considérer la technologie mobile comme un tout et envisager l’environnement de travail mobile comme une opportunité de création de valeur. Pour ce faire, il est de mise de travailler avec une équipe d’experts qui comprendra en compte les besoins de la direction et des utilisateurs.

Le DSI et son équipe devront commencer par définir conjointement les objectifs qu’ils attendent de la mobilité. Par la suite, il leur faudra étudier la manière dont les employés utilisent leurs appareils mobiles. En d’autres termes, il s’agira de comprendre qui utilise quel appareil, quelle application, quand, où et dans quel but. À partir des résultats de cette analyse, on pourra alors concevoir un système capable de répondre aux exigences opérationnelles de l’entreprise tout en octroyant aux utilisateurs la flexibilité dont ils ont besoin.

La troisième étape consistera à déployer une solution de gestion de la mobilité et de Workspace Management. Cette solution devra s’atteler à couvrir de façon prioritaire les questions liées aux paramètres de sécurité requis, à la configuration des services IT et au déploiement des applications. Il conviendra également de ne pas négliger l’importance de l’intégration de solutions mobiles dans les processus internes à l’entreprise. Enfin, un portail en self-service devra être intégré, sur lequel les utilisateurs pourront solliciter, valider et installer automatiquement les services, le matériel et les logiciels dont ils ont besoin pour l’exercice de leurs fonctions avec la meilleure productivité possible.

À quoi devra ressembler la mobilité en entreprise

Notre compréhension de la mobilité ayant aussi vocation à évoluer avec le temps, les DSI devront faire auditer régulièrement leurs systèmes afin de s’assurer que la gestion de la mobilité remplit bien les objectifs définis en amont. Cela permettra de déterminer le plus tôt possible si les structures mises en place répondent aux besoins de toutes les parties prenantes ou si, à contrario, des modifications sont de mise. S’il est indéniable qu’une approche aussi novatrice implique des investissements en ressources humaines, elle contribue activement à prévenir la formation de brèches de sécurité, les conflits de conformité et l’émergence du phénomène de Shadow IT.

En se dotant d’un système complet, les DSI n’ont plus à jongler avec une multitude de solutions isolées. L’utilisation d’une solution centralisée leur permet de consacrer davantage de temps à l’administration de l’environnement de travail dans son ensemble, mais aussi de s’adapter rapidement aux évolutions technologiques. L’objectif est de ne pas complexifier inutilement un paysage déjà excessivement hétérogène. « Simplicité » doit être le maître mot.

La check-list de l’outil parfait de gestion de la mobilité en entreprise

S’adapter de manière proactive aux changements résultant de l’évolution rapide de la mobilité constitue un facteur clé de succès d’une stratégie destinée à assurer la réussite à long terme d’une entreprise. Dans cette optique, les DSI devront veiller à ce que leurs actions ne soient ni dictées par les exigences des utilisateurs ni restreintes par les règles imposées par la direction.

Les demandes des utilisateurs

1. Bénéficier en entreprise des services mobiles utilisés en dehors de la sphère professionnelle

2.  Avoir accès à toutes les données n’importe où, n’importe quand, depuis n’importe quel périphérique

3. Limiter le temps consacré aux processus d’authentification

4. Bénéficier d’une séparation des données personnelles et professionnelles

5. Automatiser les processus de demande

6. Disposer d’un accès sécurisé aux applications à travers un portail, sans qu’un administrateur IT ait besoin d’accéder au périphérique   

Les demandes de la direction

1. Maîtriser l’utilisation des appareils et applications

2. Faire respecter les directives existantes en matière de conformité et de sécurité

3. Assurer la transparence des investissements et frais d’exploitation   

Les prérogatives de la DSI

1. Constituer une équipe d’experts en mobilité composée de membres de différents services

2. Analyser les différentes contraintes techniques et opérationnelles

3. Élaborer une stratégie de BYOD et de consumérisation

4. Lancer une solution d’EMM (gestion de la mobilité d’entreprise)

5. Intégrer la solution d’EMM dans l’ITSM (gestion des services informatiques) et le SAM (gestion des actifs logiciels)

6. Créer les conditions d’une stratégie basée sur le self-service

IBM / Mobilité