Workplace by Facebook (ex-Facebook at Work) : ce qu'il faut savoir

Facebook at Work Facebook décline son service pour permettre aux organisations de se doter d'un réseau social d'entreprise. La solution a été officiellement ouverte.

[Mis à jour le 08/12/16 à 14:40] A l'occasion du Techcrunch Disrupt London, Julien Codorniou, directeur de l'offre Workplace chez Facebook, a annoncé que Workplace by Facebook s'intégrait désormais pleinement avec une série de services SaaS. Julien Codorniou a notamment cité l'application cloud de partage de fichiers Box, l'offre de CRM de Salesforce, ou encore Google Suite pour la messagerie ou l'agenda.

Disponible dans plus de 100 langues, la déclinaison de Facebook pour le travail est disponible depuis le 10 octobre. Pour l'occasion, elle a été rebaptisée Workplace by Facebook."Cette nouvelle marque a pour but de mieux coller à la philosophie du produit. C'est-à-dire à l'image d'une plateforme conçue pour connecter tous les collaborateurs de l'entreprise et les aider à mieux communiquer", explique Julien Codorniou, directeur de l'offre Workplace chez Facebook.

Cliquer sur la capture ci-dessous pour découvrir
en images Workplace by Facebook

Ci-dessus la page d'accueil de la Workplace créée par CCM Benchmark, l'éditeur du JDN. La filiale du groupe Figaro (qui édite aussi Linternaute, CCM et le Journal des Femmes) teste Workplace by Facebook depuis début octobre. Nous avons ainsi pu y accéder en avant-première. © JDN

Workplace by Facebook en France : premières sociétés utilisatrices

Officiellement, 1 000 entreprises ont commencé à utiliser Workplace by Facebook. Parmi les principales d'entre elles figurent Booking.com, la Royal Bank of Scotland ou encore le groupe télécoms norvégien Telenor. En France, Danone, Renault Retail Group, la SNCF, Iliad-Free et Lagardère Active sont sur les rangs (voir le tableau ci-dessous). Certains cabinets de conseil français commencent aussi à le tester (comme Revevol, Lecko, Magellan Consulting ou Emakina).

Premières entreprises françaises utilisatrices
Nom Entité/département
Danone Déploiement mondial en cours auprès de 100 000 salariés
Lagardère Active Déploiement groupe : Paris Match, Europe 1, le JDD... (4 000 salariés)
Raja Déploiement groupe (1 500 salariés)
Iliad-Free Activité de support client
SNCF Branche Gares & Connexions
Century 21 France 800 agences à travers la France
Club Méditerranée Workplace est utilisé par 400 cadres du groupe
Renault Déploiement au sein de la filiale Renault Retail Group
Teads Start-up
Au féminin  / My Little Paris Start-up
iAdvize Start-up
Menlook Start-up

Un Facebook pour les pros

Un réseau social d'entreprise, mais pas uniquement

Concrètement, Workplace by Facebook est une déclinaison de Facebook qui permet aux organisations de créer leur propre réseau social interne. Il s'agit d'une solution dont l'ergonomie et les fonctionnalités sont très proches du Facebook historique (voir la capture ci-dessous).

Avec cette initiative, Facebook se positionne en concurrent direct des éditeurs de réseaux sociaux d'entreprise (RSE), au premier rang desquels Microsoft (avec Yammer), Salesforce (avec Chatter) ou encore Jive, pour ne citer que quelques-uns d'entre eux.

Les fonctionnalités

Workplace reprend les grandes fonctionnalités de Facebook. En premier lieu, le Profil (l'équivalent de la page Facebook) permet aux collègues de se connecter entre eux. Il fournit une vue dynamique du profil du collaborateur : son activité sur le réseau, les personnes qui le suivent... Comme Facebook, Workplace propose aussi de créer des groupes. Ils pourront être ouverts à tous les salariés, ou fermés (avec pour les non-membres la possibilité de consulter seulement leur objet), voire secrets et visibles uniquement de leurs participants. "Le groupe peut permettre de gérer des projets, traiter l'opérationnel, le support...", commente Julien Lesaicherre, responsable de Workplace by Facebook pour la région EMEA. Enfin la plateforme n'est pas seulement un réseau social d'entreprise puisqu'il comprend également, tout comme Facebook, une messagerie instantanée par texte, voix ou vidéo. 

Des apps pour Android et iOS

Pendant la phase bêta de la plateforme, de nombreuses fonctionnalités ont été livrées pour ajuster le produit aux besoins des professionnels. Au programme des dispositifs ajoutés : Facebook Live (pour diffuser en live un événement d'entreprise en vidéo), la recherche avancée, la gestion de l'identification unique, une console Analytics de suivi de l'activité des utilisateurs, les Trending posts, ou encore la possibilité de créer des groupes multi-organisations. Workplace by Facebook s'accompagne par ailleurs d'apps pour iPhone, iPad et smartphone Android, qui permettent d'accéder à ses fonctionnalités en mobilité. Et ce, à l'exception de la messagerie instantanée qui, tout comme Facebook (avec Messenger), fait l'objet d'une application à part (baptisée Work Chat).

© Capture des versions mobile et desktop de Workplace by Facebook.

Une expérience connue des 1,7 milliard d'utilisateurs de Facebook

Le principal avantage de Workplace by Facebook comparé à ses concurrents ? Proposer une expérience que maîtrisent déjà les 1,7 milliard d'utilisateurs actifs de Facebook à travers le monde, dont 31 millions en France. L'outil promet d'être extrêmement facile à prendre en main, y compris pour les administrateurs (via une console de gestion des comptes de l'entreprise). 

Le prix : maximum 3 dollars mensuels par utilisateur actif

Le prix de Workplace by Facebook est dégressif en fonction du nombre d'utilisateurs actifs mensuels (voir le tableau ci-dessous). Une fois inscrites, les entreprises bénéficient de trois mois d'utilisation gratuite. Le modèle se veut de ce point de vue incitatif, tout en évitant d'avoir à payer si la plateforme n'est pas utilisée. L'offre est par ailleurs gratuite pour les écoles et organisations à but non-lucratif (ONG, associations…). Le forfait inclut un espace illimité pour stocker les documents partagés (avec une limite de 100 Mo par fichier).

Grille tarifaire de  Workplace by Facebook

Nombre d'utilisateurs actifs mensuels

Prix mensuel par utilisateur actif

Jusqu'à 1000 utilisateurs

3 dollars

De 1001 à 10 000

2 dollars

Plus de 10 000

1 dollars

Des partenaires certifiés pour accompagner les projets

Facebook a mis sur pied un programme de partenaires certifiés pour accompagner les déploiements et l'intégration de la plateforme (le Workplace Partner Program). Pour l'heure, une quinzaine d'acteurs en font partie. C'est le cas notamment de Deloitte Digital, TBWA ou encore du Français Revevol. "Utiliser Workplace by Facebook est un prérequis pour être certifié et faire partie du Workplace Partner Program", précise Julien Codorniou.

Les futures évolutions de Workplace by Facebook

Facebook at Work dispose d'applications mobiles pour iOS et Android. © Facebook

Workplace by Facebook est très attendu sur sa capacité à intégrer des applications tierces. Pour l'heure, la solution s'intègre à quelques logiciels (Salesforce, G Suite de Google ou encore Box). Elle prend aussi en charge les principaux outils d'authentification unique (ceux de Microsoft, Google et Okta). En partenariat avec Facebook, la société de services ServiceRocket travaille sur une série d'extensions pour enrichir Workplace d'extensions complémentaires. L'un des premiers "Add One" qu'elle a développé (pour l'heure en bêta privée) permet de générer et piloter visuellement des organigrammes d'entreprise, sur la base des données hiérarchiques implémentées sur Workplace.

Pour la suite, il n'est pas irréaliste de penser que Facebook planche sur la possibilité d'intégrer Office 365 à Workplace. Aux côtés de l'environnement Workplace qu'il utilise déjà pour ses propres besoins en matière de collaboration, le groupe de Mark Zuckerberg a en effet annoncé officiellement avoir déployé à l'usage de ses salariés certaines briques en mode web de la suite de Microsoft (notamment la messagerie et le calendrier). L'intégration des deux offres pourrait donc très probablement être un sujet.

Les bots déjà intégrés à la messagerie grand public de Facebook

Les bots devraient également compter parmi les futures évolutions de Workplace by Facebook. N'oublions pas que le bots figurent parmi  les fonctionnalités phare mises en avant par l'outil de collaboration temps réel Slack - notamment pour l'intégration d'apps tierces. Il est déjà possible d'intégrer des bots à la messagerie instantanée grand public de Facebook (Messenger). Conçus pour comprendre des questions en langage naturel et y apporter des réponses en allant puiser dans les bases de données, ces robots virtuels doivent permettre aux entreprises de proposer, via Messenger, de nouveaux services BtoC (fils d'actualités personnalisés, support client...). De là à ce que Facebook décide de les introduire, aussi, dans le Messenger de Workplace, il n'y a qu'un pas. D'autant que les bots pourraient se révéler être un bon moyen pour Facebook d'attirer des éditeurs partenaires autour de Workplace.

La sécurité

Autre difficulté soulignée par la plupart des observateurs, Facebook doit aussi convaincre les DSI. La question de la sécurité constituera ici le principal point d'achoppement. "Chaque compte d'entreprise de Workplace est isolé et sécurisé sur une architecture hébergée chez nous et que nous maîtrisons de A à Z. Je rappelle que nous construisons nos serveurs et équipements réseau", argue sur ce point Julien Lesaicherre. "Il n'y a aucune passerelle avec les comptes publics. Enfin, Workplace est livré avec une console pour les administrateurs pour ajouter des utilisateurs, gérer des groupes..." (voir aussi un document PDF publié par le Facebook sur cette question de la sécurité). Ainsi, Facebook a pris un soin tout particulier à peaufiner cet aspect, car il sait que dans ce domaine, il n'a pas droit à l'erreur.
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